20four7VA tarjoaa yrityksille etäavustajapalveluja joustavaan operatiiviseen tukeen. Sen tiimi työskentelee hallinnollisten tehtävien, liiketoiminnan, markkinoinnin, logistiikan ja teknisen avun parissa tarjoten asiakkaille mukautettavaa henkilöstötukea heidän tarpeidensa kehittyessä. Yritys palvelee erikokoisia organisaatioita ja auttaa niitä siirtämään olennaisia tehtäviä muiden hoidettaviksi, jotta ne voivat keskittyä laajempiin liiketoiminnan tavoitteisiin.
Osa-aikainen hallinto- ja johdon assistentti (etätyö Isossa-Britanniassa)
Etätyötä tarjoava osa-aikainen hallinto- ja johdon tukitehtävä Isossa-Britanniassa toimivassa yrityksessä. Tehtäviin kuuluvat sähköpostin hallinta, laskutus, Xero, vaatimustenmukaisuuden seuranta ja luottamukselliset asiakirjat.
Kuvaus
- Hallinnoi ja järjestä omistajan yrityksen sähköpostilaatikkoa
- Priorisoi kiireelliset viestit, odottavat vastaukset, seurannat ja avoimet viestintäasiat
- Laadi tai lähetä tavanomaisia sähköpostivastauksia valtuutuksen perusteella
- Tarjoa hallinnollista ja johdon tukea monenlaisissa liiketoiminnan tehtävissä
- Pidä rekisterit, seurantataulukot ja digitaaliset asiakirjat täsmällisinä ja ajan tasalla
- Hallinnoi annettuja tehtäviä, seurantatoimia ja määräaikoja
- Työskentele johdonmukaisesti vakiintuneiden menettelytapojen ja työnkulkujen mukaisesti
- Järjestä tietoja ja koordinoi tavanomaisia operatiivisia toimintoja
- Ilmoita puuttuvista tiedoista, esiin nousevista ongelmista ja prosessien parantamismahdollisuuksista
- Seuraa asiakastilien sähköpostilaatikoita saapuvien toimittajalaskujen varalta
- Välitä laskut kirjanpito-ohjelmistoon vakiintuneiden menettelytapojen mukaisesti
- Ylläpidä talousasiakirjojen käsittelyn järjestelmällisiä prosesseja
- Hoida Xeroon ja talouteen liittyviä perushallintotehtäviä, kuten tiliotteiden tarkastuksia, maksutietojen päivityksiä, tapahtumien tarkistuksia ja täsmäytyksiin liittyviä tehtäviä
- Selvitä poikkeamat ja vie ne tarkistettaviksi
- Seuraa asiakkaan tunnistetietoja, vanhenemispäiviä, riskinarviointeja ja vaatimustenmukaisuuden määräaikoja
- Ylläpidä vaatimustenmukaisuuden rekistereitä ja hallinnollisia seurantataulukoita
- Sovella rahanpesun estämiseen ja asiakashallintoon liittyviä menettelyjä
- Käsittele luottamuksellisia asiakas- ja taloustietoja asianmukaisesti
- Tue muita johdon, hallinnon ja käytäntöjen hoitoon liittyviä tehtäviä
- Opettele uusia ohjelmistoja, järjestelmiä ja sisäisiä menettelytapoja
- Anna ajantasaisia edistymispäivityksiä, mukaan lukien avoimet asiat ja mahdolliset ongelmat
Vaatimukset
- Aiempi kokemus hallinnosta, johdon assistentin tehtävistä, toimistohallinnosta tai liiketoiminnan tukitehtävistä on välttämätön
- Erinomainen kirjallinen englannin kielen taito ja ammattimainen sähköpostiviestintä ovat välttämättömiä
- Erinomaiset organisointitaidot ja tarkkuus ovat välttämättömiä
- Kyky oppia nopeasti uusia järjestelmiä, ohjelmistoja ja menettelytapoja on välttämätön
- Vahva oma-aloitteisuus, tehtävien loppuun saattaminen ja ongelmanratkaisukyky ovat välttämättömiä
- Tehokas ajanhallinta ja kyky hoitaa useita tehtäviä ja määräaikoja ovat välttämättömiä
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja noudattaa dokumentoituja menettelytapoja on välttämätön
- Kokemus sähköpostin ja postilaatikoiden hallinnasta on eduksi
- Xeron tai muun kirjanpitoalustan tuntemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä
- Kokemus laskutuksesta, toimittajien tiliotteista tai talouden perustehtävistä on eduksi
- Kokemus työskentelystä Isossa-Britanniassa toimivien yritysten tai asiantuntijapalveluyritysten kanssa on eduksi
- GDPR:n, rahanpesun estämiseen liittyvän hallinnon tai vaatimustenmukaisuuden seurannan tuntemus on eduksi
- Luottamuksellisuuden ymmärtäminen ja talous- ja asiakastietojen vastuullinen käsittely ovat välttämättömiä
- Microsoft Outlook tai muu sähköpostialusta
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel tai Google Sheets
- Microsoft Office tai Google Workspace
- Etätyöpöytäjärjestelmät
- Muut asiakkaan tarvitsemat liiketoimintasovellukset
- Vahva kirjallinen ja suullinen englannin kielen taito on välttämätön
- Mahdollisuus työskennellä 10 sopimukseen perustuvaa tuntia viikossa maanantaista perjantaihin Ison-Britannian aikaisten aikaisten aamutuntien aikana
- Työskentely Master Services Agreement -puitesopimuksen ja Statement of Work -työmäärityksen mukaisesti
Edut
- Kilpailukykyiset palkkiot
- Viikoittaiset maksut
- Pääsy useisiin avoimiin tehtäviin
- Maksuton koulutus ja osaamisen kehittäminen
- Jatkuva tuki ja ohjaus
- Kannustava yhteisö
- Mahdollisuus tuntimäärän kasvattamiseen suoriutumisen ja työmäärän perusteella