20four7VA надає компаніям послуги віддалених віртуальних асистентів, забезпечуючи гнучку операційну підтримку. Її команда виконує адміністративні завдання, підтримує бізнес-процеси, маркетинг, логістику й технічні напрямки, надаючи клієнтам індивідуально налаштовану кадрову підтримку відповідно до зміни їхніх потреб. Компанія працює з організаціями різного розміру та допомагає їм делегувати важливі завдання, зосереджуючись на ширших бізнес-пріоритетах.
Адміністративний та виконавчий асистент на неповний робочий день (віддалено, Велика Британія)
Віддалена робота на неповний робочий день із адміністративної та виконавчої підтримки бізнесу у Великій Британії: робота з вхідною поштою, рахунками, Xero, контролем дотримання вимог і конфіденційними документами. Потрібно самостійно виконувати різноманітні завдання та контролювати подальші дії.
Опис
- Керувати та впорядковувати робочу електронну пошту власника бізнесу
- Розставляти пріоритети для термінових повідомлень, очікуваних відповідей, подальших дій і невирішених питань
- Готувати або надсилати стандартні відповіді електронною поштою за наявності дозволу
- Надавати адміністративну та виконавчу підтримку в різних напрямах діяльності компанії
- Підтримувати записи, трекери й цифрову документацію в точному та актуальному стані
- Виконувати доручені завдання, подальші дії та дотримуватися дедлайнів
- Послідовно працювати в межах установлених процедур і робочих процесів
- Організовувати інформацію та координувати стандартні операційні дії
- Повідомляти про відсутню інформацію, проблеми, що виникають, і можливості вдосконалення процесів
- Відстежувати вхідні рахунки постачальників у поштових скриньках клієнтських облікових записів
- Пересилати рахунки до бухгалтерського програмного забезпечення відповідно до встановлених процедур
- Підтримувати впорядковані процеси роботи з фінансовими документами
- Виконувати базові адміністративні та фінансові завдання в Xero, зокрема перевіряти виписки, оновлювати дані про платежі, перевіряти операції та виконувати роботу, пов’язану з узгодженням
- Досліджувати розбіжності та передавати їх на перевірку
- Відстежувати записи ідентифікації клієнтів, дати закінчення строків, оцінки ризиків і дедлайни дотримання вимог
- Вести записи щодо дотримання вимог та адміністративні трекери
- Застосовувати процедури AML і адміністрування клієнтів
- Належно поводитися з конфіденційною інформацією про клієнтів і фінанси
- Надавати додаткову виконавчу, адміністративну та операційну підтримку
- Опановувати нове програмне забезпечення, системи та внутрішні процедури
- Своєчасно надавати інформацію про перебіг роботи, зокрема про незавершені завдання та потенційні проблеми
Вимоги
- Потрібен попередній досвід в адмініструванні, виконавчій підтримці, офісному адмініструванні або підтримці бізнесу
- Потрібні відмінні навички письмової англійської мови та професійної ділової комунікації електронною поштою
- Потрібні чудові організаторські навички та увага до деталей
- Потрібна здатність швидко опановувати нові системи, програмне забезпечення та процедури
- Потрібні ініціативність, наполегливість у доведенні справ до кінця та здатність розв’язувати проблеми
- Потрібні ефективне управління часом і здатність працювати з кількома завданнями та дедлайнами
- Потрібна здатність працювати самостійно й дотримуватися документованих процедур
- Бажаний досвід роботи з електронною поштою та поштовими скриньками
- Знання Xero або іншої бухгалтерської платформи бажане, але не обов’язкове
- Бажаний досвід адміністрування рахунків, роботи з виписками постачальників або базової фінансової підтримки
- Досвід підтримки британських компаній або практик у сфері професійних послуг буде перевагою
- Знання GDPR, адміністрування AML або відстеження дотримання вимог буде перевагою
- Потрібне розуміння конфіденційності та відповідального поводження з фінансовою інформацією і даними клієнтів
- Microsoft Outlook або інші поштові платформи
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel або Google Sheets
- Microsoft Office або Google Workspace
- Системи віддаленого робочого столу
- Інші спеціалізовані бізнес-застосунки клієнтів за потреби
- Потрібне добре володіння англійською мовою в усній і письмовій формі
- Готовність працювати 10 договірних годин на тиждень із понеділка по п’ятницю рано-вранці за британським часом
- Робота в межах Генеральної угоди про надання послуг і Технічного завдання
Переваги
- Конкурентні ставки
- Щотижневі виплати
- Доступ до різноманітних відкритих вакансій
- Безкоштовне навчання та підвищення кваліфікації
- Постійна підтримка й рекомендації
- Підтримувальна спільнота
- Можливість збільшення кількості робочих годин залежно від результатів і обсягу роботи