Remote Office to firma skoncentrowana na Australii, specjalizująca się w zdalnych operacjach i technologiach HR, która pomaga firmom tworzyć globalne zespoły i zarządzać nimi. Jej platforma SaaS oraz społeczność wstępnie zweryfikowanych specjalistów wspierają proces rekrutacji — od wyszukiwania talentów, weryfikacji, wywiadów prowadzonych z wykorzystaniem uczenia maszynowego i ocen technicznych po wdrażanie pracowników, obsługę wynagrodzeń, zgodność z przepisami i bieżące zarządzanie zespołem. Remote Office oferuje również wirtualne wsparcie HR i doradztwo strategiczne, pomagając rozproszonym zespołom skutecznie działać i rozwijać się.
Wirtualny asystent na część etatu — wsparcie operacyjne i administracyjne | Praca zdalna w Australii
Stanowisko wirtualnego asystenta na część etatu obejmuje wsparcie dyrektora generalnego australijskiej firmy doradztwa finansowego: koordynację zadań w ClickUp, weryfikację danych w Xero, kontakt z klientami i codzienną administrację. Rola obejmuje również wsparcie procesów pracy z wykorzystaniem AI oraz działalności operacyjnej firmy w trybie zdalnym.
Opis
- Zarządzanie kolejką zadań dyrektora generalnego w ClickUp i dbanie o postęp prac
- Monitorowanie terminów, aktualizowanie statusów zadań, śledzenie otwartych spraw i eskalowanie ryzyk
- Koordynowanie codziennych zadań administracyjnych, w tym planowania, przypomnień, dalszych działań i ogólnego wsparcia
- Porządkowanie rejestrów, dokumentów i arkuszy w Google Workspace oraz innych systemach biznesowych
- Dokładne wprowadzanie i weryfikowanie danych w Xero
- Wykrywanie brakujących lub nieprawidłowych informacji i szybkie zgłaszanie problemów
- Wspieranie komunikacji i procesów pracy z udziałem agentów AI firmy
- Wsparcie administracyjne klientów poprzez zbieranie informacji, przygotowywanie dokumentów i koordynowanie dalszych działań
- Poznawanie i stosowanie ustalonych procesów firmy
Wymagania
- Co najmniej cztery lata doświadczenia zawodowego
- Doświadczenie w pracy jako wirtualny asystent, asystent zarządu, w administracji lub we wsparciu operacyjnym
- Codzienne praktyczne doświadczenie w korzystaniu z ClickUp do zarządzania zadaniami, terminami i dalszymi działaniami
- Bardzo dobre umiejętności wprowadzania i weryfikowania danych oraz wysoka dokładność
- Doświadczenie w pracy z Xero będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagane pod warunkiem gotowości do nauki
- Swoboda w pracy z agentami AI i procesami biznesowymi opartymi na AI
- Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania konkurującymi priorytetami
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Samodzielność i rzetelność, trafny osąd, umiejętność niezależnej pracy oraz gotowość do zadawania odpowiednich pytań
- Elastyczność i gotowość do nauki systemów oraz procesów dyrektora generalnego
- Ogólne doświadczenie w księgowości lub administracji księgowej będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagane
Benefity
- Praca na część etatu, około 20 godzin tygodniowo, z możliwością zwiększenia wymiaru
- W pełni zdalny model pracy
- Godziny pracy od 10:00 do 14:00 czasu Nowej Południowej Walii