D
Defcon AI razvija softver temeljen na umjetnoj inteligenciji za logistiku, promet i upravljanje lancem opskrbe. Njihova tehnologija kombinira softversko modeliranje i inteligentne agente kako bi organizacijama pomogla planirati i reagirati na poremećaje uzrokovane prirodnim katastrofama, neočekivanim događajima i nestabilnim uvjetima. Djelujući na sjecištu umjetne inteligencije, mobilnosti i logistike, tvrtka surađuje s partnerima na razvoju podatkovno utemeljenih alata osmišljenih za poboljšanje operativne otpornosti, donošenja odluka i učinkovitosti odgovora.
Izvršni administrator i voditelj ureda – hibridni rad u McLeanu
Pružajte podršku izvršnom vodstvu tvrtke DEFCON AI kroz složeno upravljanje kalendarima, koordinaciju troškova i planiranje putovanja. Nadgledajte svakodnevno poslovanje ureda tvrtke u McLeanu.
Opis
- Pružanje podrške izvršnom vodstvu tvrtke DEFCON AI
- Upravljanje složenim kalendarima više rukovoditelja i koordinacija sastanaka s internim i vanjskim dionicima
- Određivanje prioriteta zahtjeva za raspored i rješavanje sukoba u kalendarima
- Organiziranje sastanaka vodstva, izdvojenih radnih sastanaka i službenih putovanja rukovoditelja
- Izrada materijala za sastanke, dnevnih redova i povezane dokumentacije
- Praćenje naknadnih aktivnosti i organiziranje važnih obveza
- Djelovanje kao pouzdana kontaktna osoba za izvršno vodstvo uz diskretno čuvanje osjetljivih informacija
- Upravljanje izvještajima o troškovima i usklađivanjima putem sustava Concur i platforme Unanet ERP tvrtke DEFCON AI
- Provjera točnosti, potpunosti i usklađenosti prijavljenih troškova s pravilima
- Suradnja s financijama na rješavanju odstupanja i podrška pravodobnoj obradi
- Vođenje uredne evidencije troškova, računa i popratne dokumentacije
- Pomoć pri nabavi, obradi računa i koordinaciji dobavljača
- Nadgledanje svakodnevnog poslovanja ureda u McLeanu kao njegove glavne kontaktne osobe
- Koordinacija pošte, dostava, zaliha, opreme i usluga dobavljača
- Pomoć u upravljanju pristupom uredu, zahtjevima za iskaznice ili kartice i potrebama radnog prostora
- Koordinacija uredske logistike pri uvođenju i odjavi zaposlenika
- Organiziranje sastanaka na lokaciji, timskih okupljanja i događanja tvrtke
Zahtjevi
- Najmanje pet godina iskustva u izvršnoj administraciji, upravljanju uredom ili srodnoj profesionalnoj administrativnoj ulozi
- Dokazano iskustvo u podršci višim rukovoditeljima i koordinaciji složenih kalendara
- Iskustvo u obradi troškova, povratima sredstava i vođenju administrativne evidencije
- Izrazita organiziranost, usmjerenost na detalje i dosljedno praćenje obveza
- Sposobnost usklađivanja konkurentskih prioriteta i učinkovitog prilagođavanja brzom radnom okruženju
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Razvijene interpersonalne i uslužne vještine te sposobnost suradnje kroz cijelu organizaciju
- Profesionalno prosuđivanje i diskrecija pri radu s povjerljivim informacijama
- Napredno poznavanje Slacka i Microsoft Officea 365, uključujući Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint i SharePoint
- Sposobnost predviđanja potreba, preuzimanja inicijative i samostalnog rada uz ograničen nadzor
- Prebivalište u metropolitanskom području Washingtona, DC, uz mogućnost rada u uredu McLean/Tysons Corner tri dana tjedno
- Iskustvo sa sustavom Concur ili usporedivim sustavom za upravljanje troškovima je prednost
- Iskustvo u podršci izvršnom vodstvu u tehnološkom, državnom ugovornom ili startup okruženju je prednost
- Iskustvo u koordinaciji poslovnih putovanja, sastanaka i događanja tvrtke je prednost
- VSS i najmanje dvije godine profesionalnog administrativnog iskustva i/ili iskustva u planiranju događanja su prednost
Pogodnosti
- Konkurentna plaća
- Bonusni i vlasnički paket
- Sveobuhvatno zdravstveno, stomatološko i očnog osiguranje koje poslodavac u cijelosti plaća za vas i vašu obitelj
- Neograničeni plaćeni dopust uz odobrenje nadređenog
- Fleksibilno radno okruženje s autonomijom u organizaciji radnog dana
- Četrnaest tjedana u cijelosti plaćenog roditeljskog dopusta