Remote Office er et selskap innen fjernbasert drift og HR-teknologi med fokus på Australia, som hjelper virksomheter med å bygge og lede globale team. SaaS-plattformen og fellesskapet av forhåndskvalifiserte fagpersoner støtter hele rekrutteringsprosessen – fra talentsøk, kvalitetssikring, maskinbaserte intervjuer og tekniske vurderinger til onboarding, lønn, etterlevelse og løpende teamledelse. Remote Office tilbyr også virtuell HR-støtte og strategisk rådgivning som hjelper distribuerte team med å arbeide effektivt etter hvert som de vokser.
Virtuell assistent på deltid – drifts- og administrativ støtte | fjernarbeid i Australia
Deltidsstilling som virtuell assistent med støtte til en australsk CEO innen finansiell rådgivning gjennom koordinering av ClickUp-oppgaver, datavalidering i Xero, kundeoppfølging og daglig administrasjon. Stillingen støtter også AI-baserte arbeidsflyter og virksomhetsdrift på avstand.
Beskrivelse
- Administrer CEO-ens oppgaveflyt i ClickUp og sørg for at arbeidet går fremover
- Følg opp tidsfrister, oppdater oppgavestatus, følg opp åpne punkter og eskaler risikoer
- Koordiner den daglige administrasjonen, inkludert planlegging, påminnelser, oppfølginger og generell støtte
- Hold oversikt over registre, dokumenter og regneark i Google Workspace og andre virksomhetssystemer
- Utfør nøyaktig dataregistrering og validering i Xero
- Oppdag manglende eller feilaktig informasjon og rapporter problemer raskt
- Støtt kommunikasjon og arbeidsflyter som involverer virksomhetens AI-agenter
- Bistå med kundeadministrasjon ved å samle inn informasjon, utarbeide dokumenter og koordinere oppfølginger
- Lær og bruk virksomhetens etablerte prosesser
Krav
- Minst fire års yrkeserfaring
- Bakgrunn innen virtuell assistanse, lederassistanse, administrasjon eller driftsstøtte
- Daglig praktisk erfaring med å bruke ClickUp til å administrere oppgaver, tidsfrister og oppfølginger
- Gode ferdigheter innen dataregistrering og datavalidering med høy grad av nøyaktighet
- Erfaring med Xero er en fordel, men ikke et krav, forutsatt at du er villig til å lære
- Trygg på å arbeide med AI-agenter og AI-drevne arbeidsflyter
- Gode organisasjonsevner og evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer
- Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper
- Selvstendig og pålitelig, med god dømmekraft, evne til å arbeide selvstendig og vilje til å stille relevante spørsmål
- Tilpasningsdyktig og komfortabel med å lære CEO-ens systemer og prosesser
- Generell erfaring med bokføring eller regnskapsadministrasjon er en fordel, men ikke et krav
Fordeler
- Deltidsarbeid på omtrent 20 timer per uke, med mulighet for å øke omfanget
- Arbeid som utføres fullt ut på avstand
- Arbeidstid fra kl. 10.00 til 14.00 New South Wales-tid