20four7VA предоставя услуги на дистанционни виртуални асистенти за компании, които търсят гъвкава оперативна подкрепа. Екипът му работи по административни задачи, бизнес операции, маркетинг, логистика и техническа помощ, като осигурява на клиентите достъп до персонализирана кадрова подкрепа според развитието на техните потребности. Компанията обслужва организации с различен размер и се стреми да им помогне да делегират основната работа, като същевременно запазят фокуса си върху по-широките бизнес приоритети.
Административен и изпълнителен асистент на непълно работно време (дистанционна работа от Обединеното кралство)
Дистанционна работа на непълно работно време за административна и изпълнителна подкрепа на бизнес в Обединеното кралство, включително управление на входящата поща, фактуриране, Xero, проследяване на съответствието и поверителни записи. Изисква се самостоятелно изпълнение на разнообразни задачи и последващи действия.
Описание
- Управлява и организира служебната входяща поща на собственика
- Определя приоритети за спешни съобщения, очакващи отговори, последващи действия и нерешена комуникация
- Изготвя или изпраща стандартни отговори по имейл, когато това е разрешено
- Предоставя административна и изпълнителна подкрепа в различни бизнес дейности
- Поддържа записите, проследяващите таблици и цифровата документация точни и актуални
- Управлява възложените задачи, последващите действия и сроковете
- Работи последователно в рамките на установените процедури и работни процеси
- Организира информацията и координира рутинни оперативни дейности
- Сигнализира за липсваща информация, възникващи проблеми и възможности за подобряване на процесите
- Наблюдава входящите кутии на клиентски сметки за получени фактури от доставчици
- Препраща фактурите към счетоводния софтуер съгласно установените процедури
- Поддържа подредени процеси за обработка на финансови документи
- Извършва основна администрация в Xero и във финансовата дейност, включително преглед на извлечения, актуализиране на данни за плащания, проверки на транзакции и дейности, свързани с осчетоводяване и съгласуване
- Проучва несъответствията и ги насочва за преглед
- Проследява идентификационните записи на клиентите, датите на изтичане, оценките на риска и сроковете за съответствие
- Поддържа записи за съответствие и административни проследяващи таблици
- Прилага процедурите за борба с изпирането на пари и клиентска администрация
- Борави по подходящ начин с поверителна клиентска и финансова информация
- Подпомага допълнителни изпълнителни, административни и професионални задачи
- Усвоява нов софтуер, системи и вътрешни процедури
- Предоставя навременни актуализации за напредъка, включително нерешени въпроси и потенциални проблеми
Изисквания
- Изисква се предишен опит в администрация, изпълнителна асистенция, офис администрация или бизнес подкрепа
- Изискват се отличен писмен английски език и професионална комуникация по имейл
- Изискват се отлични организационни умения и внимание към детайлите
- Изисква се способност за бързо усвояване на нови системи, софтуер и процедури
- Изискват се силна инициативност, последователност при изпълнението и умения за решаване на проблеми
- Изискват се ефективно управление на времето и способност за работа с множество задачи и срокове
- Изисква се способност за самостоятелна работа и следване на документирани процедури
- Опитът с управление на имейл и входяща поща е предимство
- Познаването на Xero или друга счетоводна платформа е предимство, но не е задължително
- Опитът с администриране на фактури, извлечения от доставчици или основна финансова подкрепа е предимство
- Опитът в подкрепа на бизнеси в Обединеното кралство или професионални практики е предимство
- Познаването на GDPR, администрация по предотвратяване на изпирането на пари или проследяване на съответствието е предимство
- Изисква се разбиране на поверителността и отговорното боравене с финансова и клиентска информация
- Microsoft Outlook или други платформи за електронна поща
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel или Google Sheets
- Microsoft Office или Google Workspace
- Системи за отдалечен работен плот
- Други специфични за клиента бизнес приложения при необходимост
- Изисква се отлично писмено и говоримо владеене на английски език
- Възможност за 10 договорени часа седмично, от понеделник до петък, в ранните сутрешни часове по британско време
- Работа по рамково споразумение за услуги и декларация за обхвата на работата
Придобивки
- Конкурентни ставки
- Седмични плащания
- Достъп до различни отворени позиции
- Безплатно обучение и повишаване на квалификацията
- Постоянна подкрепа и насоки
- Подкрепяща общност
- Възможност за увеличаване на часовете според представянето и натовареността