تقدم شركة 20four7VA خدمات المساعد الافتراضي عن بُعد للشركات التي تبحث عن دعم تشغيلي مرن. يعمل فريقها في مجالات تشمل المهام الإدارية، والعمليات التجارية، والتسويق، والخدمات اللوجستية، والمساعدة التقنية، مما يتيح للعملاء الاستفادة من دعم وظيفي قابل للتخصيص مع تطور احتياجاتهم. تخدم الشركة مؤسسات بأحجام مختلفة، وتركز على مساعدتها في تفويض الأعمال الأساسية مع الحفاظ على تركيزها على أولوياتها التجارية الأوسع.
مساعد إداري وتنفيذي بدوام جزئي (عن بُعد في المملكة المتحدة)
دور دعم إداري وتنفيذي عن بُعد وبدوام جزئي لدى شركة مقرها المملكة المتحدة، يشمل إدارة البريد الوارد والفوترة وXero ومتابعة الامتثال والسجلات السرية. يتطلب التعامل باستقلالية مع مهام متنوعة وإجراء المتابعات اللازمة.
الوصف
- إدارة وتنظيم البريد الوارد الخاص بأعمال المالك
- ترتيب أولويات الرسائل العاجلة والردود المعلقة والمتابعات والمراسلات غير المكتملة
- صياغة الردود الروتينية على رسائل البريد الإلكتروني أو إرسالها عند الحصول على التفويض
- تقديم الدعم الإداري والتنفيذي في مختلف أنشطة الأعمال
- الحفاظ على دقة السجلات وأدوات التتبع والوثائق الرقمية وتحديثها باستمرار
- إدارة المهام والمتابعات والمواعيد النهائية الموكلة
- العمل باستمرار وفق الإجراءات ومسارات العمل المعتمدة
- تنظيم المعلومات وتنسيق الأنشطة التشغيلية الروتينية
- الإبلاغ عن المعلومات الناقصة والمشكلات الناشئة والفرص المتاحة لتحسين العمليات
- مراقبة صناديق البريد الوارد لحسابات العملاء بحثًا عن فواتير الموردين الواردة
- إحالة الفواتير إلى برنامج مسك الدفاتر وفق الإجراءات المعتمدة
- الحفاظ على إجراءات منظمة للتعامل مع المستندات المالية
- إتمام أعمال إدارية أساسية في Xero والتمويل، بما في ذلك مراجعة الكشوف وتحديثات إشعارات التحويل وفحوصات المعاملات والأعمال المتعلقة بالتسويات
- التحقيق في الفروقات وتصعيدها للمراجعة
- تتبع سجلات تعريف العملاء وتواريخ انتهاء الصلاحية وتقييمات المخاطر ومواعيد الامتثال النهائية
- الحفاظ على سجلات الامتثال وأدوات التتبع الإدارية
- تطبيق إجراءات مكافحة غسل الأموال وإدارة العملاء
- التعامل بشكل مناسب مع معلومات العملاء والمعلومات المالية السرية
- دعم المهام التنفيذية والإدارية ومهام الممارسة الإضافية
- تعلم البرامج والأنظمة والإجراءات الداخلية الجديدة
- تقديم تحديثات مرحلية في الوقت المناسب، بما في ذلك العناصر العالقة والمشكلات المحتملة
المتطلبات
- يشترط وجود خبرة سابقة في الإدارة أو المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب أو دعم الأعمال
- يشترط امتلاك مهارات قوية في الكتابة باللغة الإنجليزية والتواصل المهني عبر البريد الإلكتروني
- يشترط التمتع بقدرة ممتازة على التنظيم والانتباه إلى التفاصيل
- يشترط القدرة على تعلم الأنظمة والبرامج والإجراءات الجديدة بسرعة
- يشترط امتلاك روح المبادرة والقدرة على المتابعة وحل المشكلات
- يشترط امتلاك مهارات فعالة في إدارة الوقت والقدرة على التعامل مع مهام ومواعيد نهائية متعددة
- يشترط القدرة على العمل باستقلالية واتباع الإجراءات الموثقة
- تُفضل الخبرة في إدارة البريد الإلكتروني وصناديق البريد الوارد
- تُفضل المعرفة بـ Xero أو منصات مسك الدفاتر الأخرى، لكنها ليست مطلوبة
- تُفضل الخبرة في إدارة الفواتير أو كشوف الموردين أو دعم الشؤون المالية الأساسية
- تُعد الخبرة في دعم الشركات البريطانية أو ممارسات الخدمات المهنية ميزة إضافية
- تُعد المعرفة بإدارة اللائحة العامة لحماية البيانات أو مكافحة غسل الأموال أو تتبع الامتثال ميزة إضافية
- يشترط فهم السرية والتعامل المسؤول مع المعلومات المالية ومعلومات العملاء
- Microsoft Outlook أو منصات البريد الإلكتروني الأخرى
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel أو Google Sheets
- Microsoft Office أو Google Workspace
- أنظمة سطح المكتب البعيد
- تطبيقات أعمال أخرى خاصة بالعملاء حسب الحاجة
- يشترط إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا
- التفرغ للعمل 10 ساعات تعاقدية أسبوعيًا، من الاثنين إلى الجمعة، خلال ساعات الصباح الباكر بتوقيت المملكة المتحدة
- العمل بموجب اتفاقية الخدمات الرئيسية وبيان نطاق العمل
المزايا
- معدلات أجور تنافسية
- دفعات أسبوعية
- إمكانية الوصول إلى مجموعة متنوعة من الوظائف المتاحة
- تدريب مجاني وتطوير للمهارات
- دعم وإرشاد مستمران
- مجتمع داعم
- إمكانية زيادة ساعات العمل بناءً على الأداء وحجم العمل