20four7VA poskytuje služby vzdialených virtuálnych asistentov pre firmy, ktoré hľadajú flexibilnú operačnú podporu. Jeho tím sa venuje administratívnym úlohám, obchodným operáciám, marketingu, logistike a technickej asistencii, vďaka čomu majú klienti prístup k prispôsobiteľnej personálnej podpore podľa toho, ako sa vyvíjajú ich potreby. Spoločnosť slúži organizáciám rôznej veľkosti a zameriava sa na pomoc pri delegovaní dôležitých úloh, aby sa mohli naďalej sústrediť na širšie obchodné priority.
Administratívny a výkonný asistent na čiastočný úväzok (práca na diaľku zo Spojeného kráľovstva)
Práca na diaľku na čiastočný úväzok zameraná na administratívnu a výkonnú podporu podniku v Spojenom kráľovstve vrátane správy doručenej pošty, fakturácie, systému Xero, sledovania súladu a dôverných záznamov. Vyžaduje samostatné zvládanie rôznorodých úloh a následných krokov.
Popis
- Spravovať a organizovať firemnú doručenú poštu majiteľa
- Stanovovať priority naliehavým správam, čakajúcim odpovediam, následným krokom a nevybavenej komunikácii
- Pripravovať alebo odosielať bežné e-mailové odpovede, ak je to povolené
- Poskytovať administratívnu a výkonnú podporu pri rôznych obchodných činnostiach
- Udržiavať záznamy, prehľady a digitálnu dokumentáciu presné a aktuálne
- Spravovať pridelené úlohy, následné kroky a termíny
- Dôsledne pracovať podľa zavedených postupov a pracovných procesov
- Organizovať informácie a koordinovať bežné prevádzkové činnosti
- Upozorňovať na chýbajúce informácie, vznikajúce problémy a príležitosti na zlepšenie procesov
- Sledovať doručenú poštu klientskych účtov a prichádzajúce faktúry od dodávateľov
- Preposielať faktúry do účtovného softvéru podľa zavedených postupov
- Udržiavať usporiadané procesy spracovania finančných dokumentov
- Vykonávať základnú administratívu v systéme Xero a vo financiách vrátane kontroly výpisov, aktualizácie remitenčných údajov, kontroly transakcií a úloh súvisiacich s vysporiadaním účtov
- Skúmať nezrovnalosti a postupovať ich na posúdenie
- Sledovať identifikačné záznamy klientov, dátumy skončenia platnosti, hodnotenia rizík a termíny súladu
- Udržiavať záznamy o súlade a administratívne prehľady
- Uplatňovať postupy AML a administratívy klientov
- Primerane nakladať s dôvernými klientskymi a finančnými informáciami
- Podporovať ďalšie výkonné, administratívne a odborné úlohy
- Osvojovať si nový softvér, systémy a interné postupy
- Včas poskytovať informácie o pokroku vrátane nevybavených položiek a možných problémov
Požiadavky
- Vyžaduje sa predchádzajúca prax v administratíve, výkonnej asistencii, kancelárskej administratíve alebo podpore podnikania
- Vyžaduje sa výborná písomná angličtina a profesionálna e-mailová komunikácia
- Vyžaduje sa vynikajúca organizácia a zmysel pre detail
- Vyžaduje sa schopnosť rýchlo sa naučiť nové systémy, softvér a postupy
- Vyžaduje sa výrazná iniciatíva, dôslednosť pri dokončovaní úloh a schopnosť riešiť problémy
- Vyžaduje sa efektívne riadenie času a schopnosť zvládať viacero úloh a termínov
- Vyžaduje sa schopnosť pracovať samostatne a dodržiavať zdokumentované postupy
- Skúsenosť so správou e-mailov a doručenej pošty je výhodou
- Znalosť systému Xero alebo inej účtovnej platformy je výhodou, nie je však podmienkou
- Skúsenosť s administráciou faktúr, výpismi dodávateľov alebo základnou finančnou podporou je výhodou
- Skúsenosť s podporou podnikov v Spojenom kráľovstve alebo odborných praxí je výhodou
- Znalosť GDPR, administratívy AML alebo sledovania súladu je výhodou
- Vyžaduje sa porozumenie dôvernosti a zodpovednému zaobchádzaniu s finančnými a klientskymi informáciami
- Microsoft Outlook alebo iné e-mailové platformy
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel alebo Google Sheets
- Microsoft Office alebo Google Workspace
- Systémy vzdialenej plochy
- Ďalšie klientsky špecifické podnikové aplikácie podľa potreby
- Vyžaduje sa výborná písomná a ústna angličtina
- Dostupnosť na 10 zmluvných hodín týždenne od pondelka do piatka, v skorých ranných hodinách britského času
- Práca na základe rámcovej zmluvy o poskytovaní služieb a opisu rozsahu prác
Benefity
- Konkurenčné sadzby
- Týždenné platby
- Prístup k rôznym otvoreným pozíciám
- Bezplatné školenia a zvyšovanie kvalifikácie
- Priebežná podpora a poradenstvo
- Podporná komunita
- Možnosť zvýšenia počtu hodín na základe výkonu a pracovného zaťaženia