20four7VA tilbyder virtuelle assistancetjenester på afstand til virksomheder, der søger fleksibel operationel støtte. Teamet arbejder med administrative opgaver, forretningsdrift, markedsføring, logistik og teknisk assistance, hvilket giver kunder adgang til tilpasset personalestøtte i takt med, at deres behov udvikler sig. Virksomheden betjener organisationer af forskellig størrelse og fokuserer på at hjælpe dem med at uddelegere vigtigt arbejde, samtidig med at de kan fastholde fokus på bredere forretningsmæssige prioriteter.
Administrativ assistent og direktionassistent på deltid (fjernarbejde i Storbritannien)
Administrativ støtte og direktionsstøtte på deltid og med fjernarbejde for en britisk virksomhed med ansvar for indbakkehåndtering, fakturering, Xero, compliance-opfølgning og fortrolige registre. Kræver selvstændig håndtering af varierede opgaver og opfølgninger.
Beskrivelse
- Administrere og organisere ejerens virksomhedsindbakke
- Prioritere presserende beskeder, afventende svar, opfølgninger og udestående kommunikation
- Udarbejde eller sende rutinemæssige e-mailsvar, når det er godkendt
- Yde administrativ støtte og direktionsstøtte på tværs af forskellige forretningsaktiviteter
- Holde registre, opfølgningslister og digital dokumentation korrekte og opdaterede
- Håndtere tildelte opgaver, opfølgninger og deadlines
- Arbejde konsekvent efter etablerede procedurer og arbejdsgange
- Organisere information og koordinere rutinemæssige driftsaktiviteter
- Gøre opmærksom på manglende information, nye problemer og muligheder for procesforbedringer
- Overvåge klientkontos indbakker for indgående leverandørfakturaer
- Videresende fakturaer til bogføringssoftware i henhold til etablerede procedurer
- Opretholde ordnede processer for håndtering af økonomiske dokumenter
- Udføre grundlæggende Xero- og økonomiadministration, herunder gennemgang af kontoudtog, opdatering af betalingsmeddelelser, transaktionskontrol og afstemningsrelateret arbejde
- Undersøge afvigelser og eskalere dem til gennemgang
- Følge klientidentifikationsoplysninger, udløbsdatoer, risikovurderinger og deadlines for compliance
- Vedligeholde compliance-registre og administrative opfølgningslister
- Anvende AML- og klientadministrative procedurer
- Håndtere fortrolige klient- og økonomioplysninger på passende vis
- Understøtte yderligere opgaver inden for direktion, administration og praksis
- Lære nye programmer, systemer og interne procedurer
- Give rettidige statusopdateringer, herunder udestående punkter og potentielle problemer
Krav
- Tidligere erfaring med administration, direktionsassistance, kontoradministration eller virksomhedsstøtte er påkrævet
- Stærke skriftlige engelskkundskaber og professionel e-mailkommunikation er påkrævet
- Fremragende organisatoriske evner og sans for detaljer er påkrævet
- Evne til hurtigt at lære nye systemer, programmer og procedurer er påkrævet
- Stærkt initiativ, god opfølgning og problemløsningsevne er påkrævet
- Effektiv tidsstyring og evne til at håndtere flere opgaver og deadlines er påkrævet
- Evne til at arbejde selvstændigt og følge dokumenterede procedurer er påkrævet
- Erfaring med e-mail- og indbakkehåndtering er en fordel
- Kendskab til Xero eller andre bogføringsplatforme er en fordel, men ikke et krav
- Erfaring med fakturaadministration, leverandørudtog eller grundlæggende økonomisk support er en fordel
- Erfaring med at støtte britiske virksomheder eller praksisser inden for professionelle tjenester er en fordel
- Kendskab til GDPR, AML-administration eller compliance-opfølgning er en fordel
- Forståelse for fortrolighed og ansvarlig håndtering af økonomiske oplysninger og klientoplysninger er påkrævet
- Microsoft Outlook eller andre e-mailplatforme
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel eller Google Sheets
- Microsoft Office eller Google Workspace
- Fjernskrivebordssystemer
- Andre klientspecifikke forretningsapplikationer efter behov
- Stærke skriftlige og mundtlige engelskkundskaber er påkrævet
- Mulighed for at arbejde 10 kontraktlige timer om ugen, mandag til fredag, tidligt om morgenen britisk tid
- Arbejde under en Master Services Agreement og en Statement of Work
Fordele
- Konkurrencedygtige honorarer
- Ugentlige betalinger
- Adgang til forskellige ledige roller
- Gratis træning og kompetenceudvikling
- Løbende støtte og vejledning
- Et støttende fællesskab
- Mulighed for flere timer baseret på præstation og arbejdsbelastning