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Defcon AI desarrolla software impulsado por inteligencia artificial para las operaciones de logística, transporte y cadena de suministro. Su tecnología combina modelos de software y agentes inteligentes para ayudar a las organizaciones a planificar y responder ante interrupciones causadas por desastres naturales, acontecimientos imprevistos y situaciones de conflicto. La empresa trabaja en la intersección de la inteligencia artificial, la movilidad y la logística, y colabora con socios para ofrecer herramientas basadas en datos diseñadas para mejorar la resiliencia operativa, la toma de decisiones y la eficiencia de la respuesta.
Administrador Ejecutivo y Gerente de Oficina – McLean Híbrido
Apoya al equipo directivo de DEFCON AI con la gestión compleja de calendarios, la coordinación de gastos y la planificación de viajes. Supervisa las operaciones diarias de la oficina de la empresa en McLean.
Descripción
- Apoyar al equipo directivo de DEFCON AI
- Gestionar calendarios complejos para varios ejecutivos y coordinar reuniones con partes interesadas internas y externas
- Priorizar las solicitudes de programación y resolver conflictos entre calendarios
- Organizar reuniones de liderazgo, encuentros fuera de la oficina y viajes ejecutivos
- Preparar materiales de reuniones, agendas y documentación relacionada
- Supervisar las acciones de seguimiento y organizar compromisos importantes
- Actuar como contacto ejecutivo de confianza, protegiendo la información confidencial con discreción
- Gestionar informes de gastos y conciliaciones utilizando Concur y la plataforma ERP Unanet de DEFCON AI
- Revisar las solicitudes de gastos para comprobar su exactitud, integridad y cumplimiento de las políticas
- Trabajar con Finanzas para resolver discrepancias y facilitar un procesamiento ágil
- Mantener registros organizados de gastos, recibos y documentos justificativos
- Ayudar con las compras, el procesamiento de facturas y la coordinación con proveedores
- Supervisar las operaciones diarias de la oficina de McLean como contacto principal
- Coordinar el correo, las entregas, los suministros, los equipos y los servicios de proveedores
- Ayudar a gestionar el acceso a la oficina, las solicitudes de credenciales o tarjetas y las necesidades del espacio de trabajo
- Coordinar la logística de la oficina para la incorporación y salida de empleados
- Organizar reuniones presenciales, encuentros de equipo y eventos de la empresa
Requisitos
- Al menos cinco años de experiencia en administración ejecutiva, gestión de oficinas o un puesto administrativo profesional relacionado
- Experiencia demostrada apoyando a altos ejecutivos y coordinando calendarios complejos
- Experiencia en procesamiento de gastos, reembolsos y mantenimiento de registros administrativos
- Persona muy organizada, orientada al detalle y constante en el seguimiento
- Capacidad para equilibrar prioridades contrapuestas y adaptarse eficazmente en un entorno dinámico
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
- Sólidas habilidades interpersonales y de servicio, con capacidad para colaborar en toda la organización
- Criterio profesional y discreción al trabajar con información confidencial
- Dominio de Slack y Microsoft Office 365, incluidos Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint y SharePoint
- Capacidad para anticiparse a las necesidades, tomar la iniciativa y trabajar de forma independiente con supervisión limitada
- Residencia en el área metropolitana de Washington, DC, y disponibilidad para trabajar presencialmente en la oficina de McLean/Tysons Corner tres días a la semana
- Se prefiere experiencia con Concur o un sistema comparable de gestión de gastos
- Se prefiere experiencia apoyando a equipos directivos en un entorno tecnológico, de contratación gubernamental o de startup
- Se prefiere experiencia coordinando viajes de negocios, reuniones y eventos de la empresa
- Se prefiere una licenciatura y al menos dos años de experiencia administrativa profesional o de planificación de eventos
Beneficios
- Salario competitivo
- Paquete de bonificación y participación accionaria
- Cobertura integral médica, dental y oftalmológica totalmente pagada por el empleador para usted y su familia
- Tiempo libre remunerado ilimitado, sujeto a la aprobación del gerente
- Entorno de trabajo flexible con autonomía sobre la jornada laboral
- Catorce semanas de permiso parental totalmente remunerado