D
Defcon AI
Defcon AI mengembangkan perangkat lunak berbasis AI untuk operasi logistik, transportasi, dan rantai pasok. Teknologinya menggabungkan pemodelan perangkat lunak dan agen cerdas untuk membantu organisasi merencanakan serta merespons gangguan akibat bencana alam, kejadian tak terduga, dan kondisi yang penuh tantangan. Beroperasi di persimpangan kecerdasan buatan, mobilitas, dan logistik, perusahaan ini bekerja sama dengan para mitra untuk menghadirkan perangkat berbasis data yang dirancang guna meningkatkan ketangguhan operasional, pengambilan keputusan, dan efisiensi respons.

Administrator Eksekutif dan Manajer Kantor – McLean Hibrida

Mendukung pimpinan eksekutif DEFCON AI dengan pengelolaan kalender yang kompleks, koordinasi pengeluaran, dan perencanaan perjalanan. Mengawasi operasional harian kantor perusahaan di McLean.

Deskripsi

  • Mendukung tim pimpinan eksekutif DEFCON AI
  • Mengelola kalender kompleks untuk beberapa eksekutif dan mengoordinasikan rapat dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal
  • Memprioritaskan permintaan penjadwalan dan menyelesaikan benturan agenda
  • Mengatur rapat pimpinan, kegiatan di luar kantor, dan perjalanan eksekutif
  • Menyiapkan materi rapat, agenda, dan dokumentasi terkait
  • Memantau tindak lanjut dan mengatur komitmen penting
  • Bertindak sebagai kontak eksekutif tepercaya sekaligus menjaga informasi sensitif dengan penuh kebijaksanaan
  • Mengelola laporan pengeluaran dan rekonsiliasi menggunakan Concur dan platform ERP Unanet DEFCON AI
  • Meninjau pengajuan pengeluaran untuk memastikan keakuratan, kelengkapan, dan kepatuhan terhadap kebijakan
  • Bekerja sama dengan bagian Keuangan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian dan mendukung pemrosesan yang cepat
  • Memelihara catatan pengeluaran, tanda terima, dan dokumen pendukung secara teratur
  • Membantu pembelian, pemrosesan faktur, dan koordinasi vendor
  • Mengawasi operasional harian kantor McLean sebagai kontak utamanya
  • Mengoordinasikan surat, pengiriman, perlengkapan, peralatan, dan layanan vendor
  • Membantu mengelola akses kantor, permintaan lencana atau kartu, dan kebutuhan ruang kerja
  • Mengoordinasikan logistik kantor untuk proses orientasi dan pemberhentian karyawan
  • Mengatur rapat di lokasi, kegiatan tim, dan acara perusahaan

Persyaratan

  • Memiliki pengalaman setidaknya lima tahun dalam administrasi eksekutif, manajemen kantor, atau peran administratif profesional terkait
  • Memiliki pengalaman terbukti dalam mendukung eksekutif senior dan mengoordinasikan kalender yang kompleks
  • Memiliki latar belakang dalam pemrosesan pengeluaran, penggantian biaya, dan pencatatan administratif
  • Sangat terorganisasi, teliti, dan konsisten dalam menindaklanjuti tugas
  • Mampu menyeimbangkan prioritas yang bersaing dan menyesuaikan diri secara efektif dalam lingkungan yang bergerak cepat
  • Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik
  • Memiliki kemampuan interpersonal dan layanan yang kuat, serta mampu berkolaborasi di seluruh organisasi
  • Memiliki penilaian profesional dan kebijaksanaan saat menangani informasi rahasia
  • Mahir menggunakan Slack dan Microsoft Office 365, termasuk Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, dan SharePoint
  • Mampu mengantisipasi kebutuhan, berinisiatif, dan bekerja mandiri dengan pengawasan terbatas
  • Berdomisili di wilayah metropolitan Washington, DC dan tersedia bekerja di kantor McLean/Tysons Corner tiga hari setiap minggu
  • Pengalaman menggunakan Concur atau sistem manajemen pengeluaran sejenis lebih disukai
  • Pengalaman mendukung pimpinan eksekutif dalam lingkungan teknologi, kontraktor pemerintah, atau perusahaan rintisan lebih disukai
  • Pengalaman mengoordinasikan perjalanan bisnis, rapat, dan acara perusahaan lebih disukai
  • Gelar sarjana ditambah setidaknya dua tahun pengalaman profesional administratif dan/atau perencanaan acara lebih disukai

Tunjangan

  • Gaji kompetitif
  • Paket bonus dan ekuitas
  • Perlindungan medis, gigi, dan penglihatan komprehensif yang sepenuhnya dibayar pemberi kerja untuk Anda dan keluarga
  • Cuti berbayar tanpa batas dengan persetujuan manajer
  • Lingkungan kerja fleksibel dengan keleluasaan mengatur hari kerja
  • Cuti orang tua berbayar penuh selama empat belas minggu

Lowongan Terkait