20four7VA cung cấp dịch vụ trợ lý ảo từ xa cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự hỗ trợ vận hành linh hoạt. Đội ngũ của công ty đảm nhiệm nhiều công việc như hành chính, vận hành doanh nghiệp, tiếp thị, logistics và hỗ trợ kỹ thuật, giúp khách hàng tiếp cận nguồn nhân sự hỗ trợ có thể tùy chỉnh theo nhu cầu thay đổi. Công ty phục vụ các tổ chức thuộc nhiều quy mô khác nhau và tập trung hỗ trợ họ phân công những công việc thiết yếu, để duy trì sự tập trung vào các ưu tiên kinh doanh rộng lớn hơn.
Trợ lý Hành chính & Điều hành Bán thời gian (Làm việc từ xa tại Vương quốc Anh)
Vị trí hỗ trợ hành chính và điều hành bán thời gian từ xa cho một doanh nghiệp tại Vương quốc Anh, phụ trách quản lý hộp thư, lập hóa đơn, Xero, theo dõi tuân thủ và hồ sơ bảo mật. Yêu cầu khả năng tự xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau và chủ động theo dõi công việc.
Mô tả
- Quản lý và sắp xếp hộp thư công việc của chủ doanh nghiệp
- Ưu tiên các tin nhắn khẩn cấp, phản hồi đang chờ, công việc cần theo dõi và thông tin liên lạc còn tồn đọng
- Soạn hoặc gửi thư trả lời thông thường khi được ủy quyền
- Cung cấp hỗ trợ hành chính và điều hành cho nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau
- Đảm bảo hồ sơ, bảng theo dõi và tài liệu kỹ thuật số chính xác, được cập nhật đầy đủ
- Quản lý các nhiệm vụ, công việc theo dõi và thời hạn được giao
- Làm việc nhất quán theo các quy trình và quy trình công việc đã thiết lập
- Sắp xếp thông tin và điều phối các hoạt động vận hành thường nhật
- Báo cáo thông tin còn thiếu, vấn đề mới phát sinh và cơ hội cải thiện quy trình
- Theo dõi hộp thư tài khoản khách hàng để tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
- Chuyển hóa đơn đến phần mềm kế toán theo các quy trình đã thiết lập
- Duy trì quy trình có tổ chức trong việc xử lý chứng từ tài chính
- Thực hiện các công việc hành chính cơ bản về Xero và tài chính, bao gồm rà soát sao kê, cập nhật thông báo chuyển tiền, kiểm tra giao dịch và các công việc liên quan đến đối chiếu
- Điều tra các chênh lệch và chuyển cấp để xem xét
- Theo dõi hồ sơ nhận diện khách hàng, ngày hết hạn, đánh giá rủi ro và thời hạn tuân thủ
- Duy trì hồ sơ tuân thủ và các bảng theo dõi hành chính
- Áp dụng các quy trình AML và quản trị khách hàng
- Xử lý phù hợp thông tin bảo mật của khách hàng và thông tin tài chính
- Hỗ trợ thêm các nhiệm vụ về điều hành, hành chính và hoạt động chuyên môn
- Học cách sử dụng phần mềm, hệ thống và quy trình nội bộ mới
- Cung cấp cập nhật tiến độ kịp thời, bao gồm các hạng mục còn tồn đọng và vấn đề tiềm ẩn
Yêu cầu
- Yêu cầu có kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực hành chính, trợ lý điều hành, quản trị văn phòng hoặc hỗ trợ kinh doanh
- Yêu cầu khả năng viết tiếng Anh tốt và giao tiếp qua email chuyên nghiệp
- Yêu cầu khả năng tổ chức xuất sắc và chú ý đến chi tiết
- Yêu cầu khả năng nhanh chóng học các hệ thống, phần mềm và quy trình mới
- Yêu cầu tinh thần chủ động, khả năng theo sát công việc và giải quyết vấn đề tốt
- Yêu cầu khả năng quản lý thời gian hiệu quả và xử lý nhiều nhiệm vụ, thời hạn
- Yêu cầu khả năng làm việc độc lập và tuân thủ các quy trình được ghi chép
- Ưu tiên có kinh nghiệm quản lý email và hộp thư
- Ưu tiên nhưng không bắt buộc có hiểu biết về Xero hoặc các nền tảng kế toán khác
- Ưu tiên có kinh nghiệm quản lý hóa đơn, sao kê nhà cung cấp hoặc hỗ trợ tài chính cơ bản
- Có kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên môn tại Vương quốc Anh là một lợi thế
- Biết về GDPR, công tác hành chính AML hoặc theo dõi tuân thủ là một lợi thế
- Yêu cầu hiểu biết về tính bảo mật và việc xử lý có trách nhiệm thông tin tài chính, thông tin khách hàng
- Microsoft Outlook hoặc các nền tảng email khác
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel hoặc Google Sheets
- Microsoft Office hoặc Google Workspace
- Hệ thống máy tính từ xa
- Các ứng dụng kinh doanh khác dành riêng cho khách hàng khi cần
- Yêu cầu khả năng viết và nói tiếng Anh tốt
- Có thể làm việc 10 giờ theo hợp đồng mỗi tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu, vào buổi sáng sớm theo giờ Vương quốc Anh
- Làm việc theo Thỏa thuận Dịch vụ Chính và Bản Mô tả Công việc
Phúc lợi
- Mức thù lao cạnh tranh
- Thanh toán hàng tuần
- Tiếp cận nhiều vị trí đang tuyển
- Đào tạo và nâng cao kỹ năng miễn phí
- Được hỗ trợ và hướng dẫn liên tục
- Cộng đồng hỗ trợ tích cực
- Có khả năng tăng số giờ làm việc dựa trên hiệu suất và khối lượng công việc