20four7VA
20four7VA
51 – 200 Employés
ConseilLogistiqueMarketing
20four7VA propose des services d’assistants virtuels à distance aux entreprises qui recherchent un soutien opérationnel flexible. Son équipe intervient dans les tâches administratives, les opérations commerciales, le marketing, la logistique et l’assistance technique, offrant aux clients des solutions de renfort personnalisables à mesure que leurs besoins évoluent. L’entreprise accompagne des organisations de différentes tailles et les aide à déléguer les tâches essentielles tout en restant concentrées sur leurs priorités générales.

Assistant administratif et de direction à temps partiel (télétravail au Royaume-Uni)

Poste à temps partiel en télétravail pour fournir un soutien administratif et de direction à une entreprise basée au Royaume-Uni, notamment la gestion de boîte de réception, la facturation, Xero, le suivi de la conformité et les dossiers confidentiels. Nécessite de gérer de manière autonome des tâches variées et d’assurer les suivis.

Description

  • Gérer et organiser la boîte de réception professionnelle du propriétaire
  • Prioriser les messages urgents, les réponses en attente, les suivis et les communications en suspens
  • Rédiger ou envoyer des réponses courantes par e-mail lorsque cela est autorisé
  • Fournir un soutien administratif et de direction dans diverses activités de l’entreprise
  • Tenir à jour des dossiers, des tableaux de suivi et une documentation numérique exacts
  • Gérer les tâches attribuées, les suivis et les échéances
  • Travailler de manière constante selon les procédures et les flux de travail établis
  • Organiser les informations et coordonner les activités opérationnelles courantes
  • Signaler les informations manquantes, les problèmes émergents et les possibilités d’amélioration des processus
  • Surveiller les boîtes de réception des comptes clients pour repérer les factures fournisseurs reçues
  • Transférer les factures vers le logiciel de comptabilité conformément aux procédures établies
  • Maintenir des processus ordonnés pour le traitement des documents financiers
  • Effectuer des tâches de base liées à Xero et à l’administration financière, notamment la vérification des relevés, la mise à jour des remises, le contrôle des transactions et les activités liées au rapprochement
  • Examiner les écarts et les transmettre pour analyse
  • Suivre les dossiers d’identification des clients, les dates d’expiration, les évaluations des risques et les échéances de conformité
  • Tenir à jour les dossiers de conformité et les tableaux de suivi administratifs
  • Appliquer les procédures de lutte contre le blanchiment d’argent et d’administration des clients
  • Traiter de manière appropriée les informations confidentielles relatives aux clients et aux finances
  • Contribuer à d’autres tâches de direction, administratives et liées à l’activité professionnelle
  • Apprendre à utiliser de nouveaux logiciels, systèmes et procédures internes
  • Fournir des mises à jour ponctuelles sur l’avancement, notamment les éléments en suspens et les problèmes potentiels

Exigences

  • Une expérience préalable en administration, assistance de direction, administration de bureau ou soutien aux entreprises est requise
  • Un très bon niveau d’anglais écrit et d’excellentes compétences en communication professionnelle par e-mail sont requis
  • Un excellent sens de l’organisation et une grande attention aux détails sont requis
  • La capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes, logiciels et procédures est requise
  • L’initiative, le sens du suivi et la capacité à résoudre les problèmes sont requis
  • Une gestion efficace du temps et la capacité à gérer plusieurs tâches et échéances sont requises
  • La capacité à travailler de manière autonome et à suivre des procédures documentées est requise
  • Une expérience de la gestion des e-mails et des boîtes de réception est appréciée
  • Une connaissance de Xero ou d’autres plateformes de comptabilité est appréciée, mais non obligatoire
  • Une expérience de l’administration des factures, des relevés fournisseurs ou du soutien financier de base est appréciée
  • Une expérience auprès d’entreprises britanniques ou de cabinets de services professionnels constitue un atout
  • Une connaissance du RGPD, de l’administration liée à la lutte contre le blanchiment d’argent ou du suivi de la conformité constitue un atout
  • La compréhension de la confidentialité et du traitement responsable des informations financières et clients est requise
  • Microsoft Outlook ou d’autres plateformes de messagerie
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel ou Google Sheets
  • Microsoft Office ou Google Workspace
  • Systèmes de bureau à distance
  • Autres applications professionnelles propres aux clients, selon les besoins
  • Un bon niveau d’anglais écrit et parlé est requis
  • Disponibilité pour 10 heures contractuelles par semaine, du lundi au vendredi, tôt le matin selon l’heure du Royaume-Uni
  • Travailler dans le cadre d’un Accord-cadre de services et d’un Énoncé des travaux

Avantages

  • Rémunération compétitive
  • Paiements hebdomadaires
  • Accès à diverses offres ouvertes
  • Formation et perfectionnement gratuits
  • Soutien et accompagnement continus
  • Une communauté solidaire
  • Possibilité d’augmenter le nombre d’heures selon les performances et la charge de travail

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