Remote Office
Remote Office
Remote Office ist ein auf Australien ausgerichtetes Unternehmen für Remote-Operations und HR-Technologie, das Unternehmen beim Aufbau und Management globaler Teams unterstützt. Seine SaaS-Plattform und die Community vorab geprüfter Fachkräfte begleiten den Einstellungsprozess – von der Talentsuche, Prüfung, maschinengestützten Vorstellungsgesprächen und technischen Assessments bis hin zu Onboarding, Lohnabrechnung, Compliance und laufendem Teammanagement. Remote Office bietet außerdem virtuelle HR-Unterstützung und strategische Beratung, damit verteilte Teams während ihres Wachstums effektiv arbeiten können.

Teilzeit-Virtuelle Assistenz – Operations- und Administrationssupport | Remote in Australien

Teilzeitstelle als virtuelle Assistenz zur Unterstützung des CEOs einer australischen Finanzberatung bei der Koordination von ClickUp-Aufgaben, der Xero-Datenprüfung, der Kundenbetreuung und der täglichen Administration. Die Position unterstützt außerdem KI-gestützte Arbeitsabläufe und den Geschäftsbetrieb aus dem Homeoffice.

Beschreibung

  • Die ClickUp-Aufgabenpipeline des CEOs verwalten und den Arbeitsfortschritt sicherstellen
  • Fristen überwachen, Aufgabenstatus aktualisieren, offene Punkte nachverfolgen und auf Risiken hinweisen
  • Die tägliche Administration koordinieren, einschließlich Terminplanung, Erinnerungen, Nachfassaktionen und allgemeiner Unterstützung
  • Aufzeichnungen, Dokumente und Tabellen in Google Workspace und anderen Geschäftssystemen strukturiert halten
  • Genaue Dateneingaben und Datenprüfungen in Xero durchführen
  • Fehlende oder fehlerhafte Informationen erkennen und Probleme umgehend melden
  • Die Kommunikation und Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit den KI-Agenten des Unternehmens unterstützen
  • Bei der Kundenadministration helfen, indem Informationen gesammelt, Dokumente vorbereitet und Nachfassaktionen koordiniert werden
  • Die etablierten Prozesse des Unternehmens erlernen und anwenden

Anforderungen

  • Mindestens vier Jahre Berufserfahrung
  • Erfahrung in virtueller Assistenz, Executive Assistance, Administration oder Operations Support
  • Tägliche praktische Erfahrung mit ClickUp zur Verwaltung von Aufgaben, Fristen und Nachfassaktionen
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in Dateneingabe und Datenprüfung mit hohem Genauigkeitsanspruch
  • Erfahrung mit Xero ist hilfreich, aber nicht erforderlich, sofern die Bereitschaft zum Lernen besteht
  • Sicherer Umgang mit KI-Agenten und KI-gestützten Geschäftsabläufen
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation auf Englisch
  • Selbstmotivierte und zuverlässige Arbeitsweise mit gutem Urteilsvermögen, Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Bereitschaft, angemessene Fragen zu stellen
  • Anpassungsfähig und bereit, die Systeme und Prozesse des CEOs zu erlernen
  • Allgemeine Erfahrung in Buchhaltung oder administrativen Aufgaben im Rechnungswesen ist von Vorteil, aber nicht erforderlich

Zusatzleistungen

  • Teilzeitbeschäftigung mit etwa 20 Stunden pro Woche, mit möglicher Aufstockung
  • Vollständig remote ausgeübte Tätigkeit
  • Arbeitszeit von 10:00 bis 14:00 Uhr nach der Zeit in New South Wales

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