D
Defcon AI tworzy oprogramowanie wykorzystujące sztuczną inteligencję na potrzeby logistyki, transportu i zarządzania łańcuchem dostaw. Technologie firmy łączą modelowanie programowe z inteligentnymi agentami, pomagając organizacjom planować działania i reagować na zakłócenia spowodowane klęskami żywiołowymi, nieprzewidzianymi zdarzeniami oraz działaniami w warunkach przeciwności. Działając na styku sztucznej inteligencji, mobilności i logistyki, firma współpracuje z partnerami, dostarczając oparte na danych narzędzia zaprojektowane z myślą o zwiększaniu odporności operacyjnej, jakości podejmowania decyzji i skuteczności reagowania.
Administrator wykonawczy i kierownik biura — praca hybrydowa, McLean
Wsparcie kadry kierowniczej DEFCON AI w złożonym zarządzaniu kalendarzami, koordynacji wydatków i planowaniu podróży. Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem biura firmy w McLean.
Opis
- Wsparcie kadry kierowniczej DEFCON AI
- Zarządzanie złożonymi kalendarzami kilku członków kadry kierowniczej oraz koordynowanie spotkań z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami
- Ustalanie priorytetów zgłoszeń dotyczących harmonogramu i rozwiązywanie konfliktów w kalendarzach
- Organizowanie spotkań kadry kierowniczej, wyjazdów służbowych i podróży osób na stanowiskach kierowniczych
- Przygotowywanie materiałów na spotkania, porządków obrad i powiązanej dokumentacji
- Monitorowanie działań następczych i organizowanie ważnych zobowiązań
- Pełnienie funkcji zaufanej osoby kontaktowej dla kadry kierowniczej przy zachowaniu poufności i dyskrecji
- Zarządzanie raportami wydatków i uzgodnieniami z wykorzystaniem Concur oraz platformy ERP Unanet firmy DEFCON AI
- Weryfikowanie raportów wydatków pod kątem dokładności, kompletności i zgodności z zasadami
- Współpraca z działem finansowym w celu wyjaśniania rozbieżności i wspierania sprawnego przetwarzania
- Prowadzenie uporządkowanej dokumentacji wydatków, rachunków i dokumentów pomocniczych
- Wsparcie zakupów, przetwarzania faktur i koordynacji współpracy z dostawcami
- Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem biura w McLean jako jego główna osoba kontaktowa
- Koordynowanie korespondencji, dostaw, materiałów biurowych, sprzętu i usług dostawców
- Pomoc w zarządzaniu dostępem do biura, wnioskami o identyfikatory lub karty oraz wymaganiami dotyczącymi stanowisk pracy
- Koordynowanie logistyki biurowej związanej z wdrażaniem i odchodzeniem pracowników
- Organizowanie spotkań na miejscu, wydarzeń zespołowych i imprez firmowych
Wymagania
- Co najmniej pięć lat doświadczenia w administracji kadry kierowniczej, zarządzaniu biurem lub podobnej profesjonalnej roli administracyjnej
- Udokumentowane doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla i koordynowaniu złożonych kalendarzy
- Doświadczenie w przetwarzaniu wydatków, zwrotach kosztów i prowadzeniu dokumentacji administracyjnej
- Bardzo dobra organizacja pracy, dbałość o szczegóły i konsekwencja w realizacji zadań
- Umiejętność równoważenia konkurujących priorytetów i skutecznego dostosowywania się do dynamicznego środowiska
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Silne umiejętności interpersonalne i obsługi oraz zdolność do współpracy w całej organizacji
- Profesjonalna ocena sytuacji i dyskrecja podczas pracy z poufnymi informacjami
- Biegła znajomość Slacka i Microsoft Office 365, w tym Outlooka, Teams, Worda, Excela, PowerPointa i SharePointa
- Umiejętność przewidywania potrzeb, wykazywania inicjatywy i samodzielnej pracy przy ograniczonym nadzorze
- Miejsce zamieszkania w obszarze metropolitalnym Waszyngtonu oraz gotowość do pracy w biurze McLean/Tysons Corner przez trzy dni w tygodniu
- Doświadczenie w pracy z Concur lub porównywalnym systemem zarządzania wydatkami będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej w firmie technologicznej, organizacji realizującej kontrakty rządowe lub startupie będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w koordynowaniu podróży służbowych, spotkań i wydarzeń firmowych będzie dodatkowym atutem
- Wykształcenie wyższe oraz co najmniej dwa lata profesjonalnego doświadczenia administracyjnego i/lub w planowaniu wydarzeń będą dodatkowym atutem
Benefity
- Konkurencyjne wynagrodzenie
- Pakiet bonusów i udziałów
- Kompleksowe ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne w pełni opłacane przez pracodawcę dla Ciebie i Twojej rodziny
- Nielimitowany płatny czas wolny za zgodą przełożonego
- Elastyczne środowisko pracy z autonomią w organizowaniu dnia pracy
- Czternaście tygodni w pełni płatnego urlopu rodzicielskiego