A 20four7VA távoli virtuális asszisztensi szolgáltatásokat nyújt a rugalmas működési támogatást kereső vállalkozások számára. Csapata adminisztratív feladatokkal, üzleti folyamatokkal, marketinggel, logisztikával és technikai segítségnyújtással foglalkozik, így az ügyfelek igényeik változásával párhuzamosan személyre szabható munkaerő-támogatáshoz férhetnek hozzá. A vállalat különböző méretű szervezeteket szolgál ki, és abban segít nekik, hogy a fontos feladatokat delegálva nagyobb figyelmet fordíthassanak átfogó üzleti prioritásaikra.
Részmunkaidős adminisztratív és vezetői asszisztens (Egyesült Királyság, távmunka)
Távmunka keretében, részmunkaidőben nyújt adminisztratív és vezetői támogatást egy Egyesült Királyságban működő vállalkozásnak, többek között a postafiókkezelésben, számlázásban, Xero-használatban, megfelelőségkövetésben és bizalmas nyilvántartások kezelésében. A változatos feladatok és utánkövetések önálló kezelésére való képesség szükséges.
Leírás
- Kezelje és rendszerezze a vállalkozás tulajdonosának üzleti postafiókját
- Rangsorolja a sürgős üzeneteket, a függőben lévő válaszokat, az utánkövetéseket és a lezáratlan kommunikációt
- Engedélyezés esetén készítsen vagy küldjön rutinszerű e-mail-válaszokat
- Nyújtson adminisztratív és vezetői támogatást a vállalkozás különféle tevékenységeiben
- Tartsa pontosan és naprakészen a nyilvántartásokat, követési táblázatokat és digitális dokumentációt
- Kezelje a kijelölt feladatokat, utánkövetéseket és határidőket
- Következetesen dolgozzon a kialakított eljárások és munkafolyamatok szerint
- Rendszerezze az információkat és koordinálja a rutinszerű operatív tevékenységeket
- Jelezze a hiányzó információkat, a felmerülő problémákat és a folyamatfejlesztési lehetőségeket
- Figyelje az ügyfélszámlák postafiókjait a beérkező beszállítói számlák miatt
- A kialakított eljárások szerint továbbítsa a számlákat a könyvelőszoftverbe
- Tartsa fenn a pénzügyi dokumentumok kezelésének rendezett folyamatait
- Végezzen alapvető Xero- és pénzügyi adminisztrációt, beleértve a kivonatok áttekintését, a fizetési értesítések frissítését, a tranzakciók ellenőrzését és az egyeztetéssel kapcsolatos feladatokat
- Vizsgálja ki az eltéréseket, és továbbítsa azokat felülvizsgálatra
- Kövesse nyomon az ügyfél-azonosító nyilvántartásokat, lejárati dátumokat, kockázatértékeléseket és megfelelőségi határidőket
- Tartsa fenn a megfelelőségi nyilvántartásokat és adminisztratív követési táblázatokat
- Alkalmazza a pénzmosás elleni (AML) és ügyféladminisztrációs eljárásokat
- Kezelje megfelelően a bizalmas ügyfél- és pénzügyi információkat
- Támogassa a további vezetői, adminisztratív és szakmai gyakorlattal kapcsolatos feladatokat
- Tanuljon meg új szoftvereket, rendszereket és belső eljárásokat
- Adjon időben tájékoztatást az előrehaladásról, beleértve a függőben lévő tételeket és a lehetséges problémákat
Követelmények
- Adminisztrációban, vezetői asszisztenciában, irodai adminisztrációban vagy üzleti támogatásban szerzett korábbi tapasztalat szükséges
- Erős írásbeli angol nyelvtudás és professzionális e-mail-kommunikációs készség szükséges
- Kiváló szervezőkészség és a részletekre való odafigyelés szükséges
- Az új rendszerek, szoftverek és eljárások gyors elsajátításának képessége szükséges
- Erős kezdeményezőkészség, feladatkövetés és problémamegoldó képesség szükséges
- Hatékony időgazdálkodás, valamint több feladat és határidő kezelésének képessége szükséges
- Az önálló munkavégzés és a dokumentált eljárások követésének képessége szükséges
- E-mail- és postafiókkezelési tapasztalat előnyt jelent
- A Xero vagy más könyvelési platform ismerete előnyt jelent, de nem kötelező
- Számlakezelésben, beszállítói kimutatásokban vagy alapvető pénzügyi támogatásban szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Az Egyesült Királyságban működő vállalkozások vagy professzionális szolgáltatók támogatásában szerzett tapasztalat előny
- A GDPR, az AML-adminisztráció vagy a megfelelőségkövetés ismerete előny
- A bizalmas jelleg, valamint a pénzügyi és ügyféladatok felelős kezelése alapvető elvárás
- Microsoft Outlook vagy más e-mail-platformok
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel vagy Google Sheets
- Microsoft Office vagy Google Workspace
- Távoli asztali rendszerek
- Szükség szerint egyéb, ügyfélspecifikus üzleti alkalmazások
- Erős írásbeli és szóbeli angol nyelvtudás szükséges
- Heti 10 szerződéses óra rendelkezésre állása hétfőtől péntekig, az Egyesült Királyság szerinti kora reggeli időszakban
- Mester szolgáltatási szerződés és munkamegrendelés alapján történő munkavégzés
Juttatások
- Versenyképes díjazás
- Heti kifizetések
- Hozzáférés különféle nyitott pozíciókhoz
- Ingyenes képzés és készségfejlesztés
- Folyamatos támogatás és útmutatás
- Támogató közösség
- A munkaidő növelésének lehetősége a teljesítménytől és a munkaterheléstől függően