אוניברסיטת אלברטה היא אוניברסיטת מחקר ציבורית באדמונטון, אלברטה, קנדה, ובה כמה קמפוסים ויותר מתריסר פקולטות. פעילותה משלבת לימודי תואר ראשון, לימודים לתארים מתקדמים ולימודי המשך עם מחקר בתחומי הבינה המלאכותית, האנרגיה והסביבה, הבריאות והרווחה, החקלאות ולימודי העמים הילידיים. האוניברסיטה תומכת ביזמות, בחברות הזנק שמקורן במחקר, במעורבות קהילתית ובשותפויות עם התעשייה ועם הקהילה הרחבה, ומשרתת סטודנטים מכל רחבי העולם. כוח העבודה הגדול שלה פועל בתחומי ההוראה, המחקר המדעי, המינהל והשירותים האוניברסיטאיים הנלווים, תוך דגש על נגישות, גיוון ויוזמות למען העמים הילידיים.
עוזר מנהלי לביקורת פנימית ולניהול סיכונים באוניברסיטת אלברטה
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית בכירה לפעילות הביקורת הפנימית וניהול הסיכונים באוניברסיטת אלברטה. תיאום לוחות זמנים, פגישות, תקשורת, קליטת עובדים, הרשאות ועסקאות פיננסיות.
תיאור
- ניהול היומנים ולוחות הזמנים של המנהל המבצע, תוך תעדוף פגישות, אירועים ופעילויות.
- תזמון פגישות, עבודת ועדות, אירועים ופעילויות פרויקט.
- מעקב אחר פרויקטים פיננסיים, אירועים, מועדי יעד ופעילויות קשורות.
- תיאום הלוגיסטיקה של פגישות ואירועים, כולל חדרים, ציוד, קייטרינג וחומרים.
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לפגישות חוזרות ומיוחדות.
- הכנת סדרי יום ומסמכים תומכים, תיאום חומרים והפצת פרוטוקולים.
- שמש כמזכיר רושם עבור המנהל המבצע.
- מענה לשיחות טלפון, תגובה לפניות כלליות והסבר על נהלים שגרתיים.
- קבלת פני מבקרים והכוונתם לאנשי הצוות המתאימים.
- ניטור וניהול חשבונות דוא״ל כלליים, מרכזיים ותוכניתיים.
- פתרון תקלות שגרתיות במכונות צילום ובטלפונים תוך ניהול מלאי ציוד וציוד משרדי.
- ניסוח התכתבויות שגרתיות, הגהה ועיצוב מחדש של מסמכים.
- עיבוד דרישות רכש, הזמנות רכש, חשבוניות ותשלומי ספקים באמצעות SupplyNet.
- סיוע למשתמשים בביצוע עסקאות פיננסיות שגרתיות והסלמת בעיות בעת הצורך.
- תמיכה בתהליכי קליטה, עזיבה, תיאום הרשאות ופניות הקשורות לתהליכים.
- תיאום גישה באמצעות כרטיסים, דלתות וגישה מחוץ לשעות העבודה.
- תחזוקת השילוט ותצוגות זהות המשרד.
- הכנת חללי משרד ותמיכה בהעברות ובארגון מחדש של ריהוט.
- ביצוע תיקוני ריהוט קלים.
דרישות
- תעודת סיום תיכון.
- שליטה מתקדמת ב-Microsoft Office, Google Workspace ובמערכות PeopleSoft.
- יכולת לפתח פתרונות אסטרטגיים, יצירתיים ויעילים.
- יכולת מוכחת לבצע משימות מרובות ולהפגין כישורים אדמיניסטרטיביים, ארגוניים וניהול זמן.
- יכולת לעבוד באופן עצמאי עם פיקוח או הכוונה מינימליים.
- תשומת לב יוצאת דופן לפרטים.
- יוזמה מוכחת ויכולת לפעול באופן פרואקטיבי.
- נכונות להשתתף בהכשרה אדמיניסטרטיבית וטכנית מתמשכת.
- יכולת לשמור על סודיות קפדנית ולפעול לפי פרוטוקולי ATIA, POPA וניהול רשומות.
- היכרות עם המדיניות והנהלים של אוניברסיטת אלברטה היא יתרון.
- נדרשים קורות חיים ומכתב מקדים.
הטבות
- חבילת הטבות מקיפה.
- השכר השנתי ייקבע בהתאם לכישורים.
- מתכונת היברידית המשלבת עבודה מרחוק ועבודה בנוכחות פיזית.
- משרה לתקופה של שנה אחת.