20four7VA به کسب‌وکارهایی که به پشتیبانی عملیاتی انعطاف‌پذیر نیاز دارند، خدمات دستیار مجازی از راه دور ارائه می‌دهد. تیم این شرکت در زمینه‌هایی مانند امور اداری، عملیات کسب‌وکار، بازاریابی، لجستیک و پشتیبانی فنی فعالیت می‌کند و به مشتریان امکان می‌دهد متناسب با تغییر نیازهایشان از پشتیبانی نیروی انسانی سفارشی‌سازی‌شده بهره‌مند شوند. این شرکت به سازمان‌هایی در اندازه‌های مختلف خدمات می‌دهد و بر کمک به آن‌ها برای واگذاری کارهای ضروری تمرکز دارد تا بتوانند توجه خود را بر اولویت‌های گسترده‌تر کسب‌وکار حفظ کنند.
دستیار اداری و اجرایی پاره‌وقت (دورکار در بریتانیا)
نقش پاره‌وقت و دورکار برای پشتیبانی اداری و اجرایی از یک کسب‌وکار مستقر در بریتانیا، شامل مدیریت صندوق ورودی، صدور فاکتور، Xero، پیگیری انطباق و سوابق محرمانه است. توانایی مدیریت مستقل وظایف متنوع و پیگیری امور مورد نیاز است.
توضیحات
- مدیریت و سازمان‌دهی صندوق ورودی کاری مالک
- اولویت‌بندی پیام‌های فوری، پاسخ‌های در انتظار، پیگیری‌ها و مکاتبات باقی‌مانده
- تهیه یا ارسال پاسخ‌های معمول ایمیل در صورت دریافت مجوز
- ارائه پشتیبانی اداری و اجرایی در فعالیت‌های متنوع کسب‌وکار
- دقیق و به‌روز نگه‌داشتن سوابق، پیگیری‌ها و مستندات دیجیتال
- مدیریت وظایف محول‌شده، پیگیری‌ها و مهلت‌ها
- کار مداوم بر اساس رویه‌ها و گردش‌کارهای تعیین‌شده
- سازمان‌دهی اطلاعات و هماهنگی فعالیت‌های عملیاتی معمول
- گزارش اطلاعات ناقص، مسائل نوظهور و فرصت‌های بهبود فرایندها
- نظارت بر صندوق‌های ورودی حساب‌های مشتریان برای فاکتورهای دریافتی تأمین‌کنندگان
- ارسال فاکتورها به نرم‌افزار حسابداری طبق رویه‌های تعیین‌شده
- حفظ فرایندهای منظم برای رسیدگی به اسناد مالی
- انجام امور پایه Xero و امور مالی، شامل بررسی صورت‌حساب‌ها، به‌روزرسانی حواله‌ها، بررسی تراکنش‌ها و کارهای مرتبط با مغایرت‌گیری
- بررسی مغایرت‌ها و ارجاع آن‌ها برای بازبینی
- پیگیری سوابق شناسایی مشتری، تاریخ‌های انقضا، ارزیابی‌های ریسک و مهلت‌های انطباق
- حفظ سوابق انطباق و پیگیری‌های اداری
- اجرای رویه‌های AML و مدیریت مشتری
- رسیدگی مناسب به اطلاعات محرمانه مشتریان و اطلاعات مالی
- پشتیبانی از وظایف اضافی اجرایی، اداری و مرتبط با فعالیت حرفه‌ای
- یادگیری نرم‌افزارها، سیستم‌ها و رویه‌های داخلی جدید
- ارائه به‌روزرسانی‌های به‌موقع درباره پیشرفت، از جمله موارد باقی‌مانده و مسائل احتمالی
شرایط لازم
- سابقه کار در امور اداری، دستیار اجرایی، مدیریت دفتر یا پشتیبانی کسب‌وکار الزامی است
- تسلط خوب به انگلیسی نوشتاری و مهارت ارتباط حرفه‌ای از طریق ایمیل الزامی است
- توانایی عالی در سازمان‌دهی و توجه به جزئیات الزامی است
- توانایی یادگیری سریع سیستم‌ها، نرم‌افزارها و رویه‌های جدید الزامی است
- ابتکار عمل، پیگیری مؤثر تا پایان کار و توانایی حل مسئله الزامی است
- مدیریت مؤثر زمان و توانایی رسیدگی به چندین کار و مهلت الزامی است
- توانایی کار مستقل و پیروی از رویه‌های مستند الزامی است
- تجربه مدیریت ایمیل و صندوق ورودی ترجیح داده می‌شود
- آشنایی با Xero یا دیگر پلتفرم‌های حسابداری ترجیح داده می‌شود، اما الزامی نیست
- تجربه مدیریت فاکتورها، صورت‌حساب تأمین‌کنندگان یا پشتیبانی مالی پایه ترجیح داده می‌شود
- تجربه پشتیبانی از کسب‌وکارهای بریتانیایی یا مؤسسات خدمات حرفه‌ای مزیت محسوب می‌شود
- آشنایی با GDPR، مدیریت AML یا پیگیری انطباق مزیت محسوب می‌شود
- درک محرمانگی و رسیدگی مسئولانه به اطلاعات مالی و مشتریان الزامی است
- Microsoft Outlook یا دیگر پلتفرم‌های ایمیل
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel یا Google Sheets
- Microsoft Office یا Google Workspace
- سیستم‌های دسکتاپ از راه دور
- دیگر برنامه‌های کسب‌وکاری اختصاصی مشتری، در صورت نیاز
- تسلط خوب به انگلیسی نوشتاری و گفتاری الزامی است
- امکان کار به مدت ۱۰ ساعت قراردادی در هفته، از دوشنبه تا جمعه، در ساعات ابتدایی صبح به وقت بریتانیا
- کار تحت Master Services Agreement و Statement of Work
مزایا
- نرخ‌های رقابتی
- پرداخت هفتگی
- دسترسی به فرصت‌های شغلی مختلف
- آموزش رایگان و ارتقای مهارت
- پشتیبانی و راهنمایی مستمر
- جامعه‌ای حمایتگر
- امکان افزایش ساعات کاری بر اساس عملکرد و حجم کار