20four7VA pruža usluge udaljenih virtualnih asistenata tvrtkama koje traže fleksibilnu operativnu podršku. Njegov tim radi na administrativnim zadacima, poslovnim operacijama, marketingu, logistici i tehničkoj pomoći, čime klijentima omogućuje pristup prilagodljivoj kadrovskoj podršci u skladu s promjenama njihovih potreba. Tvrtka surađuje s organizacijama različitih veličina i pomaže im delegirati ključne zadatke kako bi se mogle usredotočiti na šire poslovne prioritete.
Administrativni i izvršni asistent na nepuno radno vrijeme (rad na daljinu iz Ujedinjene Kraljevine)
Rad na daljinu s nepunim radnim vremenom koji obuhvaća administrativnu i izvršnu podršku poslovanju u Ujedinjenoj Kraljevini, uključujući upravljanje pristiglom poštom, fakturiranje, Xero, praćenje usklađenosti i povjerljive evidencije. Potrebna je samostalnost u obavljanju različitih zadataka i praćenju njihovog izvršenja.
Opis
- Upravljati i organizirati poslovni pretinac vlasnika
- Određivati prioritete za hitne poruke, odgovore na čekanju, naknadne aktivnosti i neriješenu komunikaciju
- Sastavljati ili slati uobičajene odgovore e-poštom kada je to odobreno
- Pružati administrativnu i izvršnu podršku u različitim poslovnim aktivnostima
- Održavati evidencije, pratitelje i digitalnu dokumentaciju točnima i ažurnima
- Upravljati dodijeljenim zadacima, naknadnim aktivnostima i rokovima
- Dosljedno raditi u skladu s utvrđenim postupcima i radnim procesima
- Organizirati informacije i koordinirati redovne operativne aktivnosti
- Ukazivati na nedostajuće informacije, probleme u nastajanju i prilike za poboljšanje procesa
- Pratiti pretince klijentskih računa radi ulaznih računa dobavljača
- Prosljeđivati račune u računovodstveni softver prema utvrđenim postupcima
- Održavati uredne procese za obradu financijske dokumentacije
- Obavljati osnovnu administraciju u Xeru i financijama, uključujući pregled izvoda, ažuriranje podataka o doznakama, provjere transakcija i poslove povezane s usklađivanjem
- Istraživati odstupanja i prosljeđivati ih na pregled
- Pratiti identifikacijske evidencije klijenata, datume isteka, procjene rizika i rokove usklađenosti
- Održavati evidencije usklađenosti i administrativne pratitelje
- Primjenjivati postupke sprječavanja pranja novca i administracije klijenata
- Na odgovarajući način postupati s povjerljivim klijentskim i financijskim informacijama
- Podržavati dodatne izvršne, administrativne i stručne zadatke
- Učiti novi softver, sustave i interne postupke
- Pravodobno izvještavati o napretku, uključujući neriješene stavke i moguće probleme
Zahtjevi
- Potrebno je prethodno iskustvo u administraciji, izvršnoj asistenciji, uredskoj administraciji ili poslovnoj podršci
- Potrebno je izvrsno pisano znanje engleskog jezika i profesionalna komunikacija e-poštom
- Potrebne su izvrsne organizacijske sposobnosti i usmjerenost na detalje
- Potrebna je sposobnost brzog učenja novih sustava, softvera i postupaka
- Potrebne su snažna inicijativa, ustrajnost u izvršavanju zadataka i sposobnost rješavanja problema
- Potrebno je učinkovito upravljanje vremenom i sposobnost istodobnog rada na više zadataka i rokova
- Potrebna je sposobnost samostalnog rada i praćenja dokumentiranih postupaka
- Iskustvo u upravljanju e-poštom i pretincem je poželjno
- Poznavanje Xera ili druge računovodstvene platforme je poželjno, ali nije obavezno
- Iskustvo s administracijom računa, izvodima dobavljača ili osnovnom financijskom podrškom je poželjno
- Iskustvo u podršci poduzećima u Ujedinjenoj Kraljevini ili stručnim praksama je prednost
- Poznavanje GDPR-a, administracije sprječavanja pranja novca ili praćenja usklađenosti je prednost
- Potrebno je razumijevanje povjerljivosti i odgovornog postupanja s financijskim i klijentskim informacijama
- Microsoft Outlook ili druge platforme za e-poštu
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel ili Google Sheets
- Microsoft Office ili Google Workspace
- Sustavi udaljene radne površine
- Druge poslovne aplikacije specifične za klijenta prema potrebi
- Potrebno je izvrsno pisano i usmeno znanje engleskog jezika
- Dostupnost za 10 ugovorenih sati tjedno, od ponedjeljka do petka, u ranim jutarnjim satima po britanskom vremenu
- Rad na temelju okvirnog ugovora o pružanju usluga i izjave o opsegu posla
Pogodnosti
- Konkurentne naknade
- Tjedne isplate
- Pristup različitim otvorenim pozicijama
- Besplatna obuka i usavršavanje
- Kontinuirana podrška i smjernice
- Podržavajuća zajednica
- Mogućnost povećanja broja sati ovisno o učinku i opsegu posla