A 20four7VA oferece serviços remotos de assistentes virtuais para empresas que buscam suporte operacional flexível. Sua equipe atua em tarefas administrativas, operações comerciais, marketing, logística e assistência técnica, dando aos clientes acesso a uma estrutura de apoio personalizável conforme suas necessidades evoluem. A empresa atende organizações de diferentes portes e se concentra em ajudá-las a delegar tarefas essenciais, mantendo o foco em suas prioridades estratégicas mais amplas.
Assistente Administrativo e Executivo em Meio Período (Remoto no Reino Unido)
Função remota de meio período para prestar suporte administrativo e executivo a uma empresa sediada no Reino Unido, abrangendo gerenciamento de caixa de entrada, faturamento, Xero, acompanhamento de conformidade e registros confidenciais. Requer autonomia para lidar com tarefas variadas e realizar acompanhamentos.
Descrição
- Gerenciar e organizar a caixa de entrada comercial do proprietário
- Priorizar mensagens urgentes, respostas pendentes, acompanhamentos e comunicações em aberto
- Redigir ou enviar respostas rotineiras por e-mail quando autorizado
- Prestar suporte administrativo e executivo em diversas atividades empresariais
- Manter registros, controles e documentação digital precisos e atualizados
- Gerenciar tarefas atribuídas, acompanhamentos e prazos
- Trabalhar de forma consistente seguindo os procedimentos e fluxos de trabalho estabelecidos
- Organizar informações e coordenar atividades operacionais rotineiras
- Sinalizar informações ausentes, problemas emergentes e oportunidades de melhoria dos processos
- Monitorar as caixas de entrada das contas de clientes para identificar faturas de fornecedores recebidas
- Encaminhar faturas ao software de contabilidade de acordo com os procedimentos estabelecidos
- Manter processos organizados para o tratamento de documentos financeiros
- Executar tarefas básicas de administração financeira e do Xero, incluindo revisão de extratos, atualizações de remessas, verificações de transações e atividades relacionadas à conciliação
- Investigar divergências e encaminhá-las para análise
- Acompanhar registros de identificação de clientes, datas de vencimento, avaliações de risco e prazos de conformidade
- Manter registros de conformidade e controles administrativos
- Aplicar procedimentos de AML e de administração de clientes
- Tratar adequadamente informações confidenciais de clientes e financeiras
- Prestar suporte em tarefas executivas, administrativas e relacionadas à prática profissional
- Aprender novos softwares, sistemas e procedimentos internos
- Fornecer atualizações pontuais sobre o progresso, incluindo itens pendentes e possíveis problemas
Requisitos
- É necessária experiência anterior em administração, assistência executiva, administração de escritório ou suporte empresarial
- São necessários inglês escrito avançado e excelentes habilidades de comunicação profissional por e-mail
- São necessárias excelentes habilidades de organização e atenção aos detalhes
- É necessária capacidade de aprender rapidamente novos sistemas, softwares e procedimentos
- São necessários iniciativa, acompanhamento e capacidade de solucionar problemas
- São necessários gerenciamento eficaz do tempo e capacidade de lidar com várias tarefas e prazos
- É necessária capacidade de trabalhar de forma independente e seguir procedimentos documentados
- Experiência com gerenciamento de e-mails e caixas de entrada é desejável
- Familiaridade com Xero ou outras plataformas de contabilidade é desejável, mas não obrigatória
- Experiência com administração de faturas, extratos de fornecedores ou suporte financeiro básico é desejável
- Experiência apoiando empresas do Reino Unido ou escritórios de serviços profissionais é um diferencial
- Familiaridade com GDPR, administração de AML ou acompanhamento de conformidade é um diferencial
- É necessário compreender a confidencialidade e o tratamento responsável de informações financeiras e de clientes
- Microsoft Outlook ou outras plataformas de e-mail
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel ou Google Sheets
- Microsoft Office ou Google Workspace
- Sistemas de área de trabalho remota
- Outros aplicativos empresariais específicos de clientes, conforme necessário
- É necessário inglês escrito e falado avançado
- Disponibilidade para 10 horas contratadas por semana, de segunda a sexta-feira, durante o início da manhã no horário do Reino Unido
- Trabalhar sob um Acordo Mestre de Serviços e uma Declaração de Trabalho
Benefícios
- Valores competitivos
- Pagamentos semanais
- Acesso a diversas oportunidades abertas
- Treinamento e desenvolvimento de habilidades gratuitos
- Suporte e orientação contínuos
- Uma comunidade acolhedora
- Possibilidade de aumento das horas conforme o desempenho e a carga de trabalho