LogoFresh Jobs Ahead
University of Alberta
University of Alberta
UtbildningVetenskap
University of Alberta är ett offentligt forskningsuniversitet i Edmonton i Alberta, Kanada, med flera campus och mer än ett dussin fakulteter. Verksamheten omfattar grundutbildning, forskarutbildning och vidareutbildning samt forskning inom artificiell intelligens, energi och miljö, hälsa och välbefinnande, jordbruk och urfolksstudier. Universitetet främjar entreprenörskap, avknoppningsföretag, samhällsengagemang och partnerskap inom näringslivet och det omgivande samhället, samtidigt som det välkomnar studenter från hela världen. Den stora personalstyrkan bidrar inom utbildning, vetenskaplig forskning, administration och relaterad universitetsservice, med fokus på tillgänglighet, mångfald och initiativ för urfolk.
LinkedIn
Jobb på företaget

Executive Assistant inom internrevision och riskhantering vid University of Alberta

Ge administrativt stöd till ledningen för University of Albertas arbete med internrevision och riskhantering. Samordna scheman, möten, kommunikation, introduktion, behörigheter och ekonomiska transaktioner.

CAKanadaHybridDeltidMellannivåSeniorObligatoriskt Språk: engelskaChefsassistent

Beskrivning

  • Hantera verkställande direktörens kalendrar och scheman och prioritera möten, evenemang och aktiviteter.
  • Planera möten, kommittéarbete, evenemang och projektaktiviteter.
  • Övervaka ekonomiska projekt, evenemang, tidsfrister och relaterade aktiviteter.
  • Samordna logistik för möten och evenemang, inklusive lokaler, utrustning, catering och material.
  • Ge administrativt stöd vid återkommande möten och särskilda möten.
  • Förbereda dagordningar och underlag, samordna material och distribuera protokoll.
  • Vara protokollförare åt den verkställande direktören.
  • Besvara telefonsamtal, svara på allmänna frågor och förklara rutinmässiga processer.
  • Ta emot besökare och hänvisa dem till rätt person.
  • Övervaka och hantera allmänna, centrala och programrelaterade e-postkonton.
  • Lösa rutinmässiga problem med kopiatorer och telefoner samt upprätthålla inventeringar av kontorsmaterial och utrustning.
  • Utforma rutinmässig korrespondens samt korrekturläsa och omformatera dokument.
  • Hantera inköpsrekvisitioner, inköpsorder, fakturor och leverantörsbetalningar via SupplyNet.
  • Hjälpa användare att genomföra rutinmässiga ekonomiska transaktioner och eskalera problem vid behov.
  • Stödja introduktion, avslut av anställning, samordning av behörigheter och frågor om processer.
  • Samordna kort-, dörr- och åtkomstbehörigheter utanför ordinarie arbetstid.
  • Underhålla skyltning och kontorets identitetsmaterial.
  • Förbereda kontorsutrymmen och stödja flytt och omkonfigurering av möbler.
  • Utföra mindre möbelreparationer.

Krav

  • Gymnasieexamen.
  • Avancerade kunskaper i Microsoft Office, Google Workspace och PeopleSoft.
  • Förmåga att utveckla strategiska, kreativa och effektiva lösningar.
  • Dokumenterad förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt samt stark administrativ, organisatorisk och tidsplaneringsmässig förmåga.
  • Förmåga att arbeta självständigt med minimal handledning eller vägledning.
  • Utmärkt känsla för detaljer.
  • Dokumenterat initiativtagande och förmåga att arbeta proaktivt.
  • Villighet att genomgå fortlöpande administrativ och teknisk utbildning.
  • Förmåga att upprätthålla strikt konfidentialitet och följa protokoll för ATIA, POPA och dokumenthantering.
  • Kunskap om University of Albertas policyer och rutiner är meriterande.
  • CV och personligt brev krävs.

Förmåner

  • Omfattande förmånspaket.
  • Årslön fastställs utifrån kvalifikationer.
  • Hybridupplägg med en kombination av distansarbete och arbete på plats.
  • Tidsbegränsad anställning på ett år.

Relaterade jobb