Η 20four7VA παρέχει υπηρεσίες απομακρυσμένων εικονικών βοηθών σε επιχειρήσεις που αναζητούν ευέλικτη επιχειρησιακή υποστήριξη. Η ομάδα της αναλαμβάνει διοικητικές εργασίες, επιχειρησιακές λειτουργίες, μάρκετινγκ, logistics και τεχνική υποστήριξη, προσφέροντας στους πελάτες πρόσβαση σε προσαρμόσιμη στελέχωση καθώς οι ανάγκες τους εξελίσσονται. Η εταιρεία εξυπηρετεί οργανισμούς διαφορετικού μεγέθους και εστιάζει στο να τους βοηθά να αναθέτουν βασικές εργασίες, διατηρώντας την προσοχή τους στις ευρύτερες επιχειρηματικές προτεραιότητες.
Μερικής Απασχόλησης Διοικητικός/ή και Εκτελεστικός/ή Βοηθός (Εξ αποστάσεως στο Ηνωμένο Βασίλειο)
Θέση μερικής απασχόλησης και εξ αποστάσεως για διοικητική και εκτελεστική υποστήριξη σε επιχείρηση με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, με διαχείριση εισερχομένων, τιμολόγηση, Xero, παρακολούθηση συμμόρφωσης και εμπιστευτικά αρχεία. Απαιτείται αυτονομία στη διαχείριση ποικίλων εργασιών και στην παρακολούθηση εκκρεμοτήτων.
Περιγραφή
- Διαχείριση και οργάνωση των εισερχομένων της επιχείρησης του ιδιοκτήτη
- Ιεράρχηση επειγόντων μηνυμάτων, εκκρεμών απαντήσεων, παρακολουθήσεων και ανεκπλήρωτης επικοινωνίας
- Σύνταξη ή αποστολή τυπικών απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν υπάρχει εξουσιοδότηση
- Παροχή διοικητικής και εκτελεστικής υποστήριξης σε διάφορες επιχειρηματικές δραστηριότητες
- Διατήρηση ακριβών και ενημερωμένων αρχείων, εργαλείων παρακολούθησης και ψηφιακής τεκμηρίωσης
- Διαχείριση ανατεθειμένων εργασιών, παρακολουθήσεων και προθεσμιών
- Συνεπής εργασία σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες και ροές εργασίας
- Οργάνωση πληροφοριών και συντονισμός τακτικών λειτουργικών δραστηριοτήτων
- Επισήμανση ελλιπών πληροφοριών, αναδυόμενων ζητημάτων και ευκαιριών βελτίωσης διαδικασιών
- Παρακολούθηση των εισερχομένων λογαριασμών πελατών για εισερχόμενα τιμολόγια προμηθευτών
- Προώθηση τιμολογίων στο λογισμικό λογιστικής σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες
- Διατήρηση οργανωμένων διαδικασιών για τον χειρισμό οικονομικών εγγράφων
- Εκτέλεση βασικής διοικητικής και οικονομικής εργασίας στο Xero, συμπεριλαμβανομένης της επισκόπησης καταστάσεων, ενημερώσεων εμβασμάτων, ελέγχων συναλλαγών και εργασιών που σχετίζονται με συμφωνίες
- Διερεύνηση διαφορών και κλιμάκωσή τους για έλεγχο
- Παρακολούθηση αρχείων ταυτοποίησης πελατών, ημερομηνιών λήξης, αξιολογήσεων κινδύνου και προθεσμιών συμμόρφωσης
- Διατήρηση αρχείων συμμόρφωσης και διοικητικών εργαλείων παρακολούθησης
- Εφαρμογή διαδικασιών AML και διαχείρισης πελατών
- Κατάλληλος χειρισμός εμπιστευτικών πληροφοριών πελατών και οικονομικών πληροφοριών
- Υποστήριξη πρόσθετων εκτελεστικών, διοικητικών και σχετικών με την πρακτική εργασιών
- Εκμάθηση νέου λογισμικού, συστημάτων και εσωτερικών διαδικασιών
- Παροχή έγκαιρων ενημερώσεων προόδου, συμπεριλαμβανομένων εκκρεμών στοιχείων και πιθανών ζητημάτων
Απαιτήσεις
- Απαιτείται προηγούμενη εμπειρία στη διοίκηση, την εκτελεστική υποστήριξη, τη διοίκηση γραφείου ή την επιχειρηματική υποστήριξη
- Απαιτούνται άριστα γραπτά αγγλικά και επαγγελματικές δεξιότητες επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Απαιτούνται εξαιρετικές οργανωτικές ικανότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια
- Απαιτείται ικανότητα γρήγορης εκμάθησης νέων συστημάτων, λογισμικού και διαδικασιών
- Απαιτούνται ισχυρή πρωτοβουλία, συνέπεια στην ολοκλήρωση και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
- Απαιτούνται αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και ικανότητα χειρισμού πολλαπλών εργασιών και προθεσμιών
- Απαιτείται ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας και τήρησης τεκμηριωμένων διαδικασιών
- Η εμπειρία στη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εισερχομένων αποτελεί πλεονέκτημα
- Η εξοικείωση με το Xero ή άλλες πλατφόρμες λογιστικής αποτελεί πλεονέκτημα, αλλά δεν απαιτείται
- Η εμπειρία στη διοίκηση τιμολογίων, στις καταστάσεις προμηθευτών ή στη βασική οικονομική υποστήριξη αποτελεί πλεονέκτημα
- Η εμπειρία υποστήριξης επιχειρήσεων στο Ηνωμένο Βασίλειο ή πρακτικών επαγγελματικών υπηρεσιών αποτελεί πλεονέκτημα
- Η εξοικείωση με τον GDPR, τη διοικητική εφαρμογή AML ή την παρακολούθηση συμμόρφωσης αποτελεί πλεονέκτημα
- Απαιτείται κατανόηση της εμπιστευτικότητας και της υπεύθυνης διαχείρισης οικονομικών πληροφοριών και πληροφοριών πελατών
- Microsoft Outlook ή άλλες πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel ή Google Sheets
- Microsoft Office ή Google Workspace
- Συστήματα απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας
- Άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές ειδικές για τον πελάτη, όπως απαιτείται
- Απαιτούνται ισχυρά γραπτά και προφορικά αγγλικά
- Διαθεσιμότητα για 10 συμβατικές ώρες την εβδομάδα, Δευτέρα έως Παρασκευή, νωρίς το πρωί σύμφωνα με την ώρα Ηνωμένου Βασιλείου
- Εργασία βάσει Master Services Agreement και Statement of Work
Παροχές
- Ανταγωνιστικές αμοιβές
- Εβδομαδιαίες πληρωμές
- Πρόσβαση σε διάφορες διαθέσιμες θέσεις
- Δωρεάν εκπαίδευση και αναβάθμιση δεξιοτήτων
- Συνεχής υποστήριξη και καθοδήγηση
- Υποστηρικτική κοινότητα
- Δυνατότητα αύξησης των ωρών με βάση την απόδοση και τον φόρτο εργασίας