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Defcon AI
A Defcon AI desenvolve software baseado em inteligência artificial para operações de logística, transporte e cadeia de suprimentos. Sua tecnologia combina modelagem de software e agentes inteligentes para ajudar organizações a planejar e responder a interrupções causadas por desastres naturais, eventos inesperados e cenários de conflito. Atuando na interseção entre inteligência artificial, mobilidade e logística, a empresa colabora com parceiros para oferecer ferramentas orientadas por dados, projetadas para melhorar a resiliência operacional, a tomada de decisões e a eficiência da resposta.

Administrador Executivo e Gerente de Escritório – McLean Híbrido

Apoie a liderança executiva da DEFCON AI com gestão complexa de agendas, coordenação de despesas e planejamento de viagens. Supervisione as operações diárias do escritório da empresa em McLean.

Descrição

  • Apoiar a equipe de liderança executiva da DEFCON AI
  • Gerenciar agendas complexas de vários executivos e coordenar reuniões com partes interessadas internas e externas
  • Priorizar solicitações de agendamento e resolver conflitos entre agendas
  • Organizar reuniões de liderança, encontros externos e viagens executivas
  • Desenvolver materiais de reunião, pautas e documentação relacionada
  • Monitorar ações de acompanhamento e organizar compromissos importantes
  • Atuar como contato executivo de confiança, protegendo informações confidenciais com discrição
  • Gerenciar relatórios de despesas e conciliações usando o Concur e a plataforma ERP Unanet da DEFCON AI
  • Revisar solicitações de despesas quanto à precisão, completude e conformidade com as políticas
  • Trabalhar com a área Financeira para resolver divergências e apoiar o processamento ágil
  • Manter registros organizados de despesas, recibos e documentos comprobatórios
  • Auxiliar em compras, processamento de faturas e coordenação com fornecedores
  • Supervisionar as operações diárias do escritório de McLean como contato principal
  • Coordenar correspondências, entregas, suprimentos, equipamentos e serviços de fornecedores
  • Ajudar a gerenciar o acesso ao escritório, solicitações de crachás ou cartões e necessidades do espaço de trabalho
  • Coordenar a logística do escritório para a integração e o desligamento de funcionários
  • Organizar reuniões presenciais, encontros de equipe e eventos da empresa

Requisitos

  • Pelo menos cinco anos de experiência em administração executiva, gestão de escritório ou função administrativa profissional relacionada
  • Experiência comprovada apoiando executivos seniores e coordenando agendas complexas
  • Experiência com processamento de despesas, reembolsos e manutenção de registros administrativos
  • Pessoa altamente organizada, atenta aos detalhes e consistente no acompanhamento
  • Capacidade de equilibrar prioridades concorrentes e se adaptar com eficácia em um ambiente dinâmico
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e oral
  • Fortes habilidades interpessoais e de atendimento, com capacidade de colaborar em toda a organização
  • Bom julgamento profissional e discrição ao trabalhar com informações confidenciais
  • Domínio do Slack e do Microsoft Office 365, incluindo Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint e SharePoint
  • Capacidade de antecipar necessidades, tomar iniciativa e trabalhar de forma independente com supervisão limitada
  • Residir na região metropolitana de Washington, DC, e ter disponibilidade para trabalhar presencialmente no escritório de McLean/Tysons Corner três dias por semana
  • Experiência com Concur ou sistema comparável de gestão de despesas é desejável
  • Experiência apoiando lideranças executivas em ambiente de tecnologia, contratação governamental ou startup é desejável
  • Experiência coordenando viagens de negócios, reuniões e eventos da empresa é desejável
  • Graduação e pelo menos dois anos de experiência profissional administrativa e/ou em planejamento de eventos são desejáveis

Benefícios

  • Salário competitivo
  • Pacote de bônus e participação acionária
  • Cobertura abrangente médica, odontológica e oftalmológica totalmente paga pelo empregador para você e sua família
  • Tempo ilimitado de folga remunerada, sujeito à aprovação do gestor
  • Ambiente de trabalho flexível com autonomia sobre sua jornada
  • Catorze semanas de licença parental totalmente remunerada

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