D
Defcon AI phát triển phần mềm ứng dụng trí tuệ nhân tạo cho các hoạt động logistics, vận tải và chuỗi cung ứng. Công nghệ của công ty kết hợp mô hình hóa phần mềm với các tác nhân thông minh, giúp các tổ chức lập kế hoạch và ứng phó với những gián đoạn do thiên tai, sự kiện bất ngờ và các điều kiện phức tạp gây ra. Hoạt động tại giao điểm của trí tuệ nhân tạo, lĩnh vực di chuyển và logistics, công ty hợp tác với các đối tác để cung cấp những công cụ dựa trên dữ liệu, nhằm nâng cao khả năng chống chịu trong vận hành, chất lượng ra quyết định và hiệu quả ứng phó.
Quản trị viên điều hành và Quản lý văn phòng – Làm việc kết hợp tại McLean
Hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo điều hành của DEFCON AI trong việc quản lý lịch phức tạp, điều phối chi phí và lập kế hoạch công tác. Giám sát hoạt động hằng ngày của văn phòng công ty tại McLean.
75.000 $ – 110.000 $ / năm
Kết hợpToàn thời gianTrung cấpCao cấpNgôn Ngữ Bắt Buộc: Tiếng AnhTrợ lý hành chínhMô tả
- Hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo điều hành của DEFCON AI
- Quản lý lịch làm việc phức tạp cho nhiều lãnh đạo điều hành và điều phối các cuộc họp với các bên liên quan trong và ngoài công ty
- Ưu tiên các yêu cầu sắp lịch và giải quyết những xung đột trong lịch làm việc
- Sắp xếp các cuộc họp lãnh đạo, các buổi làm việc bên ngoài văn phòng và chuyến công tác của lãnh đạo
- Chuẩn bị tài liệu họp, chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan
- Theo dõi các công việc cần thực hiện sau cuộc họp và sắp xếp những cam kết quan trọng
- Đóng vai trò là đầu mối liên hệ đáng tin cậy của lãnh đạo, đồng thời bảo vệ thông tin nhạy cảm một cách thận trọng
- Quản lý báo cáo chi phí và đối soát bằng Concur cùng nền tảng ERP Unanet của DEFCON AI
- Kiểm tra các đề nghị thanh toán chi phí về độ chính xác, đầy đủ và tuân thủ chính sách
- Phối hợp với bộ phận Tài chính để giải quyết chênh lệch và hỗ trợ xử lý kịp thời
- Duy trì hồ sơ có tổ chức về chi phí, biên lai và các tài liệu hỗ trợ
- Hỗ trợ mua sắm, xử lý hóa đơn và phối hợp với nhà cung cấp
- Giám sát hoạt động hằng ngày của văn phòng McLean với vai trò là đầu mối chính
- Điều phối thư từ, giao nhận, vật tư, thiết bị và dịch vụ của nhà cung cấp
- Hỗ trợ quản lý quyền ra vào văn phòng, các yêu cầu cấp huy hiệu hoặc thẻ và nhu cầu về không gian làm việc
- Điều phối hậu cần văn phòng cho quá trình nhân viên gia nhập và rời công ty
- Tổ chức các cuộc họp tại văn phòng, hoạt động gắn kết đội ngũ và sự kiện công ty
Yêu cầu
- Có ít nhất năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị điều hành, quản lý văn phòng hoặc vai trò hành chính chuyên môn liên quan
- Có kinh nghiệm đã được chứng minh trong việc hỗ trợ lãnh đạo cấp cao và điều phối lịch làm việc phức tạp
- Có nền tảng về xử lý chi phí, hoàn trả chi phí và lưu trữ hồ sơ hành chính
- Có khả năng tổ chức tốt, chú ý đến chi tiết và luôn theo sát công việc đến cùng
- Có khả năng cân bằng các ưu tiên cạnh tranh và thích ứng hiệu quả trong môi trường nhịp độ cao
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc
- Kỹ năng giao tiếp và phục vụ tốt, có khả năng phối hợp với các bộ phận trong toàn tổ chức
- Có óc phán đoán chuyên nghiệp và sự thận trọng khi làm việc với thông tin mật
- Thành thạo Slack và Microsoft Office 365, bao gồm Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint và SharePoint
- Có khả năng dự đoán nhu cầu, chủ động thực hiện công việc và làm việc độc lập với sự giám sát hạn chế
- Sống tại khu vực đô thị Washington, DC và có thể làm việc tại văn phòng McLean/Tysons Corner ba ngày mỗi tuần
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Concur hoặc hệ thống quản lý chi phí tương đương
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo điều hành trong lĩnh vực công nghệ, hợp đồng chính phủ hoặc môi trường công ty khởi nghiệp
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm điều phối công tác, cuộc họp và sự kiện công ty
- Ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân cùng ít nhất hai năm kinh nghiệm hành chính chuyên môn và/hoặc tổ chức sự kiện
Phúc lợi
- Mức lương cạnh tranh
- Gói thưởng và cổ phần
- Bảo hiểm y tế, nha khoa và thị lực toàn diện được người sử dụng lao động chi trả đầy đủ cho bạn và gia đình
- Nghỉ phép có lương không giới hạn, tùy thuộc vào sự phê duyệt của quản lý
- Môi trường làm việc linh hoạt với quyền tự chủ trong việc sắp xếp ngày làm việc
- Mười bốn tuần nghỉ phép chăm con được hưởng nguyên lương