20four7VA pakub ettevõtetele paindlikuks tegevustoeks virtuaalassistendi teenuseid. Selle meeskond tegeleb haldusülesannete, äritegevuse, turunduse, logistika ja tehnilise abiga, pakkudes klientidele kohandatavat personalituge vastavalt nende muutuvatele vajadustele. Ettevõte teenindab eri suurusega organisatsioone ning aitab neil olulisi ülesandeid delegeerida, et nad saaksid keskenduda laiematele äriprioriteetidele.
Osalise tööajaga haldus- ja juhiassistent (kaugtöö Ühendkuningriigis)
Kaugtööl põhinev osalise tööajaga haldus- ja juhitoe roll Ühendkuningriigis tegutsevas ettevõttes. Töö hõlmab postkasti haldamist, arvete töötlemist, Xero kasutamist, nõuetele vastavuse jälgimist ja konfidentsiaalseid dokumente.
Kirjeldus
- Halda ja korrasta omaniku ettevõtte postkasti
- Sea esikohale kiireloomulised sõnumid, vastamata kirjad, järeltegevused ja lahendamata suhtlusasjad
- Koosta või saada volituse korral tavapäraseid e-kirjade vastuseid
- Paku haldus- ja juhituge mitmesugustes äritegevustes
- Hoia registrid, jälgimistabelid ja digidokumendid täpsed ning ajakohased
- Halda määratud ülesandeid, järeltegevusi ja tähtaegu
- Tööta järjepidevalt kehtestatud protseduuride ja töövoogude kohaselt
- Korrasta teavet ja koordineeri tavapäraseid operatiivtegevusi
- Anna teada puuduvast teabest, tekkivatest probleemidest ja protsesside täiustamise võimalustest
- Jälgi kliendikontode postkaste saabuvate tarnijate arvete osas
- Edasta arved raamatupidamistarkvarasse kehtestatud protseduuride kohaselt
- Hoia finantsdokumentide käsitlemise protsessid korrastatuna
- Tee Xero ja finantsvaldkonna põhiseid haldustoiminguid, sealhulgas väljavõtete ülevaatusi, makseandmete uuendusi, tehingute kontrolli ja kooskõlastamisega seotud tööd
- Uuri lahknevusi ja edasta need ülevaatamiseks
- Jälgi kliendi isikut tõendavaid andmeid, aegumiskuupäevi, riskihindamisi ja nõuetele vastavuse tähtaegu
- Hoia nõuetele vastavuse registreid ja halduslikke jälgimistabeleid
- Rakenda rahapesu tõkestamise ja kliendihalduse protseduure
- Käsitle konfidentsiaalset kliendi- ja finantsteavet nõuetekohaselt
- Toeta täiendavaid juhtimis-, haldus- ja praktikaga seotud ülesandeid
- Õpi kasutama uut tarkvara, süsteeme ja sisemisi protseduure
- Anna õigeaegseid edenemisülevaateid, sealhulgas avatud ülesannete ja võimalike probleemide kohta
Nõuded
- Varasem kogemus halduse, juhiassistendi töö, kontorihalduse või ärilise tugitegevuse valdkonnas on nõutav
- Tugev kirjalik inglise keele oskus ja professionaalse e-kirjavahetuse oskus on nõutavad
- Suurepärane organiseerimisoskus ja tähelepanelikkus detailide suhtes on nõutavad
- Oskus kiiresti õppida uusi süsteeme, tarkvara ja protseduure on nõutav
- Tugev algatusvõime, ülesannete lõpuleviimine ja probleemilahendusoskus on nõutavad
- Tõhus ajaplaneerimine ning võime hallata mitut ülesannet ja tähtaega on nõutavad
- Oskus töötada iseseisvalt ja järgida dokumenteeritud protseduure on nõutav
- E-posti ja postkasti haldamise kogemus on eelis
- Xero või muu raamatupidamisplatvormi tundmine on eelis, kuid pole nõutav
- Kogemus arvete haldamise, tarnijate väljavõtete või põhilise finantstoega on eelis
- Kogemus Ühendkuningriigi ettevõtete või professionaalsete teenuseosutajate toetamisel on eelis
- GDPR-i, rahapesu tõkestamise halduse või nõuetele vastavuse jälgimise tundmine on eelis
- Konfidentsiaalsuse mõistmine ning finants- ja klienditeabe vastutustundlik käsitlemine on nõutav
- Microsoft Outlook või muu e-posti platvorm
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel või Google Sheets
- Microsoft Office või Google Workspace
- Kaugtöölaua süsteemid
- Muud kliendipõhised ärirakendused vastavalt vajadusele
- Tugev kirjalik ja suuline inglise keele oskus on nõutav
- Võimalus töötada 10 lepingulist tundi nädalas esmaspäevast reedeni Ühendkuningriigi aja järgi varahommikuti
- Töötamine Master Services Agreement'i ja Statement of Work'i alusel
Hüved
- Konkurentsivõimelised tasud
- Iganädalased maksed
- Juurdepääs mitmele avatud rollile
- Tasuta koolitus ja oskuste täiendamine
- Pidev tugi ja juhendamine
- Toetav kogukond
- Võimalus suurendada töötundide arvu vastavalt tulemustele ja töökoormusele