20four7VA zagotavlja storitve oddaljenih virtualnih asistentov za podjetja, ki iščejo prilagodljivo operativno podporo. Njegova ekipa opravlja administrativne naloge, skrbi za poslovanje, trženje, logistiko in tehnično pomoč, zato imajo stranke dostop do prilagodljive kadrovske podpore, ki se lahko spreminja glede na njihove potrebe. Podjetje sodeluje z organizacijami različnih velikosti in jim pomaga prenesti pomembna opravila na druge, da se lahko osredotočijo na širše poslovne prednostne naloge.
Administrativni in izvršni asistent za krajši delovni čas (delo na daljavo iz Združenega kraljestva)
Delo na daljavo za krajši delovni čas, ki vključuje administrativno in izvršno podporo podjetju v Združenem kraljestvu, vodenje e-poštnega predala, izdajanje računov, Xero, spremljanje skladnosti in zaupne evidence. Potrebno je samostojno opravljanje različnih nalog in nadaljnjih aktivnosti.
Opis
- Upravljati in organizirati poslovni e-poštni predal lastnika
- Določati prednostne naloge za nujna sporočila, čakajoče odgovore, nadaljnje aktivnosti in nerešeno komunikacijo
- Pripravljati ali pošiljati običajne e-poštne odgovore, kadar je to dovoljeno
- Zagotavljati administrativno in izvršno podporo pri različnih poslovnih dejavnostih
- Skrbeti, da so evidence, sledilniki in digitalna dokumentacija točni in posodobljeni
- Upravljati dodeljene naloge, nadaljnje aktivnosti in roke
- Dosledno delati v skladu z uveljavljenimi postopki in delovnimi tokovi
- Organizirati informacije in usklajevati redne operativne dejavnosti
- Opozarjati na manjkajoče informacije, nastajajoče težave in priložnosti za izboljšanje procesov
- Spremljati e-poštne predale strankinih računov zaradi prejetih računov dobaviteljev
- Posredovati račune v računovodsko programsko opremo v skladu z uveljavljenimi postopki
- Vzdrževati urejene postopke za obravnavo finančnih dokumentov
- Opravljati osnovno administracijo v sistemu Xero in na finančnem področju, vključno s pregledi izpiskov, posodabljanjem podatkov o nakazilih, preverjanjem transakcij in nalogami, povezanimi z usklajevanjem
- Preiskovati neskladja in jih predložiti v pregled
- Spremljati identifikacijske evidence strank, datume poteka, ocene tveganja in roke za skladnost
- Vzdrževati evidence skladnosti in administrativne sledilnike
- Uporabljati postopke za preprečevanje pranja denarja in administracijo strank
- Ustrezno ravnati z zaupnimi podatki o strankah in financah
- Podpirati dodatne izvršne, administrativne in strokovne naloge
- Učiti se nove programske opreme, sistemov in notranjih postopkov
- Pravočasno poročati o napredku, vključno z odprtimi postavkami in morebitnimi težavami
Zahteve
- Potrebne so predhodne izkušnje na področju administracije, izvršne asistence, pisarniške administracije ali poslovne podpore
- Potrebna sta odlično pisno znanje angleščine in profesionalna e-poštna komunikacija
- Potrebne so odlične organizacijske sposobnosti in pozornost do podrobnosti
- Potrebna je sposobnost hitrega učenja novih sistemov, programske opreme in postopkov
- Potrebni so velika samoiniciativnost, vztrajnost pri izvedbi in sposobnost reševanja problemov
- Potrebna sta učinkovito upravljanje časa in sposobnost obvladovanja več nalog ter rokov
- Potrebna je sposobnost samostojnega dela in upoštevanja dokumentiranih postopkov
- Izkušnje z upravljanjem e-pošte in e-poštnega predala so zaželene
- Poznavanje sistema Xero ali druge računovodske platforme je zaželeno, vendar ni obvezno
- Izkušnje z administracijo računov, izpiski dobaviteljev ali osnovno finančno podporo so zaželene
- Izkušnje s podporo podjetjem v Združenem kraljestvu ali strokovnim praksam so prednost
- Poznavanje GDPR, administracije preprečevanja pranja denarja ali spremljanja skladnosti je prednost
- Potrebno je razumevanje zaupnosti in odgovornega ravnanja s finančnimi podatki ter podatki o strankah
- Microsoft Outlook ali druge e-poštne platforme
- Microsoft Teams
- Microsoft Excel ali Google Sheets
- Microsoft Office ali Google Workspace
- Sistemi oddaljenega namizja
- Druge poslovne aplikacije, specifične za stranko, po potrebi
- Potrebno je odlično pisno in ustno znanje angleščine
- Razpoložljivost za 10 pogodbenih ur na teden, od ponedeljka do petka, v zgodnjih jutranjih urah po britanskem času
- Delo na podlagi okvirnega sporazuma o storitvah in izjave o obsegu dela
Ugodnosti
- Konkurenčna plačila
- Tedenska izplačila
- Dostop do različnih odprtih delovnih mest
- Brezplačno usposabljanje in izpopolnjevanje
- Stalna podpora in usmerjanje
- Podporna skupnost
- Možnost povečanja števila ur glede na uspešnost in obseg dela