アルバータ大学 内部監査・リスク管理部門 エグゼクティブアシスタント
アルバータ大学の内部監査・リスク管理業務において、経営幹部を行政面から支援します。 スケジュール、会議、連絡業務、入退職手続き、アクセス権限、財務取引を調整します。
仕事内容
- エグゼクティブディレクターのカレンダーとスケジュールを管理し、会議、行事、業務の優先順位を設定する。
- 会議、委員会業務、行事、プロジェクト業務を予定調整する。
- 財務プロジェクト、行事、締切、関連業務を監視する。
- 会場、機器、ケータリング、資料など、会議や行事の運営を調整する。
- 定例会議および特別会議に行政面から支援を行う。
- 議題と補足資料を準備し、資料を調整して議事録を配布する。
- エグゼクティブディレクターの記録担当秘書を務める。
- 電話応対、一般的な問い合わせへの対応、通常手順の説明を行う。
- 来訪者を迎え、適切な担当者へ案内する。
- 共通、中央、プログラム用の各メールアカウントを監視・管理する。
- コピー機や電話の通常の不具合に対応し、事務用品と機器の在庫を管理する。
- 定型的な文書を作成し、文書の校正と書式変更を行う。
- SupplyNetを通じて、購買申請、発注書、請求書、取引先への支払いを処理する。
- 利用者が通常の財務取引を完了できるよう支援し、必要に応じて問題をエスカレーションする。
- 入職、退職、アクセス権限の調整、手続きに関する問い合わせを支援する。
- カード、ドア、時間外のアクセス権限を調整する。
- 案内表示とオフィスの識別表示を維持する。
- オフィススペースを準備し、家具の移動や再配置を支援する。
- 軽微な家具修理を行う。
応募要件
- 高校卒業資格。
- Microsoft Office、Google Workspace、PeopleSoftシステムを高度に使いこなせること。
- 戦略的、創造的、効率的な解決策を立案できること。
- マルチタスク、行政業務、組織化、時間管理の能力を実証できること。
- 最小限の監督または指示の下で自律的に働けること。
- 非常に高い注意力と正確性。
- 主体的に行動し、自ら仕事を始められること。
- 行政および技術に関する継続的な研修に取り組む意欲。
- 厳格な守秘義務を守り、ATIA、POPA、記録管理の手順に従えること。
- アルバータ大学の方針と手順に関する知識があれば尚可。
- 履歴書とカバーレターが必要。
福利厚生
- 包括的な福利厚生制度。
- 年収は資格に応じて決定。
- リモート勤務と対面勤務を組み合わせたハイブリッド勤務形態。
- 1年間の任期付きポジション。