University of Alberta
University of Alberta
University of Alberta là một trường đại học nghiên cứu công lập tại Edmonton, Alberta, Canada, với nhiều cơ sở và hơn một chục khoa. Hoạt động của trường kết hợp giáo dục bậc đại học, sau đại học và giáo dục thường xuyên với nghiên cứu trong các lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, năng lượng và môi trường, sức khỏe và hạnh phúc, nông nghiệp, cùng nghiên cứu về người bản địa. Trường hỗ trợ hoạt động khởi nghiệp, các doanh nghiệp tách ra từ nghiên cứu, gắn kết cộng đồng và quan hệ hợp tác với các ngành công nghiệp cũng như cộng đồng rộng lớn hơn, đồng thời phục vụ sinh viên từ khắp nơi trên thế giới. Đội ngũ nhân sự đông đảo của trường đóng góp trong các lĩnh vực giáo dục, nghiên cứu khoa học, hành chính và các dịch vụ đại học liên quan, với trọng tâm là khả năng tiếp cận, sự đa dạng và các sáng kiến dành cho người bản địa.

Trợ lý điều hành, Kiểm toán nội bộ và Quản trị rủi ro tại Đại học Alberta

Cung cấp hỗ trợ hành chính điều hành cho hoạt động Kiểm toán nội bộ và Quản trị rủi ro của Đại học Alberta. Điều phối lịch làm việc, cuộc họp, liên lạc, tiếp nhận nhân sự mới, quyền truy cập và các giao dịch tài chính.

Mô tả

  • Quản lý lịch và thời gian biểu của Giám đốc điều hành, ưu tiên các cuộc họp, sự kiện và hoạt động.
  • Lên lịch các cuộc họp, công việc của ủy ban, sự kiện và hoạt động dự án.
  • Theo dõi các dự án tài chính, sự kiện, thời hạn và hoạt động liên quan.
  • Điều phối công tác hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện, bao gồm phòng họp, thiết bị, dịch vụ ăn uống và tài liệu.
  • Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các cuộc họp định kỳ và đột xuất.
  • Chuẩn bị chương trình nghị sự và tài liệu hỗ trợ, điều phối tài liệu và phân phát biên bản.
  • Làm thư ký ghi biên bản cho Giám đốc điều hành.
  • Trả lời điện thoại, phản hồi các yêu cầu chung và giải thích các quy trình thông thường.
  • Đón tiếp khách và hướng dẫn họ đến đúng nhân sự phụ trách.
  • Theo dõi và quản lý các tài khoản email chung, trung tâm và chương trình.
  • Xử lý các sự cố thông thường với máy photocopy và điện thoại, đồng thời duy trì danh mục vật tư văn phòng và thiết bị.
  • Soạn thảo thư từ thông thường, hiệu đính và định dạng lại tài liệu.
  • Xử lý đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn và khoản thanh toán cho nhà cung cấp thông qua SupplyNet.
  • Hỗ trợ người dùng hoàn tất các giao dịch tài chính thông thường và chuyển vấn đề lên cấp cao hơn khi cần thiết.
  • Hỗ trợ quy trình tiếp nhận và nghỉ việc, điều phối quyền truy cập và giải đáp các yêu cầu liên quan đến quy trình.
  • Điều phối quyền truy cập bằng thẻ, cửa ra vào và ngoài giờ hành chính.
  • Duy trì biển chỉ dẫn và các bảng nhận diện văn phòng.
  • Chuẩn bị không gian văn phòng và hỗ trợ di chuyển, sắp xếp lại nội thất.
  • Thực hiện các sửa chữa nhỏ đối với nội thất.

Yêu cầu

  • Tốt nghiệp trung học phổ thông.
  • Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace và các hệ thống PeopleSoft.
  • Có khả năng xây dựng các giải pháp mang tính chiến lược, sáng tạo và hiệu quả.
  • Có khả năng đa nhiệm, hành chính, tổ chức và quản lý thời gian đã được chứng minh.
  • Có khả năng làm việc độc lập với sự giám sát hoặc hướng dẫn tối thiểu.
  • Có sự chú ý đặc biệt đến chi tiết.
  • Có tinh thần chủ động và khả năng tự bắt đầu công việc.
  • Sẵn sàng tham gia đào tạo hành chính và kỹ thuật liên tục.
  • Có khả năng duy trì tính bảo mật nghiêm ngặt và tuân thủ các quy định về ATIA, POPA và quản lý hồ sơ.
  • Hiểu biết về các chính sách và quy trình của Đại học Alberta là một lợi thế.
  • Bắt buộc nộp sơ yếu lý lịch và thư xin việc.

Phúc lợi

  • Gói phúc lợi toàn diện.
  • Mức lương hằng năm được xác định theo trình độ và năng lực.
  • Hình thức làm việc kết hợp giữa từ xa và trực tiếp.
  • Vị trí có thời hạn một năm.