兼職行政與高階主管助理（英國遠端）
為一家位於英國的企業提供遠端兼職行政與高階主管支援，負責收件匣管理、開立發票、Xero、合規追蹤及機密紀錄。 需要能夠獨立處理各類任務並持續跟進。
說明
- 管理及整理業主的業務收件匣
- 為緊急訊息、待回覆內容、跟進事項及未完成的溝通安排優先順序
- 在獲得授權後草擬或寄送例行電子郵件回覆
- 為各類業務活動提供行政與高階主管支援
- 確保紀錄、追蹤表及數位文件準確且即時更新
- 管理指派的任務、跟進事項及期限
- 持續依照既定程序及工作流程執行工作
- 整理資訊並協調例行營運活動
- 指出缺少的資訊、新出現的問題及改善流程的機會
- 監控客戶帳戶收件匣中的供應商發票
- 依照既定程序將發票轉交至記帳軟體
- 維持財務文件處理流程井然有序
- 完成基本的Xero及財務行政工作，包括檢視對帳單、更新匯款資訊、核對交易及與對帳相關的工作
- 調查差異並提交審查
- 追蹤客戶身分紀錄、到期日、風險評估及合規期限
- 維護合規紀錄及行政追蹤表
- 執行反洗錢（AML）及客戶管理程序
- 妥善處理機密客戶及財務資訊
- 支援其他高階主管、行政及業務實務相關任務
- 學習新的軟體、系統及內部程序
- 及時提供進度更新，包括未完成事項及潛在問題
職位要求
- 必須具備行政、高階主管助理、辦公室行政或業務支援相關經驗
- 必須具備良好的英文書寫能力及專業電子郵件溝通能力
- 必須具備出色的組織能力及注重細節的能力
- 必須能夠快速學習新的系統、軟體及程序
- 必須具備積極主動、貫徹執行及解決問題的能力
- 必須具備有效的時間管理能力，並能處理多項任務及期限
- 必須能夠獨立工作並遵循書面程序
- 具備電子郵件及收件匣管理經驗者優先
- 熟悉Xero或其他記帳平台者優先，但非必要
- 具備發票管理、供應商對帳單或基本財務支援經驗者優先
- 具備支援英國企業或專業服務機構經驗者優先
- 熟悉GDPR、反洗錢行政或合規追蹤者優先
- 必須了解保密要求，並能負責任地處理財務及客戶資訊
- Microsoft Outlook或其他電子郵件平台
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel或Google Sheets
- Microsoft Office或Google Workspace
- 遠端桌面系統
- 視需要使用其他客戶指定的業務應用程式
- 必須具備良好的英文書寫及口語能力
- 每週一至週五英國時間清晨時段，每週可提供10個合約約定工時
- 依據《主服務協議》及《工作說明書》工作
福利待遇
- 具競爭力的報酬
- 每週付款
- 可申請各種開放職缺
- 免費培訓及技能提升
- 持續的支援與指導
- 互相支持的社群
- 視表現及工作量，工作時數可能增加