جامعة ألبرتا هي جامعة بحثية حكومية في إدمونتون، ألبرتا، كندا، وتضم عدة فروع وأكثر من اثنتي عشرة كلية. تجمع الجامعة بين التعليم الجامعي والدراسات العليا والتعليم المستمر، إلى جانب إجراء البحوث في مجالات الذكاء الاصطناعي والطاقة والبيئة والصحة والرفاه والزراعة ودراسات السكان الأصليين. وتدعم ريادة الأعمال والشركات المنبثقة عن الأبحاث والمشاركة المجتمعية والشراكات مع قطاع الصناعة والمجتمع الأوسع، كما تستقبل طلابًا من مختلف أنحاء العالم. ويسهم عدد كبير من موظفيها في مجالات التعليم والبحث العلمي والإدارة والخدمات الجامعية ذات الصلة، مع التركيز على إتاحة التعليم والتنوع والمبادرات الخاصة بالسكان الأصليين.
مساعد تنفيذي للتدقيق الداخلي وإدارة المخاطر في جامعة ألبرتا
تقديم الدعم الإداري التنفيذي لعمليات التدقيق الداخلي وإدارة المخاطر في جامعة ألبرتا. تنسيق الجداول والاجتماعات والاتصالات وإجراءات الانضمام والوصول والمعاملات المالية.
الوصف
- إدارة تقاويم المدير التنفيذي وجداوله، مع تحديد أولويات الاجتماعات والفعاليات والأنشطة.
- جدولة الاجتماعات وأعمال اللجان والفعاليات وأنشطة المشاريع.
- متابعة المشاريع والفعاليات والمواعيد النهائية والأنشطة المالية ذات الصلة.
- تنسيق لوجستيات الاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك الغرف والمعدات والضيافة والمواد.
- تقديم الدعم الإداري للاجتماعات الدورية والاستثنائية.
- إعداد جداول الأعمال والوثائق الداعمة، وتنسيق المواد وتوزيع المحاضر.
- العمل كسكرتير لتسجيل محاضر المدير التنفيذي.
- الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات العامة وشرح الإجراءات المعتادة.
- الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
- مراقبة وإدارة حسابات البريد الإلكتروني العامة والمركزية والخاصة بالبرامج.
- حل المشكلات الاعتيادية في آلات التصوير والهواتف مع الحفاظ على جرد اللوازم والمعدات المكتبية.
- صياغة المراسلات المعتادة وتدقيق الوثائق وإعادة تنسيقها.
- معالجة طلبات الشراء وأوامر الشراء والفواتير ومدفوعات الموردين عبر SupplyNet.
- مساعدة المستخدمين على إتمام المعاملات المالية المعتادة وتصعيد المشكلات عند الضرورة.
- دعم إجراءات الانضمام والمغادرة وتنسيق الوصول والاستفسارات المتعلقة بالعمليات.
- تنسيق الوصول باستخدام البطاقات والأبواب وخارج ساعات العمل.
- الحفاظ على اللافتات ووسائل عرض هوية المكتب.
- إعداد مساحات المكاتب ودعم نقل الأثاث وإعادة ترتيبها.
- إجراء إصلاحات بسيطة للأثاث.
المتطلبات
- شهادة الثانوية العامة.
- إتقان متقدم لبرامج Microsoft Office وGoogle Workspace وأنظمة PeopleSoft.
- القدرة على تطوير حلول استراتيجية ومبتكرة وفعالة.
- القدرة المثبتة على أداء مهام متعددة والعمل الإداري والتنظيمي وإدارة الوقت.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع حد أدنى من الإشراف أو التوجيه.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
- مبادرة مثبتة والقدرة على العمل بشكل استباقي.
- الاستعداد لمتابعة التدريب الإداري والتقني المستمر.
- القدرة على الحفاظ على سرية تامة والالتزام ببروتوكولات ATIA وPOPA وإدارة السجلات.
- تُعد معرفة سياسات وإجراءات جامعة ألبرتا ميزة إضافية.
- يشترط تقديم السيرة الذاتية وخطاب التغطية.
المزايا
- حزمة مزايا شاملة.
- يُحدد الراتب السنوي وفقًا للمؤهلات.
- نظام عمل هجين يجمع بين العمل عن بُعد والعمل الحضوري.
- وظيفة محددة المدة لمدة عام واحد.