20four7VA poskytuje firmám služby vzdálených virtuálních asistentů a zajišťuje flexibilní provozní podporu. Její tým se věnuje administrativním úkolům, podnikovým operacím, marketingu, logistice a technické asistenci a klientům nabízí personální podporu přizpůsobitelnou jejich měnícím se potřebám. Společnost spolupracuje s organizacemi různých velikostí a pomáhá jim delegovat důležité úkoly, aby se mohly soustředit na širší obchodní priority.
Administrativní a výkonný asistent na částečný úvazek (práce na dálku, Spojené království)
Práce na dálku na částečný úvazek zaměřená na administrativní a výkonnou podporu firmy ze Spojeného království: správa doručené pošty, fakturace, Xero, sledování souladu s předpisy a důvěrné dokumenty. Vyžaduje samostatné zvládání různorodých úkolů a následných kroků.
Popis
- Spravovat a organizovat pracovní e-mailovou schránku majitele firmy
- Stanovovat priority naléhavým zprávám, čekajícím odpovědím, následným krokům a nevyřízené komunikaci
- Připravovat nebo odesílat běžné e-mailové odpovědi na základě oprávnění
- Poskytovat administrativní a výkonnou podporu v různých oblastech podnikání
- Udržovat záznamy, přehledy a digitální dokumentaci přesné a aktuální
- Řídit přidělené úkoly, následné kroky a termíny
- Důsledně pracovat podle zavedených postupů a pracovních toků
- Organizovat informace a koordinovat běžné provozní činnosti
- Upozorňovat na chybějící informace, vznikající problémy a příležitosti ke zlepšení procesů
- Sledovat příchozí dodavatelské faktury ve schránkách klientských účtů
- Předávat faktury do účetního softwaru podle zavedených postupů
- Udržovat uspořádané procesy pro zpracování finančních dokumentů
- Provádět základní administrativu v systému Xero a finanční administrativu včetně kontroly výpisů, aktualizací údajů o úhradách, kontroly transakcí a činností souvisejících s odsouhlasením
- Prověřovat nesrovnalosti a předávat je ke kontrole
- Sledovat záznamy o identifikaci klientů, data platnosti, hodnocení rizik a termíny pro zajištění souladu s předpisy
- Vést záznamy o souladu s předpisy a administrativní přehledy
- Uplatňovat postupy AML a klientské administrativy
- Náležitě nakládat s důvěrnými informacemi o klientech a financích
- Podporovat další výkonné, administrativní a provozní úkoly
- Učit se používat nový software, systémy a interní postupy
- Včas poskytovat informace o průběhu práce včetně nevyřízených položek a možných problémů
Požadavky
- Je vyžadována předchozí zkušenost s administrativou, podporou vedení, kancelářskou administrativou nebo podporou podnikání
- Je vyžadována výborná písemná angličtina a profesionální e-mailová komunikace
- Jsou vyžadovány vynikající organizační schopnosti a smysl pro detail
- Je vyžadována schopnost rychle se učit nové systémy, software a postupy
- Jsou vyžadovány iniciativa, schopnost dotahovat úkoly do konce a řešit problémy
- Je vyžadováno efektivní řízení času a schopnost zvládat více úkolů a termínů
- Je vyžadována schopnost pracovat samostatně a dodržovat zdokumentované postupy
- Zkušenost se správou e-mailů a schránek je výhodou
- Znalost systému Xero nebo jiné účetní platformy je výhodou, nikoli však podmínkou
- Zkušenost s administrací faktur, výpisy dodavatelů nebo základní finanční podporou je výhodou
- Zkušenost s podporou firem ve Spojeném království nebo praxí poskytujících odborné služby je výhodou
- Znalost GDPR, administrace AML nebo sledování souladu s předpisy je výhodou
- Je vyžadováno porozumění důvěrnosti a odpovědnému zacházení s finančními informacemi a údaji klientů
- Microsoft Outlook nebo jiné e-mailové platformy
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel nebo Google Sheets
- Microsoft Office nebo Google Workspace
- Systémy vzdálené plochy
- Další klientské obchodní aplikace podle potřeby
- Je vyžadována dobrá mluvená i písemná angličtina
- Dostupnost na 10 smluvních hodin týdně od pondělí do pátku v časných ranních hodinách britského času
- Práce na základě rámcové smlouvy o poskytování služeb a specifikace rozsahu prací
Benefity
- Konkurenceschopné sazby
- Týdenní výplaty
- Přístup k různým otevřeným pracovním pozicím
- Bezplatné školení a zvyšování kvalifikace
- Průběžná podpora a vedení
- Podporující komunita
- Možnost navýšení počtu hodin podle pracovního výkonu a objemu práce