執行行政助理兼辦公室經理——麥克萊恩混合辦公
為 DEFCON AI 的高階主管團隊提供支援，負責複雜的行事曆管理、費用協調與差旅規劃。 負責公司麥克萊恩辦公室的日常營運。
說明
- 支援 DEFCON AI 的高階主管團隊
- 管理多位高階主管的複雜行事曆，並協調與內部及外部利害關係人的會議
- 安排排程請求的優先順序，解決相互衝突的行事曆需求
- 安排領導階層會議、異地會議與高階主管差旅
- 準備會議資料、議程及相關文件
- 追蹤後續行動並整理重要承諾事項
- 在謹慎保護敏感資訊的同時，擔任值得信賴的高階主管聯絡人
- 使用 Concur 與 DEFCON AI 的 Unanet ERP 平台管理費用報告及對帳
- 審核費用提交內容，確保準確、完整並符合政策
- 與財務部門合作解決差異，支援及時處理
- 有系統地維護費用、收據及相關佐證文件的紀錄
- 協助採購、發票處理與供應商協調
- 作為主要聯絡人，負責麥克萊恩辦公室的日常營運
- 協調郵件、配送、用品、設備及供應商服務
- 協助管理辦公室出入權限、識別證或門卡申請及工作空間需求
- 協調員工到職與離職的辦公室後勤工作
- 組織現場會議、團隊聚會及公司活動
職位要求
- 至少五年高階主管行政、辦公室管理或相關專業行政職務經驗
- 具備支援高階主管並協調複雜行事曆的經驗
- 具備費用處理、報銷及行政記錄管理經驗
- 組織能力強、注重細節，並能持續追蹤落實
- 能夠平衡相互衝突的優先事項，並在快速變動的環境中有效調整
- 具備出色的書面與口頭溝通能力
- 具備良好的人際互動與服務能力，能夠跨組織協作
- 處理機密資訊時具備專業判斷力並保持謹慎
- 熟悉 Slack 與 Microsoft Office 365，包括 Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint 及 SharePoint
- 能預判需求、主動採取行動，並在有限監督下獨立工作
- 居住於華盛頓特區大都會區，並可每週三天到麥克萊恩/泰森斯科納辦公室現場工作
- 具備 Concur 或同類費用管理系統經驗者優先
- 具備在科技、政府承包或新創企業環境中支援高階主管團隊經驗者優先
- 具備協調商務差旅、會議及公司活動經驗者優先
- 具備學士學位，並擁有至少兩年行政專業工作和/或活動規劃經驗者優先
福利待遇
- 具競爭力的薪資
- 獎金與股權方案
- 雇主為員工及其家屬全額支付的完整醫療、牙科與視力保險
- 經主管核准後可享無限帶薪休假
- 工作環境彈性，可自主安排工作日
- 十四週全薪育嬰假