20four7VA offre servizi di assistenza virtuale da remoto alle aziende che cercano un supporto operativo flessibile. Il suo team si occupa di attività amministrative, operazioni aziendali, marketing, logistica e assistenza tecnica, mettendo a disposizione dei clienti soluzioni di supporto personalizzabili in base all’evoluzione delle loro esigenze. L’azienda serve organizzazioni di diverse dimensioni e le aiuta a delegare le attività essenziali, mantenendo l’attenzione sulle priorità aziendali più ampie.
Assistente amministrativo ed esecutivo part-time (da remoto nel Regno Unito)
Ruolo part-time da remoto per fornire supporto amministrativo ed esecutivo a un'azienda con sede nel Regno Unito, occupandosi di gestione della posta in arrivo, fatturazione, Xero, monitoraggio della conformità e documenti riservati. Richiede autonomia nella gestione di attività diversificate e dei relativi follow-up.
Descrizione
- Gestire e organizzare la casella di posta aziendale del titolare
- Dare priorità ai messaggi urgenti, alle risposte in sospeso, ai follow-up e alle comunicazioni inevase
- Redigere o inviare risposte e-mail di routine quando autorizzati
- Fornire supporto amministrativo ed esecutivo per diverse attività aziendali
- Mantenere accurati e aggiornati registri, strumenti di monitoraggio e documentazione digitale
- Gestire le attività assegnate, i follow-up e le scadenze
- Lavorare con costanza secondo le procedure e i flussi di lavoro stabiliti
- Organizzare le informazioni e coordinare le attività operative di routine
- Segnalare informazioni mancanti, problemi emergenti e opportunità di miglioramento dei processi
- Monitorare le caselle di posta degli account dei clienti per individuare le fatture dei fornitori ricevute
- Inoltrare le fatture al software di contabilità secondo le procedure stabilite
- Mantenere processi ordinati per la gestione dei documenti finanziari
- Svolgere attività di base relative a Xero e all'amministrazione finanziaria, tra cui revisione degli estratti conto, aggiornamento delle rimesse, verifica delle transazioni e attività relative alle riconciliazioni
- Esaminare le discrepanze e sottoporle a verifica
- Monitorare i documenti identificativi dei clienti, le date di scadenza, le valutazioni del rischio e le scadenze di conformità
- Mantenere i registri di conformità e gli strumenti di monitoraggio amministrativo
- Applicare le procedure AML e di amministrazione dei clienti
- Gestire correttamente le informazioni riservate dei clienti e quelle finanziarie
- Fornire supporto per ulteriori attività esecutive, amministrative e relative alla pratica professionale
- Imparare a usare nuovi software, sistemi e procedure interne
- Fornire aggiornamenti tempestivi sullo stato di avanzamento, inclusi gli elementi in sospeso e i potenziali problemi
Requisiti
- È richiesta esperienza precedente in amministrazione, assistenza esecutiva, amministrazione d'ufficio o supporto aziendale
- Sono richiesti un'ottima conoscenza dell'inglese scritto e solide capacità di comunicazione professionale via e-mail
- Sono richiesti eccellenti capacità organizzative e attenzione ai dettagli
- È richiesta la capacità di apprendere rapidamente nuovi sistemi, software e procedure
- Sono richiesti forte iniziativa, capacità di portare a termine le attività e capacità di risolvere i problemi
- Sono richiesti un'efficace gestione del tempo e la capacità di gestire più attività e scadenze
- È richiesta la capacità di lavorare in autonomia e seguire procedure documentate
- È preferibile esperienza nella gestione delle e-mail e delle caselle di posta
- La familiarità con Xero o altre piattaforme contabili è preferibile ma non obbligatoria
- È preferibile esperienza nell'amministrazione delle fatture, negli estratti conto dei fornitori o nel supporto finanziario di base
- Costituisce un vantaggio l'esperienza nel supporto ad aziende del Regno Unito o studi di servizi professionali
- Costituisce un vantaggio la familiarità con il GDPR, l'amministrazione AML o il monitoraggio della conformità
- È richiesta la comprensione della riservatezza e della gestione responsabile delle informazioni finanziarie e dei clienti
- Microsoft Outlook o altre piattaforme di posta elettronica
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel o Google Sheets
- Microsoft Office o Google Workspace
- Sistemi di desktop remoto
- Altre applicazioni aziendali specifiche dei clienti, secondo necessità
- È richiesta un'ottima conoscenza dell'inglese scritto e parlato
- Disponibilità per 10 ore contrattuali alla settimana, dal lunedì al venerdì, nelle prime ore del mattino secondo l'orario del Regno Unito
- Lavorare in base a un Accordo quadro sui servizi e a una Dichiarazione di lavoro
Benefit
- Compensi competitivi
- Pagamenti settimanali
- Accesso a diverse posizioni aperte
- Formazione e aggiornamento professionale gratuiti
- Supporto e orientamento continui
- Una comunità solidale
- Possibilità di aumentare le ore in base alle prestazioni e al carico di lavoro