D
Defcon AI vyvíja softvér založený na umelej inteligencii pre logistiku, dopravu a riadenie dodávateľských reťazcov. Jeho technológia kombinuje softvérové modelovanie a inteligentných agentov, aby organizáciám pomohla plánovať a reagovať na narušenia spôsobené prírodnými katastrofami, nečakanými udalosťami a podmienkami v nestabilnom prostredí. Spoločnosť pôsobí na rozhraní umelej inteligencie, mobility a logistiky a spolupracuje s partnermi na poskytovaní dátovo riadených nástrojov, ktoré sú navrhnuté na zvyšovanie odolnosti prevádzky, skvalitnenie rozhodovania a zefektívnenie reakcie.
Výkonný administrátor a office manažér – hybridná práca v McLean
Podporte výkonné vedenie spoločnosti DEFCON AI komplexnou správou kalendárov, koordináciou výdavkov a plánovaním služobných ciest. Dohliadajte na každodennú prevádzku kancelárie spoločnosti v McLean.
Popis
- Podpora výkonného vedenia spoločnosti DEFCON AI
- Správa komplexných kalendárov viacerých vedúcich pracovníkov a koordinácia stretnutí s internými a externými zainteresovanými stranami
- Stanovovanie priorít pri požiadavkách na plánovanie a riešenie kolidujúcich požiadaviek v kalendároch
- Organizovanie stretnutí vedenia, pracovných výjazdov a služobných ciest vedúcich pracovníkov
- Príprava materiálov na stretnutia, programov a súvisiacej dokumentácie
- Sledovanie nadväzujúcich úloh a organizovanie dôležitých záväzkov
- Pôsobenie ako dôveryhodný kontakt pre vedenie pri diskrétnom zaobchádzaní s citlivými informáciami
- Správa výkazov výdavkov a ich zúčtovania pomocou systému Concur a platformy Unanet ERP spoločnosti DEFCON AI
- Kontrola správnosti, úplnosti a súladu predložených výdavkov s pravidlami
- Spolupráca s finančným oddelením pri riešení nezrovnalostí a podpore včasného spracovania
- Vedenie prehľadných záznamov o výdavkoch, účtenkách a podporných dokumentoch
- Pomoc pri nákupe, spracovaní faktúr a koordinácii dodávateľov
- Dohľad nad každodennou prevádzkou kancelárie v McLean ako jej hlavný kontaktný pracovník
- Koordinácia pošty, doručovania, zásob, vybavenia a služieb dodávateľov
- Pomoc pri správe prístupu do kancelárie, požiadaviek na odznaky alebo karty a potrieb pracoviska
- Koordinácia kancelárskej logistiky pri nástupe a odchode zamestnancov
- Organizovanie stretnutí na pracovisku, tímových podujatí a firemných akcií
Požiadavky
- Najmenej päť rokov skúseností s výkonnou administratívou, riadením kancelárie alebo súvisiacou profesionálnou administratívnou prácou
- Preukázateľné skúsenosti s podporou vedúcich pracovníkov a koordináciou komplexných kalendárov
- Skúsenosti so spracovaním výdavkov, refundáciami a administratívnou evidenciou
- Vysoká miera organizovanosti, dôslednosť a spoľahlivé dokončovanie úloh
- Schopnosť vyvažovať konkurenčné priority a efektívne sa prispôsobovať rýchlemu pracovnému tempu
- Výborné písomné a ústne komunikačné schopnosti
- Silné medziľudské a zákaznícke zručnosti so schopnosťou spolupracovať naprieč organizáciou
- Profesionálny úsudok a diskrétnosť pri práci s dôvernými informáciami
- Pokročilá znalosť Slacku a Microsoft Office 365 vrátane Outlooku, Teams, Wordu, Excelu, PowerPointu a SharePointu
- Schopnosť predvídať potreby, preberať iniciatívu a pracovať samostatne s obmedzeným dohľadom
- Bydlisko v metropolitnej oblasti Washingtonu, DC a dostupnosť na prácu v kancelárii McLean/Tysons Corner tri dni v týždni
- Skúsenosť so systémom Concur alebo porovnateľným systémom na správu výdavkov je výhodou
- Skúsenosť s podporou výkonného vedenia v technologickom, vládnom zmluvnom alebo startupovom prostredí je výhodou
- Skúsenosť s koordináciou služobných ciest, stretnutí a firemných podujatí je výhodou
- Vysokoškolské vzdelanie a najmenej dva roky profesionálnych administratívnych skúseností a/alebo skúseností s plánovaním podujatí sú výhodou
Benefity
- Konkurencieschopné platové ohodnotenie
- Bonusový a akciový balík
- Komplexné zdravotné, zubné a očné poistenie plne hradené zamestnávateľom pre vás a vašu rodinu
- Neobmedzené platené voľno podliehajúce schváleniu manažérom
- Flexibilné pracovné prostredie s vysokou mierou samostatnosti pri organizácii pracovného dňa
- Štrnásť týždňov plne platenej rodičovskej dovolenky