20four7VA bietet Unternehmen virtuelle Assistenzdienste aus der Ferne, die flexible Unterstützung im operativen Geschäft ermöglichen. Das Team übernimmt Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Geschäftsabläufe, Marketing, Logistik und technische Unterstützung und bietet damit anpassbare personelle Unterstützung, die sich an den wechselnden Anforderungen der Kunden orientiert. Das Unternehmen betreut Organisationen unterschiedlicher Größe und hilft ihnen, wichtige Aufgaben zu delegieren, damit sie sich weiterhin auf ihre übergeordneten geschäftlichen Prioritäten konzentrieren können.
Teilzeit-Assistenz für Administration und Geschäftsführung (Remote im Vereinigten Königreich)
Remote-Tätigkeit in Teilzeit zur administrativen Unterstützung und Unterstützung der Geschäftsführung eines im Vereinigten Königreich ansässigen Unternehmens, einschließlich Postfachverwaltung, Rechnungsbearbeitung, Xero, Compliance-Überwachung und vertraulicher Unterlagen. Erfordert die selbstständige Bearbeitung vielfältiger Aufgaben und Nachverfolgungen.
Beschreibung
- Das geschäftliche Postfach des Inhabers verwalten und organisieren
- Dringende Nachrichten, ausstehende Antworten, Nachverfolgungen und offene Kommunikation priorisieren
- Routineantworten auf E-Mails nach entsprechender Genehmigung entwerfen oder versenden
- Administrative Unterstützung und Unterstützung der Geschäftsführung bei vielfältigen geschäftlichen Aktivitäten leisten
- Aufzeichnungen, Tracker und digitale Dokumentation korrekt und aktuell halten
- Zugewiesene Aufgaben, Nachverfolgungen und Fristen verwalten
- Stets innerhalb festgelegter Verfahren und Arbeitsabläufe arbeiten
- Informationen organisieren und routinemäßige operative Aktivitäten koordinieren
- Auf fehlende Informationen, neu auftretende Probleme und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung hinweisen
- Postfächer von Kundenkonten auf eingehende Lieferantenrechnungen überwachen
- Rechnungen gemäß den festgelegten Verfahren an die Buchhaltungssoftware weiterleiten
- Geordnete Verfahren für die Bearbeitung von Finanzunterlagen aufrechterhalten
- Grundlegende Xero- und Finanzadministration erledigen, einschließlich Prüfung von Kontoauszügen, Aktualisierung von Zahlungsavisen, Transaktionskontrollen und Abstimmungsarbeiten
- Abweichungen untersuchen und zur Prüfung weiterleiten
- Kundenidentifikationsunterlagen, Ablaufdaten, Risikobewertungen und Compliance-Fristen nachverfolgen
- Compliance-Unterlagen und administrative Tracker pflegen
- AML- und Verfahren der Kundenadministration anwenden
- Vertrauliche Kunden- und Finanzinformationen angemessen behandeln
- Zusätzliche Aufgaben für die Geschäftsführung, administrative Aufgaben und auf die Berufspraxis bezogene Tätigkeiten unterstützen
- Neue Software, Systeme und interne Verfahren erlernen
- Zeitnahe Fortschrittsmeldungen einschließlich offener Punkte und möglicher Probleme bereitstellen
Anforderungen
- Erfahrung in Administration, Assistenz der Geschäftsführung, Büroverwaltung oder Unternehmenssupport ist erforderlich
- Sehr gute schriftliche Englischkenntnisse und professionelle E-Mail-Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich
- Hervorragende Organisationsfähigkeit und ausgeprägte Detailgenauigkeit sind erforderlich
- Die Fähigkeit, neue Systeme, Software und Verfahren schnell zu erlernen, ist erforderlich
- Ausgeprägte Eigeninitiative, konsequente Nachverfolgung und Problemlösungsfähigkeit sind erforderlich
- Effektives Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen zu bearbeiten, sind erforderlich
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und dokumentierte Verfahren zu befolgen, ist erforderlich
- Erfahrung in der E-Mail- und Postfachverwaltung ist wünschenswert
- Kenntnisse in Xero oder einer anderen Buchhaltungsplattform sind wünschenswert, aber nicht erforderlich
- Erfahrung mit Rechnungsverwaltung, Lieferantenkontoauszügen oder grundlegender Finanzunterstützung ist wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung britischer Unternehmen oder in Praxen aus dem Bereich der professionellen Dienstleistungen ist von Vorteil
- Kenntnisse der DSGVO, der AML-Administration oder der Compliance-Nachverfolgung sind von Vorteil
- Ein Verständnis für Vertraulichkeit und den verantwortungsvollen Umgang mit Finanz- und Kundeninformationen ist erforderlich
- Microsoft Outlook oder andere E-Mail-Plattformen
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel oder Google Sheets
- Microsoft Office oder Google Workspace
- Remote-Desktop-Systeme
- Andere kundenspezifische Geschäftsanwendungen nach Bedarf
- Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sind erforderlich
- Verfügbarkeit für 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Woche, montags bis freitags, am frühen Morgen nach britischer Zeit
- Arbeit auf Grundlage eines Master Services Agreement und einer Statement of Work
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähige Vergütungssätze
- Wöchentliche Zahlungen
- Zugang zu verschiedenen offenen Stellen
- Kostenlose Schulungen und Weiterbildungen
- Laufende Unterstützung und Begleitung
- Eine unterstützende Gemeinschaft
- Möglichkeit einer Erhöhung der Stundenzahl abhängig von Leistung und Arbeitsaufkommen