20four7VA świadczy dla firm usługi zdalnych wirtualnych asystentów, zapewniając elastyczne wsparcie operacyjne. Jej zespół zajmuje się zadaniami administracyjnymi, obsługą operacyjną firm, marketingiem, logistyką i wsparciem technicznym, oferując klientom elastycznie dopasowane wsparcie kadrowe w miarę zmieniających się potrzeb. Firma obsługuje organizacje różnej wielkości i pomaga im delegować kluczowe zadania, aby mogły skupić się na szerszych priorytetach biznesowych.
Asystent administracyjny i wykonawczy na część etatu (praca zdalna, Wielka Brytania)
Zdalna praca w niepełnym wymiarze godzin obejmująca wsparcie administracyjne i wykonawcze firmy z Wielkiej Brytanii: zarządzanie skrzynką odbiorczą, fakturowanie, Xero, monitorowanie zgodności i poufne dokumenty. Wymaga samodzielnej realizacji różnorodnych zadań i pilnowania dalszych działań.
Opis
- Zarządzanie i organizowanie służbowej skrzynki odbiorczej właściciela firmy
- Ustalanie priorytetów dla pilnych wiadomości, oczekiwanych odpowiedzi, działań następczych i nierozwiązanej korespondencji
- Przygotowywanie lub wysyłanie standardowych odpowiedzi e-mail po uzyskaniu upoważnienia
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego i wykonawczego w różnych obszarach działalności firmy
- Dbanie o dokładność i aktualność rejestrów, zestawień oraz dokumentacji cyfrowej
- Realizacja przydzielonych zadań, działań następczych i terminów
- Stała praca zgodnie z ustalonymi procedurami i przepływami pracy
- Organizowanie informacji i koordynowanie rutynowych działań operacyjnych
- Zgłaszanie brakujących informacji, pojawiających się problemów i możliwości usprawnienia procesów
- Monitorowanie skrzynek odbiorczych kont klientów pod kątem przychodzących faktur od dostawców
- Przekazywanie faktur do oprogramowania księgowego zgodnie z ustalonymi procedurami
- Utrzymywanie uporządkowanych procesów obsługi dokumentów finansowych
- Wykonywanie podstawowych zadań administracyjnych i finansowych w Xero, w tym przeglądanie wyciągów, aktualizowanie informacji o płatnościach, sprawdzanie transakcji i prac związanych z uzgadnianiem
- Wyjaśnianie rozbieżności i przekazywanie ich do weryfikacji
- Monitorowanie dokumentów identyfikacyjnych klientów, terminów ważności, ocen ryzyka i terminów zgodności
- Prowadzenie rejestrów zgodności i zestawień administracyjnych
- Stosowanie procedur AML i administracji klientami
- Właściwe obchodzenie się z poufnymi informacjami dotyczącymi klientów i finansów
- Wspieranie dodatkowych zadań wykonawczych, administracyjnych i związanych z działalnością firmy
- Nauka obsługi nowego oprogramowania, systemów i procedur wewnętrznych
- Terminowe przekazywanie informacji o postępach, w tym o nierozstrzygniętych sprawach i potencjalnych problemach
Wymagania
- Wymagane jest wcześniejsze doświadczenie w administracji, asystowaniu kadrze kierowniczej, administracji biurowej lub wsparciu biznesowym
- Wymagana jest bardzo dobra znajomość pisanego języka angielskiego i profesjonalnej komunikacji e-mailowej
- Wymagane są doskonałe umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły
- Wymagana jest umiejętność szybkiego uczenia się nowych systemów, programów i procedur
- Wymagana jest duża inicjatywa, konsekwencja w realizacji zadań i umiejętność rozwiązywania problemów
- Wymagane są skuteczne zarządzanie czasem oraz umiejętność obsługi wielu zadań i terminów
- Wymagana jest umiejętność samodzielnej pracy i przestrzegania udokumentowanych procedur
- Mile widziane jest doświadczenie w zarządzaniu pocztą elektroniczną i skrzynkami odbiorczymi
- Znajomość Xero lub innej platformy księgowej jest mile widziana, ale nie jest wymagana
- Mile widziane jest doświadczenie w administracji fakturami, wyciągami dostawców lub podstawowym wsparciu finansowym
- Doświadczenie we wspieraniu firm brytyjskich lub praktyk świadczących usługi profesjonalne będzie dodatkowym atutem
- Znajomość RODO, administracji AML lub monitorowania zgodności będzie dodatkowym atutem
- Wymagane jest rozumienie zasad poufności i odpowiedzialnego obchodzenia się z informacjami finansowymi oraz danymi klientów
- Microsoft Outlook lub inne platformy pocztowe
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel lub Google Sheets
- Microsoft Office lub Google Workspace
- Systemy zdalnego pulpitu
- Inne aplikacje biznesowe specyficzne dla klienta, zgodnie z potrzebami
- Wymagana jest dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Gotowość do pracy przez 10 zakontraktowanych godzin tygodniowo, od poniedziałku do piątku, wczesnym rankiem czasu brytyjskiego
- Praca na podstawie umowy ramowej o świadczenie usług i zakresu prac
Benefity
- Konkurencyjne stawki
- Płatności co tydzień
- Dostęp do różnych otwartych ofert pracy
- Bezpłatne szkolenia i podnoszenie kwalifikacji
- Stałe wsparcie i wskazówki
- Wspierająca społeczność
- Możliwość zwiększenia liczby godzin w zależności od wyników i obciążenia pracą