Το University of Alberta είναι δημόσιο ερευνητικό πανεπιστήμιο στο Έντμοντον της Αλμπέρτα στον Καναδά, με πολλές πανεπιστημιουπόλεις και περισσότερες από δώδεκα σχολές. Το έργο του συνδυάζει προπτυχιακές, μεταπτυχιακές και σπουδές διά βίου μάθησης με έρευνα στην τεχνητή νοημοσύνη, την ενέργεια και το περιβάλλον, την υγεία και την ευημερία, τη γεωργία και τις σπουδές των αυτόχθονων πληθυσμών. Το πανεπιστήμιο υποστηρίζει την επιχειρηματικότητα, τις εταιρείες τεχνοβλαστούς, την κοινωνική συμμετοχή και τις συνεργασίες με τη βιομηχανία και την ευρύτερη κοινότητα, ενώ εξυπηρετεί φοιτητές από όλο τον κόσμο. Το πολυάριθμο προσωπικό του συμβάλλει στην εκπαίδευση, την επιστημονική έρευνα, τη διοίκηση και τις συναφείς πανεπιστημιακές υπηρεσίες, με έμφαση στην πρόσβαση, τη διαφορετικότητα και τις πρωτοβουλίες για τους αυτόχθονες πληθυσμούς.
Εκτελεστικός βοηθός εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων στο Πανεπιστήμιο της Αλμπέρτα
Παροχή εκτελεστικής διοικητικής υποστήριξης στις λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων του Πανεπιστημίου της Αλμπέρτα. Συντονισμός προγραμμάτων, συναντήσεων, επικοινωνιών, ένταξης, πρόσβασης και οικονομικών συναλλαγών.
Περιγραφή
- Διαχείριση των ημερολογίων και των προγραμμάτων του Εκτελεστικού Διευθυντή, με ιεράρχηση συναντήσεων, εκδηλώσεων και δραστηριοτήτων.
- Προγραμματισμός συναντήσεων, εργασιών επιτροπών, εκδηλώσεων και δραστηριοτήτων έργων.
- Παρακολούθηση οικονομικών έργων, εκδηλώσεων, προθεσμιών και συναφών δραστηριοτήτων.
- Συντονισμός της υλικοτεχνικής υποστήριξης συναντήσεων και εκδηλώσεων, συμπεριλαμβανομένων αιθουσών, εξοπλισμού, τροφοδοσίας και υλικού.
- Παροχή διοικητικής υποστήριξης για τακτικές και ειδικές συναντήσεις.
- Προετοιμασία ημερησίων διατάξεων και υποστηρικτικών εγγράφων, συντονισμός υλικού και διανομή πρακτικών.
- Εκτέλεση καθηκόντων γραμματέα πρακτικών για τον Εκτελεστικό Διευθυντή.
- Απάντηση σε τηλεφωνικές κλήσεις, ανταπόκριση σε γενικά ερωτήματα και επεξήγηση συνήθων διαδικασιών.
- Υποδοχή επισκεπτών και καθοδήγησή τους στο αρμόδιο προσωπικό.
- Παρακολούθηση και διαχείριση γενικών, κεντρικών και λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προγραμμάτων.
- Επίλυση συνήθων προβλημάτων φωτοτυπικών και τηλεφώνων, με παράλληλη τήρηση απογραφών αναλώσιμων και εξοπλισμού γραφείου.
- Σύνταξη συνήθους αλληλογραφίας και διόρθωση και αναδιαμόρφωση εγγράφων.
- Επεξεργασία αιτημάτων αγοράς, εντολών αγοράς, τιμολογίων και πληρωμών προμηθευτών μέσω του SupplyNet.
- Υποστήριξη χρηστών στην ολοκλήρωση συνήθων οικονομικών συναλλαγών και κλιμάκωση ζητημάτων όταν απαιτείται.
- Υποστήριξη της ένταξης, της αποχώρησης, του συντονισμού πρόσβασης και ερωτημάτων σχετικά με διαδικασίες.
- Συντονισμός πρόσβασης με κάρτες, θυρών και εκτός ωραρίου.
- Συντήρηση της σήμανσης και των displays ταυτότητας του γραφείου.
- Προετοιμασία χώρων γραφείου και υποστήριξη μετακινήσεων και αναδιαμορφώσεων επίπλων.
- Εκτέλεση μικρών επισκευών επίπλων.
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου.
- Προχωρημένη γνώση των Microsoft Office, Google Workspace και συστημάτων PeopleSoft.
- Ικανότητα ανάπτυξης στρατηγικών, δημιουργικών και αποδοτικών λύσεων.
- Αποδεδειγμένη ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών, διοικητικών και οργανωτικών καθηκόντων και χρόνου.
- Ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας με ελάχιστη επίβλεψη ή καθοδήγηση.
- Εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Αποδεδειγμένη πρωτοβουλία και προδραστική προσέγγιση.
- Προθυμία συμμετοχής σε συνεχή διοικητική και τεχνική εκπαίδευση.
- Ικανότητα τήρησης αυστηρής εμπιστευτικότητας και συμμόρφωσης με τα πρωτόκολλα ATIA, POPA και διαχείρισης αρχείων.
- Η γνώση των πολιτικών και διαδικασιών του Πανεπιστημίου της Αλμπέρτα αποτελεί πρόσθετο προσόν.
- Απαιτούνται βιογραφικό σημείωμα και συνοδευτική επιστολή.
Παροχές
- Ολοκληρωμένο πακέτο παροχών.
- Ο ετήσιος μισθός καθορίζεται σύμφωνα με τα προσόντα.
- Υβριδικό καθεστώς που συνδυάζει απομακρυσμένη και δια ζώσης εργασία.
- Θέση διάρκειας ενός έτους.