La University of Alberta è un’università pubblica di ricerca con sede a Edmonton, Alberta, Canada, dotata di più campus e oltre una dozzina di facoltà. Le sue attività combinano la formazione universitaria, postuniversitaria e continua con la ricerca nei settori dell’intelligenza artificiale, dell’energia e dell’ambiente, della salute e del benessere, dell’agricoltura e degli studi indigeni. L’università sostiene l’imprenditorialità, le aziende spin-off, il coinvolgimento della comunità e le partnership con l’industria e la comunità in senso ampio, servendo studenti provenienti da tutto il mondo. Il suo ampio organico contribuisce all’istruzione, alla ricerca scientifica, all’amministrazione e ai servizi universitari correlati, con particolare attenzione all’accesso, alla diversità e alle iniziative indigene.
Assistente esecutivo, audit interno e gestione dei rischi presso l’Università dell’Alberta
Fornire supporto amministrativo esecutivo alle attività di audit interno e gestione dei rischi dell’Università dell’Alberta. Coordinare calendari, riunioni, comunicazioni, inserimento, accessi e transazioni finanziarie.
Descrizione
- Gestire i calendari e gli impegni del Direttore esecutivo, dando priorità a riunioni, eventi e attività.
- Pianificare riunioni, lavori dei comitati, eventi e attività di progetto.
- Monitorare progetti finanziari, eventi, scadenze e attività correlate.
- Coordinare la logistica di riunioni ed eventi, comprese sale, attrezzature, catering e materiali.
- Fornire supporto amministrativo per riunioni ricorrenti e speciali.
- Preparare ordini del giorno e documenti di supporto, coordinare i materiali e distribuire i verbali.
- Svolgere il ruolo di segretario verbalizzante per il Direttore esecutivo.
- Rispondere alle telefonate, gestire le richieste generali e spiegare le procedure di routine.
- Accogliere i visitatori e indirizzarli al personale appropriato.
- Monitorare e gestire gli account e-mail generali, centrali e dei programmi.
- Risolvere i problemi ordinari di fotocopiatrici e telefoni, mantenendo gli inventari delle forniture e delle attrezzature d’ufficio.
- Redigere la corrispondenza ordinaria e rileggere e riformattare i documenti.
- Elaborare richieste di acquisto, ordini di acquisto, fatture e pagamenti ai fornitori tramite SupplyNet.
- Aiutare gli utenti a completare le transazioni finanziarie di routine e inoltrare i problemi quando necessario.
- Supportare l’inserimento, l’uscita, il coordinamento degli accessi e le richieste relative ai processi.
- Coordinare gli accessi tramite tessera, alle porte e fuori dall’orario di lavoro.
- Mantenere la segnaletica e gli elementi identificativi dell’ufficio.
- Preparare gli spazi d’ufficio e supportare gli spostamenti e le riconfigurazioni degli arredi.
- Eseguire piccole riparazioni dei mobili.
Requisiti
- Diploma di scuola superiore.
- Conoscenza avanzata di Microsoft Office, Google Workspace e dei sistemi PeopleSoft.
- Capacità di sviluppare soluzioni strategiche, creative ed efficienti.
- Comprovata capacità di gestire più attività contemporaneamente e competenze amministrative, organizzative e di gestione del tempo.
- Capacità di lavorare in autonomia con supervisione o indicazioni minime.
- Eccezionale attenzione ai dettagli.
- Spirito d’iniziativa dimostrato e atteggiamento proattivo.
- Disponibilità a seguire una formazione amministrativa e tecnica continua.
- Capacità di mantenere la massima riservatezza e di seguire i protocolli ATIA, POPA e di gestione dei documenti.
- La conoscenza delle politiche e delle procedure dell’Università dell’Alberta costituisce un requisito preferenziale.
- Sono richiesti curriculum vitae e lettera di presentazione.
Benefit
- Pacchetto completo di benefit.
- Stipendio annuale determinato in base alle qualifiche.
- Modalità ibrida che combina lavoro da remoto e in presenza.
- Posizione della durata di un anno.