兼职行政与高管助理（英国远程）
为一家总部位于英国的企业提供远程兼职行政与高管支持，负责收件箱管理、开票、Xero、合规跟踪和机密记录管理。 需要能够独立处理各类任务并跟进事项。
描述
- 管理和整理业主的业务收件箱
- 确定紧急消息、待回复内容、跟进事项和未完成沟通的优先级
- 在获得授权后起草或发送日常邮件回复
- 为各类业务活动提供行政与高管支持
- 确保记录、跟踪表和数字文档准确且及时更新
- 管理分配的任务、跟进事项和截止日期
- 始终按照既定流程和工作程序开展工作
- 整理信息并协调日常运营活动
- 指出缺失信息、新出现的问题以及改进流程的机会
- 监控客户账户收件箱中的供应商发票
- 按照既定流程将发票转交至记账软件
- 保持财务文件处理流程有序
- 完成基础的Xero和财务行政工作，包括审阅对账单、更新汇款信息、核查交易以及与对账相关的工作
- 调查差异并上报审核
- 跟踪客户身份记录、到期日期、风险评估和合规截止日期
- 维护合规记录和行政跟踪表
- 执行反洗钱（AML）和客户管理流程
- 妥善处理机密客户及财务信息
- 支持其他高管、行政和业务实践相关任务
- 学习新的软件、系统和内部流程
- 及时提供进度更新，包括未完成事项和潜在问题
任职要求
- 必须具备行政、高管助理、办公室行政或业务支持方面的相关经验
- 必须具备良好的英语书面能力和专业邮件沟通能力
- 必须具备出色的组织能力和注重细节的能力
- 必须能够快速学习新的系统、软件和流程
- 必须具备较强的主动性、执行力和解决问题的能力
- 必须具备有效的时间管理能力，并能够处理多项任务和截止日期
- 必须能够独立工作并遵循书面流程
- 有邮件和收件箱管理经验者优先
- 熟悉Xero或其他记账平台者优先，但非必需
- 有发票管理、供应商对账单或基础财务支持经验者优先
- 有支持英国企业或专业服务机构经验者优先
- 熟悉GDPR、反洗钱管理或合规跟踪者优先
- 必须了解保密要求，并能负责任地处理财务和客户信息
- Microsoft Outlook或其他邮件平台
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel或Google Sheets
- Microsoft Office或Google Workspace
- 远程桌面系统
- 根据需要使用其他客户指定的业务应用程序
- 必须具备良好的英语书面和口语能力
- 每周一至周五英国时间清晨时段，每周可提供10个合同约定工时
- 根据《主服务协议》和《工作说明书》开展工作
福利待遇
- 具有竞争力的报酬
- 每周付款
- 可申请各种开放职位
- 免费培训和技能提升
- 持续的支持与指导
- 互助的社区
- 根据表现和工作量，工作时长可能增加