Remote Office est une entreprise australienne spécialisée dans les opérations à distance et les technologies des ressources humaines, qui aide les entreprises à créer et à gérer des équipes internationales. Sa plateforme SaaS et sa communauté de professionnels présélectionnés accompagnent le processus de recrutement, de la recherche et de l’évaluation des talents aux entretiens menés avec l’aide de l’intelligence artificielle et aux évaluations techniques, jusqu’à l’intégration, la gestion de la paie, la conformité et la gestion continue des équipes. Remote Office propose également un accompagnement RH virtuel et des services de conseil stratégique conçus pour aider les équipes distribuées à fonctionner efficacement à mesure qu’elles se développent.
Assistant virtuel à temps partiel – Support des opérations et administratif | Télétravail en Australie
Poste d’assistant virtuel à temps partiel pour accompagner le PDG d’un cabinet australien de conseil financier dans la coordination des tâches sur ClickUp, la validation des données dans Xero, le suivi des clients et l’administration quotidienne. Le poste contribue également aux flux de travail utilisant l’IA et aux opérations de l’entreprise à distance.
Description
- Gérer le flux de tâches du PDG dans ClickUp et veiller à l’avancement du travail
- Suivre les échéances, mettre à jour le statut des tâches, relancer les éléments en suspens et signaler les risques
- Coordonner l’administration quotidienne, notamment la planification, les rappels, les relances et le soutien général
- Organiser les dossiers, documents et feuilles de calcul dans Google Workspace et les autres systèmes de l’entreprise
- Effectuer la saisie et la validation précises des données dans Xero
- Repérer les informations manquantes ou incorrectes et signaler rapidement les problèmes
- Soutenir les communications et les flux de travail impliquant les agents d’IA de l’entreprise
- Contribuer à l’administration des clients en recueillant des informations, en préparant des documents et en coordonnant les relances
- Apprendre et appliquer les processus établis par l’entreprise
Exigences
- Au moins quatre ans d’expérience professionnelle
- Expérience en assistance virtuelle, assistance de direction, administration ou soutien opérationnel
- Expérience pratique quotidienne de ClickUp pour gérer les tâches, les échéances et les relances
- Solides compétences en saisie et validation de données, avec un haut niveau de précision
- L’expérience de Xero est un atout, mais n’est pas obligatoire si vous êtes disposé à apprendre
- Aisance à travailler avec des agents d’IA et des flux de travail professionnels pilotés par l’IA
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités concurrentes
- Excellente communication écrite et orale en anglais
- Autonomie et fiabilité, avec un bon jugement, une capacité à travailler de manière indépendante et la volonté de poser les questions appropriées
- Adaptabilité et aisance à apprendre les systèmes et processus du PDG
- Une expérience générale en tenue de livres ou en administration comptable est utile, mais non obligatoire
Avantages
- Engagement à temps partiel d’environ 20 heures par semaine, avec possibilité d’augmenter le volume
- Organisation de travail entièrement à distance
- Horaires de travail de 10 h à 14 h, heure de Nouvelle-Galles du Sud