20four7VA ให้บริการผู้ช่วยเสมือนระยะไกลแก่ธุรกิจที่ต้องการการสนับสนุนด้านการดำเนินงานอย่างยืดหยุ่น ทีมงานของบริษัททำงานครอบคลุมด้านธุรการ การดำเนินธุรกิจ การตลาด โลจิสติกส์ และการสนับสนุนด้านเทคนิค ช่วยให้ลูกค้าเข้าถึงบุคลากรสนับสนุนที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงได้ บริษัทให้บริการองค์กรหลากหลายขนาด และมุ่งช่วยให้องค์กรมอบหมายงานสำคัญบางส่วนออกไป เพื่อให้สามารถให้ความสำคัญกับเป้าหมายทางธุรกิจในภาพรวมได้มากขึ้น
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการและผู้บริหารแบบพาร์ตไทม์ (ทำงานทางไกลในสหราชอาณาจักร)
ตำแหน่งงานสนับสนุนด้านธุรการและผู้บริหารแบบพาร์ตไทม์จากระยะไกลสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร รับผิดชอบการจัดการกล่องข้อความ การออกใบแจ้งหนี้ Xero การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเอกสารลับ ต้องสามารถจัดการงานที่หลากหลายได้ด้วยตนเองและติดตามงานต่อเนื่อง
รายละเอียด
- จัดการและจัดระเบียบกล่องข้อความทางธุรกิจของเจ้าของกิจการ
- จัดลำดับความสำคัญของข้อความเร่งด่วน การตอบกลับที่รอดำเนินการ งานติดตาม และการติดต่อสื่อสารที่ค้างอยู่
- ร่างหรือส่งอีเมลตอบกลับทั่วไปเมื่อได้รับอนุญาต
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการและผู้บริหารสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจที่หลากหลาย
- ดูแลให้บันทึกข้อมูล ตารางติดตาม และเอกสารดิจิทัลมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
- จัดการงานที่ได้รับมอบหมาย งานติดตาม และกำหนดเวลา
- ปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอตามขั้นตอนและกระบวนการทำงานที่กำหนดไว้
- จัดระเบียบข้อมูลและประสานงานกิจกรรมการดำเนินงานตามปกติ
- แจ้งข้อมูลที่ขาดหาย ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ
- ตรวจสอบกล่องข้อความบัญชีลูกค้าเพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์
- ส่งต่อใบแจ้งหนี้ไปยังซอฟต์แวร์บัญชีตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
- ดูแลกระบวนการจัดการเอกสารทางการเงินให้เป็นระเบียบ
- ดำเนินงานธุรการพื้นฐานด้าน Xero และการเงิน รวมถึงการตรวจสอบรายการเดินบัญชี การอัปเดตข้อมูลการโอนเงิน การตรวจสอบธุรกรรม และงานที่เกี่ยวข้องกับการกระทบยอด
- ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนและส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณา
- ติดตามเอกสารระบุตัวตนของลูกค้า วันหมดอายุ การประเมินความเสี่ยง และกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ดูแลบันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนดและตารางติดตามงานธุรการ
- ปฏิบัติตามขั้นตอน AML และการบริหารจัดการลูกค้า
- จัดการข้อมูลลับของลูกค้าและข้อมูลทางการเงินอย่างเหมาะสม
- สนับสนุนงานเพิ่มเติมด้านผู้บริหาร ธุรการ และงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของสำนักงานวิชาชีพ
- เรียนรู้ซอฟต์แวร์ ระบบ และขั้นตอนภายในใหม่ ๆ
- รายงานความคืบหน้าอย่างทันท่วงที รวมถึงรายการที่ยังค้างอยู่และปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
คุณสมบัติ
- ต้องมีประสบการณ์ด้านงานธุรการ ผู้ช่วยผู้บริหาร งานสำนักงาน หรือการสนับสนุนธุรกิจ
- ต้องมีทักษะการเขียนภาษาอังกฤษที่ดีและการสื่อสารทางอีเมลอย่างมืออาชีพ
- ต้องมีทักษะการจัดการที่ดีเยี่ยมและใส่ใจในรายละเอียด
- ต้องสามารถเรียนรู้ระบบ ซอฟต์แวร์ และขั้นตอนใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
- ต้องมีความคิดริเริ่ม ความสามารถในการติดตามงานจนเสร็จ และทักษะการแก้ปัญหาที่ดี
- ต้องบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดการงานหลายอย่างกับกำหนดเวลาหลายรายการได้
- ต้องสามารถทำงานได้อย่างอิสระและปฏิบัติตามขั้นตอนที่มีการบันทึกไว้
- หากมีประสบการณ์จัดการอีเมลและกล่องข้อความจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- หากคุ้นเคยกับ Xero หรือแพลตฟอร์มบัญชีอื่น ๆ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- หากมีประสบการณ์จัดการใบแจ้งหนี้ รายการเดินบัญชีของซัพพลายเออร์ หรืองานสนับสนุนด้านการเงินพื้นฐานจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- หากมีประสบการณ์สนับสนุนธุรกิจหรือสำนักงานบริการวิชาชีพในสหราชอาณาจักรจะถือเป็นข้อได้เปรียบ
- หากมีความคุ้นเคยกับ GDPR งานธุรการด้าน AML หรือการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะถือเป็นข้อได้เปรียบ
- ต้องเข้าใจเรื่องการรักษาความลับและการจัดการข้อมูลทางการเงินกับข้อมูลลูกค้าอย่างมีความรับผิดชอบ
- Microsoft Outlook หรือแพลตฟอร์มอีเมลอื่น ๆ
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel หรือ Google Sheets
- Microsoft Office หรือ Google Workspace
- ระบบเดสก์ท็อประยะไกล
- แอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ ตามความต้องการของลูกค้า
- ต้องมีทักษะภาษาอังกฤษทั้งการเขียนและการพูดที่ดี
- สามารถทำงานตามสัญญา 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ ในช่วงเช้าตรู่ตามเวลาสหราชอาณาจักร
- ทำงานภายใต้ข้อตกลงการให้บริการหลักและขอบเขตงาน
สวัสดิการ
- อัตราค่าตอบแทนที่แข่งขันได้
- จ่ายเงินรายสัปดาห์
- เข้าถึงตำแหน่งงานเปิดรับสมัครที่หลากหลาย
- การฝึกอบรมและพัฒนาทักษะฟรี
- ได้รับการสนับสนุนและคำแนะนำอย่างต่อเนื่อง
- ชุมชนที่ให้การสนับสนุน
- มีโอกาสเพิ่มชั่วโมงทำงานตามผลงานและปริมาณงาน