20four7VA предоставляет компаниям услуги удалённых виртуальных ассистентов, обеспечивая гибкую операционную поддержку. Её команда выполняет административные задачи, поддерживает бизнес-процессы, маркетинг, логистику и технические направления, предоставляя клиентам индивидуально настраиваемую кадровую поддержку по мере изменения их потребностей. Компания работает с организациями разного размера и помогает им делегировать важные задачи, сохраняя внимание к более широким бизнес-приоритетам.
Административный и исполнительный ассистент на неполный рабочий день (удалённо, Великобритания)
Удалённая работа на неполный рабочий день по административной и исполнительной поддержке бизнеса в Великобритании: работа с входящей почтой, выставлением счетов, Xero, контролем соблюдения требований и конфиденциальными документами. Требуется самостоятельно выполнять разнообразные задачи и контролировать последующие действия.
Описание
- Управлять и организовывать рабочую электронную почту владельца бизнеса
- Расставлять приоритеты для срочных сообщений, ожидающих ответов, последующих действий и нерешённых вопросов
- Составлять или отправлять стандартные ответы по электронной почте при наличии разрешения
- Оказывать административную и исполнительную поддержку в различных направлениях деятельности компании
- Поддерживать записи, трекеры и цифровую документацию в точном и актуальном состоянии
- Выполнять порученные задачи, последующие действия и соблюдать сроки
- Последовательно работать в рамках установленных процедур и рабочих процессов
- Организовывать информацию и координировать стандартные операционные действия
- Сообщать об отсутствующей информации, возникающих проблемах и возможностях улучшения процессов
- Отслеживать входящие счета поставщиков в почтовых ящиках клиентских аккаунтов
- Перенаправлять счета в бухгалтерское программное обеспечение в соответствии с установленными процедурами
- Поддерживать упорядоченные процессы обработки финансовых документов
- Выполнять базовые административные задачи в Xero и финансовой сфере, включая проверку выписок, обновление данных о платежах, проверку операций и работу, связанную с сверкой
- Выяснять причины расхождений и передавать их на проверку
- Отслеживать записи об идентификации клиентов, даты истечения сроков, оценки рисков и сроки соблюдения требований
- Вести записи о соблюдении требований и административные трекеры
- Применять процедуры AML и администрирования клиентов
- Надлежащим образом обращаться с конфиденциальной информацией о клиентах и финансах
- Оказывать дополнительную исполнительную, административную и операционную поддержку
- Осваивать новое программное обеспечение, системы и внутренние процедуры
- Своевременно предоставлять информацию о ходе работы, включая незавершённые задачи и потенциальные проблемы
Требования
- Требуется предыдущий опыт работы в сфере администрирования, исполнительной поддержки, офисного администрирования или поддержки бизнеса
- Требуются отличные навыки письменного английского языка и профессиональной деловой переписки
- Требуются отличные организаторские навыки и внимание к деталям
- Требуется способность быстро осваивать новые системы, программное обеспечение и процедуры
- Требуются высокая инициативность, умение доводить дела до конца и способность решать проблемы
- Требуются эффективное управление временем и способность работать с несколькими задачами и сроками
- Требуется способность работать самостоятельно и следовать документированным процедурам
- Предпочтителен опыт работы с электронной почтой и почтовыми ящиками
- Знание Xero или другой бухгалтерской платформы желательно, но не обязательно
- Желателен опыт администрирования счетов, работы с выписками поставщиков или базовой финансовой поддержки
- Опыт поддержки британских компаний или практик в сфере профессиональных услуг будет преимуществом
- Знание GDPR, администрирования AML или отслеживания соблюдения требований будет преимуществом
- Требуется понимание принципов конфиденциальности и ответственного обращения с финансовой информацией и данными клиентов
- Microsoft Outlook или другие почтовые платформы
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel или Google Sheets
- Microsoft Office или Google Workspace
- Системы удалённого доступа к рабочему столу
- Другие специализированные бизнес-приложения клиентов по мере необходимости
- Требуется хорошее письменное и устное знание английского языка
- Готовность работать 10 договорных часов в неделю с понедельника по пятницу ранним утром по британскому времени
- Работа в рамках генерального соглашения об оказании услуг и технического задания
Преимущества
- Конкурентные ставки
- Еженедельные выплаты
- Доступ к различным открытым вакансиям
- Бесплатное обучение и повышение квалификации
- Постоянная поддержка и рекомендации
- Поддерживающее сообщество
- Возможность увеличения количества рабочих часов в зависимости от результатов и объёма работы