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University of Alberta
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ÉducationScience
L’University of Alberta est une université publique de recherche située à Edmonton, en Alberta, au Canada, qui compte plusieurs campus et plus d’une douzaine de facultés. Ses activités associent la formation de premier cycle, des cycles supérieurs et la formation continue à des travaux de recherche en intelligence artificielle, en énergie et environnement, en santé et bien-être, en agriculture et en études autochtones. L’université soutient l’entrepreneuriat, les entreprises issues de la recherche, l’engagement communautaire et les partenariats avec l’industrie et la collectivité au sens large, tout en accueillant des étudiants du monde entier. Son personnel nombreux contribue à l’enseignement, à la recherche scientifique, à l’administration et aux services universitaires associés, avec un accent sur l’accès, la diversité et les initiatives autochtones.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction, audit interne et gestion des risques à l’Université de l’Alberta

Fournir un soutien administratif de direction aux activités d’audit interne et de gestion des risques de l’Université de l’Alberta. Coordonner les horaires, les réunions, les communications, l’intégration, les accès et les transactions financières.

CACanadaHybrideTemps partielIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Gérer les calendriers et les horaires de la direction générale, en donnant la priorité aux réunions, aux événements et aux activités.
  • Planifier les réunions, les travaux des comités, les événements et les activités des projets.
  • Suivre les projets financiers, les événements, les échéances et les activités connexes.
  • Coordonner la logistique des réunions et des événements, notamment les salles, l’équipement, la restauration et le matériel.
  • Fournir un soutien administratif pour les réunions récurrentes et spéciales.
  • Préparer les ordres du jour et les documents d’appui, coordonner le matériel et distribuer les procès-verbaux.
  • Agir comme secrétaire de séance auprès de la direction générale.
  • Répondre aux appels téléphoniques, traiter les demandes générales et expliquer les procédures courantes.
  • Accueillir les visiteurs et les orienter vers le personnel approprié.
  • Surveiller et gérer les comptes de messagerie généraux, centraux et liés aux programmes.
  • Résoudre les problèmes courants liés aux photocopieurs et aux téléphones tout en tenant à jour les inventaires de fournitures et d’équipement de bureau.
  • Rédiger la correspondance courante et relire et remettre en forme les documents.
  • Traiter les demandes d’achat, les bons de commande, les factures et les paiements aux fournisseurs au moyen de SupplyNet.
  • Aider les utilisateurs à effectuer les transactions financières courantes et transmettre les problèmes au besoin.
  • Soutenir l’intégration, le départ, la coordination des accès et les demandes liées aux processus.
  • Coordonner les accès par carte, aux portes et en dehors des heures normales.
  • Tenir à jour la signalisation et les éléments d’identification des bureaux.
  • Préparer les espaces de bureau et soutenir les déménagements et les réaménagements du mobilier.
  • Effectuer de petites réparations de mobilier.

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires.
  • Maîtrise avancée de Microsoft Office, de Google Workspace et des systèmes PeopleSoft.
  • Capacité à élaborer des solutions stratégiques, créatives et efficaces.
  • Aptitudes démontrées pour mener plusieurs tâches de front et compétences administratives, organisationnelles et en gestion du temps.
  • Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision ou de directives.
  • Attention exceptionnelle aux détails.
  • Esprit d’initiative démontré et attitude proactive.
  • Volonté de suivre une formation administrative et technique continue.
  • Capacité à préserver une stricte confidentialité et à respecter les protocoles de l’ATIA, de la POPA et de gestion des dossiers.
  • La connaissance des politiques et procédures de l’Université de l’Alberta constitue un atout.
  • Curriculum vitæ et lettre de présentation requis.

Avantages

  • Régime complet d’avantages sociaux.
  • Salaire annuel établi en fonction des qualifications.
  • Mode de travail hybride combinant travail à distance et en présentiel.
  • Poste d’une durée d’un an.

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