Remote Office
Remote Office
11 – 50 Medewerkers
AdviesHR-technologieWerving
Remote Office is een op Australië gericht bedrijf voor remote operations en HR-technologie dat organisaties helpt bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams. Het SaaS-platform en de community van vooraf gescreende professionals ondersteunen het wervingsproces: van het vinden en screenen van talent, machinegestuurde sollicitatiegesprekken en technische assessments tot onboarding, salarisadministratie, compliance en doorlopend teammanagement. Remote Office biedt ook virtuele HR-ondersteuning en strategisch advies, zodat verspreid werkende teams effectief kunnen functioneren naarmate ze groeien.

Parttime virtuele assistent – Operations- en administratieve ondersteuning | Op afstand vanuit Australië

Parttime functie als virtuele assistent ter ondersteuning van de CEO van een Australisch financieel adviesbureau bij de coördinatie van ClickUp-taken, Xero-datavalidatie, opvolging van cliënten en dagelijkse administratie. De functie ondersteunt ook AI-ondersteunde werkstromen en de bedrijfsvoering op afstand.

Beschrijving

  • De ClickUp-takenpijplijn van de CEO beheren en de voortgang van het werk bewaken
  • Deadlines monitoren, taakstatussen bijwerken, openstaande punten opvolgen en risico’s escaleren
  • De dagelijkse administratie coördineren, waaronder planning, herinneringen, opvolging en algemene ondersteuning
  • Gegevens, documenten en spreadsheets georganiseerd houden in Google Workspace en andere bedrijfssystemen
  • Nauwkeurige gegevensinvoer en validatie in Xero uitvoeren
  • Ontbrekende of onjuiste informatie signaleren en problemen direct melden
  • Communicatie en werkstromen rond de AI-agents van het bedrijf ondersteunen
  • Ondersteunen bij cliëntadministratie door informatie te verzamelen, documenten voor te bereiden en opvolging te coördineren
  • De bestaande processen van het bedrijf leren en toepassen

Vereisten

  • Minimaal vier jaar professionele werkervaring
  • Achtergrond in virtuele assistentie, executive assistance, administratie of operations support
  • Dagelijkse praktische ervaring met ClickUp voor het beheren van taken, deadlines en opvolging
  • Sterke vaardigheden op het gebied van gegevensinvoer en datavalidatie, met grote nauwkeurigheid
  • Ervaring met Xero is nuttig maar niet vereist, mits je bereid bent het te leren
  • Vertrouwd met het werken met AI-agents en AI-gestuurde bedrijfsprocessen
  • Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om concurrerende prioriteiten te beheren
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Engels
  • Zelfgemotiveerd en betrouwbaar, met een goed beoordelingsvermogen, het vermogen om zelfstandig te werken en de bereidheid om passende vragen te stellen
  • Aanpasbaar en comfortabel met het leren van de systemen en processen van de CEO
  • Algemene ervaring met boekhouding of administratieve werkzaamheden binnen de financiële administratie is nuttig maar niet vereist

Voordelen

  • Parttime samenwerking van ongeveer 20 uur per week, met mogelijkheid tot uitbreiding
  • Volledig op afstand werken
  • Werktijden van 10:00 tot 14:00 uur volgens de tijd in New South Wales

Gerelateerde vacatures