LogoFresh Jobs Ahead
20four7VA
20four7VA
51 – 200 Anställda
KonsultverksamhetLogistikMarknadsföring
20four7VA erbjuder virtuella assistanstjänster på distans för företag som söker flexibelt operativt stöd. Teamet arbetar med administrativa uppgifter, affärsverksamhet, marknadsföring, logistik och teknisk support, vilket ger kunder tillgång till anpassningsbart personalstöd i takt med att deras behov förändras. Företaget betjänar organisationer av olika storlek och fokuserar på att hjälpa dem att delegera viktiga arbetsuppgifter samtidigt som de kan ägna mer uppmärksamhet åt övergripande affärsprioriteringar.
LinkedIn
Jobb på företaget

Administrativ assistent och chefsassistent på deltid (distansarbete i Storbritannien)

Administrativt stöd och chefsstöd på deltid och distans för ett brittiskt företag, med ansvar för inkorgshantering, fakturering, Xero, regelefterlevnad och konfidentiella register. Kräver självständigt arbete med varierande uppgifter och uppföljningar.

GBStorbritannienDistansDeltidMellannivåSeniorObligatoriskt Språk: engelskaChefsassistent

Beskrivning

  • Hantera och organisera ägarens företagsinkorg
  • Prioritera brådskande meddelanden, väntande svar, uppföljningar och utestående kommunikation
  • Skriva eller skicka rutinmässiga e-postsvar när det är godkänt
  • Ge administrativt stöd och chefsstöd inom varierande affärsaktiviteter
  • Hålla register, uppföljningslistor och digital dokumentation korrekta och uppdaterade
  • Hantera tilldelade uppgifter, uppföljningar och tidsfrister
  • Arbeta konsekvent enligt etablerade rutiner och arbetsflöden
  • Organisera information och samordna rutinmässiga operativa aktiviteter
  • Uppmärksamma saknad information, nya problem och möjligheter att förbättra processer
  • Bevaka klientkontonens inkorgar efter inkommande leverantörsfakturor
  • Vidarebefordra fakturor till bokföringsprogram enligt etablerade rutiner
  • Upprätthålla ordnade processer för hantering av ekonomiska dokument
  • Utföra grundläggande Xero- och ekonomiadministration, inklusive granskning av kontoutdrag, uppdatering av betalningsbesked, transaktionskontroller och avstämningsrelaterat arbete
  • Utreda avvikelser och eskalera dem för granskning
  • Följa upp klientidentifieringsuppgifter, utgångsdatum, riskbedömningar och tidsfrister för regelefterlevnad
  • Underhålla register för regelefterlevnad och administrativa uppföljningslistor
  • Tillämpa AML- och klientadministrativa rutiner
  • Hantera konfidentiell klient- och ekonomisk information på lämpligt sätt
  • Stödja ytterligare uppgifter inom chefsstöd, administration och verksamheten
  • Lära sig nya program, system och interna rutiner
  • Ge aktuella lägesuppdateringar, inklusive utestående punkter och möjliga problem

Krav

  • Tidigare erfarenhet av administration, chefsassistans, kontorsadministration eller verksamhetsstöd krävs
  • Goda kunskaper i skriftlig engelska och professionell e-postkommunikation krävs
  • Utmärkt organisationsförmåga och noggrannhet krävs
  • Förmåga att snabbt lära sig nya system, program och rutiner krävs
  • Starkt eget initiativ, god uppföljningsförmåga och problemlösningsförmåga krävs
  • Effektiv tidsplanering och förmåga att hantera flera uppgifter och tidsfrister krävs
  • Förmåga att arbeta självständigt och följa dokumenterade rutiner krävs
  • Erfarenhet av e-post- och inkorgshantering är meriterande
  • Kännedom om Xero eller andra bokföringsplattformar är meriterande men inte nödvändigt
  • Erfarenhet av fakturaadministration, leverantörsutdrag eller grundläggande ekonomiskt stöd är meriterande
  • Erfarenhet av att stödja brittiska företag eller verksamheter inom professionella tjänster är meriterande
  • Kännedom om GDPR, AML-administration eller uppföljning av regelefterlevnad är meriterande
  • Förståelse för konfidentialitet och ansvarsfull hantering av ekonomisk information och klientinformation krävs
  • Microsoft Outlook eller andra e-postplattformar
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel eller Google Sheets
  • Microsoft Office eller Google Workspace
  • Fjärrskrivbordssystem
  • Andra klientspecifika affärsapplikationer efter behov
  • Goda kunskaper i talad och skriven engelska krävs
  • Möjlighet att arbeta 10 avtalade timmar per vecka, måndag till fredag, tidigt på morgonen enligt brittisk tid
  • Arbete enligt ett Master Services Agreement och en Statement of Work

Förmåner

  • Konkurrenskraftiga arvoden
  • Veckovisa utbetalningar
  • Tillgång till olika lediga roller
  • Kostnadsfri utbildning och kompetensutveckling
  • Löpande stöd och vägledning
  • En stödjande gemenskap
  • Möjlighet till fler timmar baserat på prestation och arbetsbelastning

Relaterade jobb