임원 행정 담당자 겸 오피스 매니저—맥린 하이브리드 근무
DEFCON AI의 경영진을 지원하며 복잡한 일정 관리, 경비 조정 및 출장 계획을 담당합니다. 회사의 맥린 오피스 일상 운영을 총괄합니다.
설명
- DEFCON AI 경영진을 지원합니다
- 여러 임원의 복잡한 일정을 관리하고 내부 및 외부 이해관계자와의 회의를 조율합니다
- 일정 요청의 우선순위를 정하고 서로 충돌하는 일정 요구를 해결합니다
- 경영진 회의, 오프사이트 회의 및 임원 출장을 준비합니다
- 회의 자료, 안건 및 관련 문서를 작성합니다
- 후속 조치 사항을 모니터링하고 중요한 약속을 정리합니다
- 민감한 정보를 신중하게 보호하면서 신뢰받는 경영진 연락 담당자 역할을 수행합니다
- Concur와 DEFCON AI의 Unanet ERP 플랫폼을 사용해 경비 보고서와 대사를 관리합니다
- 경비 제출 내역의 정확성, 완전성 및 정책 준수 여부를 검토합니다
- 재무팀과 협력해 불일치를 해결하고 신속한 처리를 지원합니다
- 경비, 영수증 및 증빙 문서를 체계적으로 기록하고 관리합니다
- 구매, 송장 처리 및 공급업체 조정을 지원합니다
- 주요 연락 담당자로서 맥린 오피스의 일상 운영을 총괄합니다
- 우편, 배송, 비품, 장비 및 공급업체 서비스를 조율합니다
- 사무실 출입, 배지 또는 카드 요청 및 업무 공간 요건 관리를 지원합니다
- 직원의 입사 및 퇴사에 따른 오피스 물류를 조율합니다
- 현장 회의, 팀 모임 및 회사 행사를 기획합니다
지원 자격
- 임원 행정, 오피스 관리 또는 관련 전문 행정 직무에서 최소 5년의 경력
- 고위 임원을 지원하고 복잡한 일정을 조율한 입증된 경험
- 경비 처리, 상환 및 행정 기록 관리 경험
- 조직력이 뛰어나고 세부 사항에 주의를 기울이며 후속 조치를 꾸준히 수행하는 능력
- 상충하는 우선순위의 균형을 맞추고 빠르게 변화하는 환경에 효과적으로 적응하는 능력
- 뛰어난 서면 및 구두 의사소통 능력
- 조직 전반에서 협업할 수 있는 뛰어난 대인관계 및 서비스 역량
- 기밀 정보를 다룰 때 전문적 판단력과 신중함을 발휘하는 능력
- Slack 및 Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint를 포함한 Microsoft Office 365 숙련도
- 필요를 예측하고 주도적으로 행동하며 제한적인 감독 아래 독립적으로 일할 수 있는 능력
- 워싱턴 D.C. 대도시권에 거주하며 매주 3일 맥린/타이슨스 코너 오피스에서 현장 근무할 수 있는 분
- Concur 또는 유사한 경비 관리 시스템 경험 우대
- 기술, 정부 계약 또는 스타트업 환경에서 경영진을 지원한 경험 우대
- 비즈니스 출장, 회의 및 회사 행사 조율 경험 우대
- 학사 학위와 최소 2년의 전문 행정 업무 및/또는 행사 기획 경험 우대
복리후생
- 경쟁력 있는 급여
- 보너스 및 지분 패키지
- 본인과 가족을 대상으로 고용주가 전액 부담하는 종합 의료·치과·안과 보험
- 관리자 승인을 조건으로 한 무제한 유급 휴가
- 근무일을 자율적으로 관리할 수 있는 유연한 업무 환경
- 14주의 전액 유급 육아휴직