D
Defcon AI разработва софтуер, базиран на изкуствен интелект, за логистика, транспорт и управление на веригите за доставки. Технологията на компанията съчетава софтуерно моделиране и интелигентни агенти, за да помага на организациите да планират и реагират при прекъсвания, причинени от природни бедствия, неочаквани събития и нестабилни условия. Работейки на пресечната точка между изкуствения интелект, мобилността и логистиката, компанията си сътрудничи с партньори за предоставяне на инструменти, управлявани от данни, които са създадени да подобряват оперативната устойчивост, вземането на решения и ефективността на реакцията.
Изпълнителен администратор и офис мениджър – хибридна работа в Маклийн
Подпомагайте изпълнителното ръководство на DEFCON AI със сложно управление на календари, координиране на разходи и планиране на пътувания. Ръководете ежедневните операции в офиса на компанията в Маклийн.
Описание
- Подпомагане на изпълнителното ръководство на DEFCON AI
- Управление на сложни календари на няколко ръководители и координиране на срещи с вътрешни и външни заинтересовани страни
- Приоритизиране на заявките за графика и разрешаване на конфликтите между календарите
- Организиране на срещи на ръководството, работни срещи извън офиса и служебни пътувания на ръководители
- Разработване на материали за срещи, дневен ред и свързана документация
- Проследяване на последващите действия и организиране на важните ангажименти
- Изпълнение на ролята на доверен контакт за ръководството при дискретно защита на чувствителна информация
- Управление на отчети за разходи и съгласувания чрез Concur и ERP платформата Unanet на DEFCON AI
- Преглед на подадените разходи за точност, пълнота и съответствие с политиките
- Работа с финансовия отдел за разрешаване на несъответствия и подпомагане на навременната обработка
- Поддържане на организирани записи за разходи, касови бележки и придружаващи документи
- Съдействие при покупки, обработка на фактури и координация с доставчици
- Надзор на ежедневните операции в офиса в Маклийн като негов основен контакт
- Координиране на поща, доставки, консумативи, оборудване и услуги от доставчици
- Съдействие при управлението на достъпа до офиса, заявките за баджове или карти и изискванията към работното пространство
- Координиране на офис логистиката при въвеждане и освобождаване на служители
- Организиране на срещи на място, екипни събирания и фирмени събития
Изисквания
- Най-малко пет години опит в изпълнителна администрация, управление на офис или сходна професионална административна роля
- Доказан опит в подпомагане на висши ръководители и координиране на сложни календари
- Опит в обработка на разходи, възстановявания и административно водене на документация
- Отлична организираност, внимание към детайлите и последователност при проследяването на задачите
- Способност за балансиране на конкуриращи се приоритети и ефективно адаптиране към динамична среда
- Отлични писмени и устни комуникационни умения
- Силни междуличностни и умения за обслужване, както и способност за сътрудничество в цялата организация
- Професионална преценка и дискретност при работа с поверителна информация
- Добро владеене на Slack и Microsoft Office 365, включително Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint и SharePoint
- Способност за предвиждане на нуждите, поемане на инициатива и самостоятелна работа при ограничен надзор
- Живеене в метрополния район на Вашингтон, окръг Колумбия, и възможност за работа на място в офиса в Маклийн/Тайсънс Корнър три дни седмично
- Опит с Concur или сходна система за управление на разходи се счита за предимство
- Опит в подпомагане на изпълнително ръководство в технологична компания, сферата на държавните поръчки или стартъп среда се счита за предимство
- Опит в координиране на служебни пътувания, срещи и фирмени събития се счита за предимство
- Бакалавърска степен и поне две години професионален административен и/или опит в планиране на събития се считат за предимство
Придобивки
- Конкурентно възнаграждение
- Бонусен пакет и пакет с акции
- Пълно медицинско, стоматологично и зрително покритие, изцяло платено от работодателя за вас и вашето семейство
- Неограничен платен отпуск с одобрение от мениджър
- Гъвкава работна среда с автономност при организиране на работния ден
- Четиринадесет седмици изцяло платен родителски отпуск