パートタイム総務・エグゼクティブアシスタント（英国リモート）
英国企業の業務を支える、リモートでのパートタイム総務・エグゼクティブサポート業務です。受信トレイ管理、請求書、Xero、コンプライアンス管理、機密記録を担当します。 多様な業務を自律的に処理し、フォローアップできることが求められます。
仕事内容
- オーナーの業務用受信トレイを管理・整理する
- 緊急メッセージ、保留中の返信、フォローアップ、未対応の連絡事項に優先順位を付ける
- 承認を受けた場合に定型メールの返信を作成または送信する
- 多様な業務活動において総務およびエグゼクティブサポートを提供する
- 記録、管理表、デジタル文書を正確かつ最新の状態に保つ
- 割り当てられたタスク、フォローアップ、期限を管理する
- 確立された手順とワークフローに沿って一貫して業務を行う
- 情報を整理し、日常的な業務運営を調整する
- 不足情報、発生した問題、プロセス改善の機会を報告する
- クライアントアカウントの受信トレイに届く仕入先請求書を確認する
- 確立された手順に従って請求書を記帳ソフトウェアへ転送する
- 財務書類の処理を整然と行う
- 明細書の確認、送金情報の更新、取引チェック、照合関連業務など、基本的なXeroおよび財務事務を行う
- 差異を調査し、確認のためにエスカレーションする
- 顧客確認記録、有効期限、リスク評価、コンプライアンス期限を追跡する
- コンプライアンス記録と管理用トラッカーを維持する
- AMLおよび顧客管理の手順を適用する
- 顧客および財務に関する機密情報を適切に取り扱う
- その他のエグゼクティブ、総務、業務実務関連のタスクを支援する
- 新しいソフトウェア、システム、社内手順を学ぶ
- 未完了事項や潜在的な問題を含め、進捗を適時に報告する
応募要件
- 総務、エグゼクティブアシスタント、オフィス管理、またはビジネスサポートの実務経験が必要
- 高い英語の文章力と、ビジネスメールでのコミュニケーション能力が必要
- 優れた整理能力と細部への注意力が必要
- 新しいシステム、ソフトウェア、手順を迅速に習得できることが必要
- 主体性、最後までやり遂げる力、問題解決能力が必要
- 効果的な時間管理能力と、複数のタスクや期限に対応する能力が必要
- 自律的に働き、文書化された手順に従えることが必要
- メールおよび受信トレイ管理の経験が望ましい
- Xeroまたはその他の記帳プラットフォームの知識が望ましいが、必須ではない
- 請求書管理、仕入先明細書、または基本的な財務サポートの経験が望ましい
- 英国企業または専門サービス事業所を支援した経験があれば有利
- GDPR、AML事務、またはコンプライアンス管理の知識があれば有利
- 機密保持を理解し、財務情報および顧客情報を責任を持って扱えることが必要
- Microsoft Outlookまたはその他のメールプラットフォーム
- Microsoft Teams
- Microsoft ExcelまたはGoogle Sheets
- Microsoft OfficeまたはGoogle Workspace
- リモートデスクトップシステム
- 必要に応じてその他の顧客指定業務アプリケーション
- 高い英語の文章力および会話力が必要
- 月曜日から金曜日までの英国時間早朝に、週10時間の契約業務に対応できること
- Master Services AgreementおよびStatement of Workに基づいて業務を行う
福利厚生
- 競争力のある報酬
- 週払い
- さまざまな募集中の職種への応募機会
- 無料の研修とスキルアップ
- 継続的なサポートと指導
- 支え合うコミュニティ
- 成果と業務量に応じて勤務時間が増える可能性