University of Alberta ialah universiti penyelidikan awam di Edmonton, Alberta, Kanada, dengan beberapa kampus dan lebih daripada sedozen fakulti. Aktiviti universiti ini menggabungkan pendidikan prasiswazah, siswazah dan pendidikan lanjutan dengan penyelidikan dalam bidang kecerdasan buatan, tenaga dan alam sekitar, kesihatan dan kesejahteraan, pertanian serta pengajian Orang Asli. Universiti ini menyokong keusahawanan, syarikat spin-off, penglibatan komuniti dan kerjasama dengan industri serta masyarakat umum, di samping menerima pelajar dari seluruh dunia. Tenaga kerjanya yang besar menyumbang dalam bidang pendidikan, penyelidikan saintifik, pentadbiran dan perkhidmatan universiti berkaitan, dengan penekanan pada akses, kepelbagaian dan inisiatif Orang Asli.
Asisten Eksekutif, Audit Internal dan Manajemen Risiko di University of Alberta
Memberikan dukungan administratif eksekutif untuk operasional Audit Internal dan Manajemen Risiko University of Alberta. Mengoordinasikan jadwal, rapat, komunikasi, orientasi, akses, dan transaksi keuangan.
Deskripsi
- Mengelola kalender dan jadwal Direktur Eksekutif dengan memprioritaskan rapat, acara, dan kegiatan.
- Menjadwalkan rapat, pekerjaan komite, acara, dan kegiatan proyek.
- Memantau proyek keuangan, acara, tenggat waktu, dan kegiatan terkait.
- Mengoordinasikan logistik rapat dan acara, termasuk ruangan, peralatan, katering, dan materi.
- Memberikan dukungan administratif untuk rapat rutin dan khusus.
- Menyiapkan agenda dan dokumen pendukung, mengoordinasikan materi, serta mendistribusikan notulen.
- Bertugas sebagai sekretaris pencatat untuk Direktur Eksekutif.
- Menjawab panggilan telepon, menanggapi pertanyaan umum, dan menjelaskan prosedur rutin.
- Menyambut pengunjung dan mengarahkan mereka kepada personel yang sesuai.
- Memantau dan mengelola akun email umum, pusat, dan program.
- Menangani masalah rutin pada mesin fotokopi dan telepon sambil memelihara inventaris perlengkapan kantor dan peralatan.
- Menyusun korespondensi rutin serta mengoreksi dan memformat ulang dokumen.
- Memproses permintaan pembelian, pesanan pembelian, faktur, dan pembayaran vendor melalui SupplyNet.
- Membantu pengguna menyelesaikan transaksi keuangan rutin dan meneruskan masalah jika diperlukan.
- Mendukung proses orientasi, pemberhentian, koordinasi akses, dan pertanyaan terkait proses.
- Mengoordinasikan akses kartu, pintu, dan di luar jam kerja.
- Memelihara papan tanda dan tampilan identitas kantor.
- Menyiapkan ruang kantor serta mendukung pemindahan dan penataan ulang furnitur.
- Menyelesaikan perbaikan kecil pada furnitur.
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah.
- Kemahiran tingkat lanjut dalam Microsoft Office, Google Workspace, dan sistem PeopleSoft.
- Kemampuan mengembangkan solusi strategis, kreatif, dan efisien.
- Kemampuan multitugas serta kemampuan administratif, organisasi, dan manajemen waktu yang terbukti.
- Kemampuan bekerja mandiri dengan pengawasan atau arahan minimal.
- Perhatian luar biasa terhadap detail.
- Inisiatif yang terbukti sebagai pribadi yang proaktif dan mampu memulai pekerjaan secara mandiri.
- Kesediaan mengikuti pelatihan administratif dan teknis secara berkelanjutan.
- Kemampuan menjaga kerahasiaan yang ketat dan mematuhi protokol ATIA, POPA, serta pengelolaan arsip.
- Pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur University of Alberta menjadi nilai tambah.
- Resume dan surat lamaran wajib disertakan.
Tunjangan
- Paket tunjangan komprehensif.
- Gaji tahunan ditentukan berdasarkan kualifikasi.
- Pengaturan kerja hibrida yang memadukan kerja jarak jauh dan tatap muka.
- Posisi dengan masa kerja satu tahun.