20four7VA ofrece servicios remotos de asistentes virtuales para empresas que buscan apoyo operativo flexible. Su equipo trabaja en tareas administrativas, operaciones comerciales, marketing, logística y asistencia técnica, proporcionando a los clientes soluciones de personal personalizables a medida que evolucionan sus necesidades. La empresa presta servicio a organizaciones de distintos tamaños y se centra en ayudarlas a delegar tareas esenciales mientras mantienen la atención en sus prioridades empresariales generales.
Asistente administrativo y ejecutivo a tiempo parcial (remoto en el Reino Unido)
Puesto remoto a tiempo parcial de apoyo administrativo y ejecutivo para una empresa con sede en el Reino Unido, que incluye gestión de bandejas de entrada, facturación, Xero, seguimiento del cumplimiento y registros confidenciales. Requiere gestionar de forma independiente tareas variadas y realizar seguimientos.
Descripción
- Gestionar y organizar la bandeja de entrada empresarial del propietario
- Priorizar mensajes urgentes, respuestas pendientes, seguimientos y comunicaciones pendientes
- Redactar o enviar respuestas rutinarias por correo electrónico cuando se autorice
- Prestar apoyo administrativo y ejecutivo en diversas actividades empresariales
- Mantener actualizados y precisos los registros, controles y documentos digitales
- Gestionar las tareas asignadas, los seguimientos y los plazos
- Trabajar de forma constante conforme a los procedimientos y flujos de trabajo establecidos
- Organizar la información y coordinar las actividades operativas rutinarias
- Señalar la falta de información, los problemas emergentes y las oportunidades para mejorar los procesos
- Supervisar las bandejas de entrada de las cuentas de clientes para detectar facturas de proveedores recibidas
- Remitir las facturas al software de contabilidad conforme a los procedimientos establecidos
- Mantener procesos ordenados para la gestión de documentos financieros
- Realizar tareas básicas de administración financiera y de Xero, incluidas revisiones de extractos, actualizaciones de remesas, comprobaciones de transacciones y trabajos relacionados con conciliaciones
- Investigar discrepancias y elevarlas para su revisión
- Realizar el seguimiento de los registros de identificación de clientes, las fechas de vencimiento, las evaluaciones de riesgo y los plazos de cumplimiento
- Mantener los registros de cumplimiento y los controles administrativos
- Aplicar procedimientos de AML y de administración de clientes
- Gestionar adecuadamente la información confidencial de clientes y financiera
- Prestar apoyo en tareas adicionales de carácter ejecutivo, administrativo y relacionadas con la práctica profesional
- Aprender a utilizar nuevos programas, sistemas y procedimientos internos
- Proporcionar actualizaciones puntuales del progreso, incluidos los asuntos pendientes y los posibles problemas
Requisitos
- Se requiere experiencia previa en administración, asistencia ejecutiva, administración de oficinas o apoyo empresarial
- Se requieren un alto nivel de inglés escrito y excelentes habilidades de comunicación profesional por correo electrónico
- Se requieren excelentes dotes de organización y atención al detalle
- Se requiere capacidad para aprender rápidamente nuevos sistemas, programas y procedimientos
- Se requieren iniciativa, seguimiento y capacidad de resolución de problemas
- Se requieren una gestión eficaz del tiempo y capacidad para gestionar múltiples tareas y plazos
- Se requiere capacidad para trabajar de forma independiente y seguir procedimientos documentados
- Se valora la experiencia en gestión del correo electrónico y de bandejas de entrada
- Se valoran los conocimientos de Xero u otras plataformas de contabilidad, aunque no son imprescindibles
- Se valora la experiencia en administración de facturas, extractos de proveedores o apoyo financiero básico
- Se valorará la experiencia prestando apoyo a empresas del Reino Unido o a despachos de servicios profesionales
- Se valoran los conocimientos de RGPD, administración AML o seguimiento del cumplimiento
- Se requiere comprender la confidencialidad y el tratamiento responsable de la información financiera y de clientes
- Microsoft Outlook u otras plataformas de correo electrónico
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel o Google Sheets
- Microsoft Office o Google Workspace
- Sistemas de escritorio remoto
- Otras aplicaciones empresariales específicas de clientes según sea necesario
- Se requiere un nivel alto de inglés escrito y hablado
- Disponibilidad para trabajar 10 horas contratadas a la semana, de lunes a viernes, durante las primeras horas de la mañana según el horario del Reino Unido
- Trabajar en virtud de un Acuerdo Marco de Servicios y una Declaración de Trabajo
Beneficios
- Tarifas competitivas
- Pagos semanales
- Acceso a diversas vacantes
- Formación y desarrollo de habilidades gratuitos
- Apoyo y orientación continuos
- Una comunidad de apoyo
- Posibilidad de aumentar las horas según el rendimiento y la carga de trabajo